Kalkulation: Richtig rechnen mit KI

🔄 Kurzer Rueckblick: In der letzten Lektion hast du gelernt, wie du mit KI-Prompts professionelle Angebote in Minuten erstellst. Jetzt geht es um die Zahlen dahinter — denn ein schoenes Angebot hilft nichts, wenn die Kalkulation nicht stimmt.

Das schoenste Angebot der Welt bringt dir nichts, wenn du dich verkalkulierst. Zu teuer: kein Auftrag. Zu guenstig: Arbeit fuer umsonst. Beide Fehler passieren taeglich — weil die meisten Selbstaendigen nach Bauchgefuehl kalkulieren.

Stundensatz-Kalkulation: Deine echte Zahl

Vergiss „Was nehmen andere?" — berechne deinen individuellen Stundensatz:

Berechne meinen realistischen Stundensatz:

Ziel-Jahresgehalt (brutto): [was du verdienen willst]
Arbeitgeberbeitraege/Sozialversicherung: [ca. 20-21%]
Buerokosten monatlich: [Miete, Internet, Strom]
Software/Tools monatlich: [alle Abos]
Versicherungen jaehrlich: [Berufshaftpflicht, etc.]
Weiterbildung jaehrlich: [Budget]
Fahrtkosten monatlich: [Geschaetzt]

Arbeitstage pro Jahr: [ca. 250]
Minus Urlaub: [Tage]
Minus Krankheit: [ca. 10 Tage]
Minus Akquise/Verwaltung: [ca. 20-30% der Arbeitszeit]

Berechne:
1. Tatsaechlich fakturierbare Stunden pro Jahr
2. Mindeststundensatz (Kosten decken)
3. Zielstundensatz (mit 15-20% Gewinn)
4. Tagessatz fuer Projektangebote

✅ Quick Check: Kennst du deinen echten Stundensatz? Nicht den, den du auf der Website stehen hast — den, den du brauchst um deine Kosten zu decken und vernuenftig zu leben?

Projektkalkulation: Von der Anfrage zum Preis

So kalkulierst du ein Projekt systematisch:

Kalkuliere dieses Projekt:

Projektbeschreibung: [was soll gemacht werden]
Einzelne Arbeitspakete:
1. [Paket 1: geschaetzte Stunden]
2. [Paket 2: geschaetzte Stunden]
3. [Paket 3: geschaetzte Stunden]
4. [Paket 4: geschaetzte Stunden]

Mein Stundensatz: [EUR/Stunde]
Materialkosten: [geschaetzt]
Fremdleistungen: [Subunternehmer, falls vorhanden]

Berechne:
1. Gesamtstunden pro Arbeitspaket
2. Puffer (10-20% fuer Unvorhergesehenes)
3. Gesamtpreis netto und brutto
4. Risiko-Einschaetzung: Wo koennten Mehrkosten entstehen?

Festpreis vs. Aufwand: Die Entscheidungshilfe

Kriterium	Festpreis	Nach Aufwand
Klarer Scope	Ideal	Unnoetig
Viele Unbekannte	Riskant	Ideal
Kundenwunsch	Planungssicherheit	Flexibilitaet
Dein Risiko	Du traegst Mehraufwand	Kunde traegt Mehraufwand
Tipp	Puffer einkalkulieren (15-20%)	Stundendeckel vereinbaren

Hybrid-Modell: Festpreis fuer definierte Leistung + Aufwand fuer Aenderungen. Das ist fuer beide Seiten fair.

Nachkalkulation: Aus Fehlern lernen

Der Schritt den fast niemand macht — und der den groessten Unterschied bringt:

Erstelle eine Nachkalkulation:

Projekt: [Bezeichnung]
Angebotssumme netto: [EUR]
Kalkulierte Stunden: [Stunden]
Tatsaechliche Stunden: [Stunden]
Materialkosten kalkuliert: [EUR]
Materialkosten tatsaechlich: [EUR]
Unvorhergesehene Kosten: [was und wieviel]

Analysiere:
1. Abweichung pro Arbeitspaket
2. Tatsaechlicher vs. kalkulierter Stundensatz
3. Ursachen fuer Abweichungen
4. Konkrete Empfehlungen fuer die naechste Kalkulation
5. Welchen Puffer haette ich einkalkulieren muessen?

Kalkulationsfehler die KI erkennt

Wenn du KI regelmaessig deine Nachkalkulationen fuetterst, erkennt sie Muster:

„Du unterschaetzt Abstimmungszeit systematisch um 30%"
„Material kostet bei Projekt-Typ X immer 15% mehr als geschaetzt"
„Reisezeit wird nie einkalkuliert — das sind 3 Stunden pro Projekt"

Key Takeaways

Dein Stundensatz muss auf deinen echten Kosten basieren — nicht auf Bauchgefuehl oder Marktvergleich
Projektkalkulation in Arbeitspaketen mit KI-berechnetem Puffer (15-20%) schuetzt vor Verlusten
Festpreis bei klarem Scope, Aufwand bei vielen Unbekannten — oder Hybrid-Modell
Nachkalkulation nach jedem Projekt: Der Schritt den niemand macht und der am meisten bringt
KI erkennt Kalkulationsmuster und macht dich mit jedem Projekt besser

Up Next

In der naechsten Lektion geht es um Rechnungen: Alle Pflichtangaben nach UStG, die haeufigsten Fehler und wie KI rechtskonformen Rechnungstext generiert.