Rechnungen: Pflichtangaben und Formate

🔄 Kurzer Rueckblick: In der letzten Lektion hast du gelernt, wie du Projekte realistisch kalkulierst und Nachkalkulationen mit KI auswertest. Jetzt kommt der Moment, auf den alles hinarbeitet: Die Rechnung. Und die muss stimmen.

Auftrag erledigt, Kunde zufrieden — jetzt muss die Rechnung raus. Klingt einfach, hat aber Tuecken: Eine Rechnung mit fehlenden Pflichtangaben ist nicht vorsteuerabzugsfaehig. Und das aergert deinen Kunden, dein Finanzamt und dich.

Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG

Jede Rechnung in Deutschland muss diese 10 Angaben enthalten. Fehlt eine, ist die Rechnung formal fehlerhaft:

#	Pflichtangabe	Typischer Fehler
1	Vollstaendiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers	Nur Vorname
2	Vollstaendiger Name und Anschrift des Empfaengers	Fehlt bei Kleinbetraegen
3	Steuernummer oder USt-IdNr.	Verwechslung der beiden
4	Rechnungsdatum	Selten vergessen
5	Fortlaufende Rechnungsnummer	Luecken in der Nummerierung
6	Menge und Art der Leistung	Zu vage formuliert
7	Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung	Am haeufigsten vergessen
8	Nettobetrag	Selten vergessen
9	Steuersatz und Steuerbetrag	Falscher Satz (7% vs. 19%)
10	Bruttobetrag	Selten vergessen

Zusaetzlich bei Kleinunternehmern (§19 UStG): Hinweis: „Gemaess §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

✅ Quick Check: Pruefe deine letzte Rechnung. Hat sie das Leistungsdatum? Das ist die #1-Fehlerquelle — und die einfachste zu beheben.

Rechnungen erstellen mit KI

Der Prompt fuer eine rechtskonforme Rechnung:

Erstelle eine Rechnung mit allen Pflichtangaben
nach §14 UStG:

RECHNUNGSSTELLER:
Firma: [Name]
Adresse: [vollstaendig]
Steuernummer oder USt-IdNr.: [Nummer]

RECHNUNGSEMPFAENGER:
Firma/Name: [Kundenname]
Adresse: [vollstaendig]

LEISTUNG:
Rechnungsnummer: [z.B. RE-2026-043]
Leistungszeitraum: [Datum oder Zeitraum]
Positionen:
1. [Leistung, Menge, Einzelpreis]
2. [Leistung, Menge, Einzelpreis]
3. [...]

KONDITIONEN:
Zahlungsziel: [z.B. 14 Tage netto]
Bankverbindung: [IBAN, BIC, Bank]
Skonto: [z.B. 2% bei Zahlung innerhalb 7 Tagen]

STATUS: [Regelbesteuert 19% / Kleinunternehmer §19]

Erstelle die Rechnung mit Netto, MwSt. und Brutto.

Sonderfaelle die KI kennen muss

Sonderfall	Was beachten	KI-Prompt-Ergaenzung
Kleinunternehmer	Keine MwSt., §19-Hinweis	„STATUS: Kleinunternehmer §19 UStG"
Innergemeinschaftliche Lieferung	0% MwSt., Reverse Charge	„EU-Kunde mit USt-IdNr., Reverse Charge"
Teilrechnung	Bezug auf Gesamtauftrag	„Teilrechnung 2 von 3, Gesamtvolumen X EUR"
Schlussrechnung	Abzug der Teilrechnungen	„Schlussrechnung, Abzug Teilrechnungen RE-001 und RE-002"
Gutschrift	Storno einer Rechnung	„Gutschrift zu RE-2026-042"

Erstelle eine [Teilrechnung/Schlussrechnung/Gutschrift]:

Bezug: [Originalrechnung oder Gesamtauftrag]
Bereits gezahlt: [Betrag der Teilrechnungen]
Jetzt faellig: [aktueller Teilbetrag]

Alle Pflichtangaben nach §14 UStG.

Rechnungsnummern: Das System

Dein Nummerierungssystem muss fortlaufend und eindeutig sein. Gaengige Formate:

Einfach: RE-001, RE-002, RE-003…
Mit Jahr: RE-2026-001, RE-2026-002…
Mit Monat: RE-2026-02-001 (Jahrwechsel: neu ab 001)
Mit Praefix: KD-2026-001 (Kundenrechnung), GS-2026-001 (Gutschrift)

Regel: Einmal gewaehlt, beibehalten. Keine doppelten Nummern, und Luecken solltest du vermeiden — sie sind zwar nicht per se verboten, muessen aber gegenueber dem Finanzamt erklaerbar sein.

Key Takeaways

10 Pflichtangaben nach §14 UStG — fehlt eine, ist die Rechnung formal fehlerhaft und nicht vorsteuerabzugsfaehig
Das Leistungsdatum ist die #1-Fehlerquelle: Es ist NICHT das Rechnungsdatum
Rechnungsnummern muessen fortlaufend und nachvollziehbar sein — Luecken vermeiden, bei Storno bleibt die Nummer belegt
Kleinunternehmer: §19-Hinweis ist Pflicht, MwSt. darf nicht ausgewiesen werden
KI generiert rechtskonforme Rechnungen mit allen Pflichtangaben — du musst nur die Zahlen pruefen

Up Next

In der naechsten Lektion wird es technisch: E-Rechnung — ZUGFeRD, XRechnung und wie du die neue gesetzliche Pflicht ohne Stress meisterst.