E-Rechnung: ZUGFeRD, XRechnung und die Pflicht

🔄 Kurzer Rueckblick: In der letzten Lektion hast du gelernt, wie du rechtskonforme Rechnungen mit allen 10 Pflichtangaben nach §14 UStG erstellst. Jetzt kommt das Format dazu — denn ab 2025 reicht eine PDF allein nicht mehr.

PDF per E-Mail — das war jahrelang der Standard. Damit ist bald Schluss. Das Wachstumschancengesetz macht E-Rechnungen im B2B-Bereich zur Pflicht. Und nein: Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung (und was nicht)?

Hier liegt der groesste Irrtum: Viele denken, eine Rechnung als PDF-Anhang sei bereits eine E-Rechnung. Ist sie nicht.

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat, das Computer automatisch auslesen und verarbeiten koennen. Das spart dem Empfaenger die manuelle Dateneingabe — und genau das ist der Sinn.

✅ Quick Check: Verschickst du Rechnungen aktuell als PDF? Dann ist das ab 2028 im B2B-Bereich nicht mehr gesetzeskonform. Zeit zum Umstellen.

Der Zeitplan: Wann gilt was?

Das Wachstumschancengesetz definiert einen klaren Stufenplan:

Wichtig: Die Empfangspflicht laeuft bereits seit Januar 2025. Wenn dir ein Kunde eine E-Rechnung schickt, musst du sie verarbeiten koennen. Die Versandpflicht kommt gestaffelt.

Ausnahmen:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR sind ausgenommen
• Fahrausweise sind ausgenommen

ZUGFeRD vs. XRechnung: Die zwei Formate

In Deutschland gibt es zwei zugelassene E-Rechnungsformate. Beide erfuellen die EU-Norm EN 16931:

ZUGFeRD (ab Version 2.0)

PDF + XML in einer Datei. Der Empfaenger sieht eine normale PDF-Rechnung — und die Buchhaltungssoftware liest die eingebetteten XML-Daten automatisch aus.

• Vorteil: Menschenlesbar UND maschinenlesbar
• Ideal fuer: KMU, Freelancer, normaler Geschaeftsverkehr
• So funktioniert’s: Du erstellst eine Rechnung wie gewohnt, die Software bettet die strukturierten Daten unsichtbar ein

XRechnung

Reines XML. Nur maschinenlesbar — ohne Software siehst du nur Code.

• Vorteil: Maximale Automatisierung, kein visuelles „Rauschen"
• Ideal fuer: Oeffentliche Auftraggeber (Behoerden verlangen es), grosse Unternehmen
• Pflicht bei: Rechnungen an Bundesbehoerden (seit November 2020)

Faustregel: Wenn du nicht an Behoerden fakturierst, nimm ZUGFeRD. Es ist praktikabler und deine Kunden koennen die Rechnung auch ohne Spezialsoftware oeffnen.

Welche Software kann E-Rechnungen?

Die gute Nachricht: Die meisten gaengigen Buchhaltungstools unterstuetzen E-Rechnungen bereits — oder bauen es gerade ein.

Pruefliste fuer deine Software:

1. Kann sie ZUGFeRD 2.0 oder hoeher erstellen?
2. Kann sie eingehende E-Rechnungen automatisch einlesen?
3. Werden die Pflichtangaben nach §14 UStG automatisch validiert?

Umstellung: So gehst du vor

Erstelle einen Umstellungsplan fuer E-Rechnungen:

AKTUELLER STAND:
Rechnungssoftware: [Name und Version]
Rechnungsformat aktuell: [PDF/Word/Excel]
Rechnungen pro Monat: [Anzahl]
Kunden im B2B-Bereich: [Anzahl]
Rechnungen an Behoerden: [ja/nein]

ANFORDERUNGEN:
Gewuenschtes Format: [ZUGFeRD/XRechnung/beides]
Budget fuer Umstellung: [EUR]
Technische Kenntnisse: [Anfaenger/Fortgeschritten]

Erstelle:
1. Empfehlung: Welches Format und welche Software
2. Schritt-fuer-Schritt Umstellungsplan
3. Testlauf: Wie teste ich die erste E-Rechnung
4. Checkliste: Was muss vor dem Go-Live erledigt sein

Key Takeaways

• PDF per E-Mail ist KEINE E-Rechnung — es muss ein strukturiertes XML-Format sein (ZUGFeRD oder XRechnung)
• Empfangspflicht laeuft seit Januar 2025, Versandpflicht ab 2027/2028 — die Uhr tickt
• ZUGFeRD (PDF + XML) ist fuer die meisten KMU die beste Wahl — menschenlesbar und maschinenlesbar
• XRechnung (reines XML) nur noetig bei Rechnungen an Behoerden
• Die meisten Cloud-Buchhaltungstools (lexoffice, sevDesk, FastBill) unterstuetzen E-Rechnungen bereits

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In der naechsten Lektion geht es um das, was nach der Rechnung kommt: Zahlungsverfolgung, Mahnwesen und wie KI dir unangenehme Texte abnimmt.