Zahlungsverfolgung und Mahnwesen mit KI

🔄 Kurzer Rueckblick: In der letzten Lektion hast du die E-Rechnungspflicht verstanden und weisst, wie ZUGFeRD und XRechnung funktionieren. Jetzt geht es um den Teil, den niemand mag: Wenn das Geld nicht kommt.

Die Rechnung ist raus, die Frist laeuft — und nichts passiert. Fuer viele Selbstaendige ist das Mahnwesen der unangenehmste Teil des Geschaefts. Mit KI wird er nicht angenehmer, aber deutlich einfacher.

Das Eskalationsmodell: Vier Stufen

Professionelles Mahnwesen folgt einem klaren Eskalationsmodell. Jede Stufe wird im Ton etwas bestimmter — aber nie ausfallend:

✅ Quick Check: Hast du ein System fuer deine offenen Rechnungen? Weisst du gerade, welche Rechnungen ueberfaellig sind? Wenn nicht, ist das die erste Baustelle.

Zahlungserinnerung: Der freundliche Stupser

Die meisten spaeten Zahlungen sind keine boese Absicht — die Rechnung liegt irgendwo im Postfach, vergessen. Eine freundliche Erinnerung reicht in 80% der Faelle.

Schreibe eine freundliche Zahlungserinnerung:

Rechnungsnummer: [z.B. RE-2026-043]
Rechnungsdatum: [Datum]
Betrag: [EUR]
Zahlungsziel war: [Datum]
Tage ueberfaellig: [Anzahl]
Kunde: [Name/Firma]
Geschaeftsbeziehung: [neu/Stammkunde]

Ton: Freundlich, nicht vorwurfsvoll.
Unterstelle Vergesslichkeit, nicht boese Absicht.
Erwaehne die Rechnungsnummer und den Betrag.
Biete an, die Rechnung erneut zuzusenden.

Wichtig: Nie mit der Zahlungserinnerung drohen. Der Satz „Bei ausbleibender Zahlung sehen wir uns gezwungen…" hat in der ersten Erinnerung nichts verloren.

Mahnungen: Bestimmt, aber professionell

Wenn die Erinnerung nichts bringt, wird es ernster. Aber auch Mahnungen muessen professionell bleiben — du willst den Kunden vielleicht behalten.

Erstelle eine [1. Mahnung / 2. Mahnung / Letzte Mahnung]:

Rechnungsnummer: [Nummer]
Rechnungsdatum: [Datum]
Faelliger Betrag: [EUR]
Urspruengliches Zahlungsziel: [Datum]
Bereits gesendete Erinnerungen: [Anzahl und Daten]
Mahngebuehr: [EUR, falls vereinbart]
Verzugszinsen: [falls berechnet]

Stufe: [1. Mahnung / 2. Mahnung / Letzte Mahnung]
Neue Zahlungsfrist: [Datum, z.B. 7 Tage ab heute]

Bei letzter Mahnung: Hinweis auf Inkasso/Rechtsweg.
Ton: Sachlich und bestimmt, nicht drohend oder beleidigend.

Pflichtangaben in Mahnungen

Damit eine Mahnung wirksam ist, braucht sie diese Informationen:

Verzugszinsen: Dein gutes Recht

Nach §288 BGB hast du ab Verzugseintritt Anspruch auf Verzugszinsen:

• B2B: 9 Prozentpunkte ueber Basiszinssatz (aktuell ca. 10,27% — Basiszinssatz 1,27% seit 01.01.2026)
• B2C: 5 Prozentpunkte ueber Basiszinssatz (aktuell ca. 6,27%)
• Mahnpauschale B2B: 40 EUR pauschal (§288 Abs. 5 BGB)

Berechne Verzugszinsen fuer folgende Rechnung:

Rechnungsbetrag: [EUR]
Faelligkeitsdatum: [Datum]
Heutiges Datum: [Datum]
Kundentyp: [B2B / B2C]
Aktueller Basiszinssatz: [aktuell pruefen bei Bundesbank]

Berechne:
1. Verzugstage
2. Anwendbarer Zinssatz
3. Verzugszinsen in EUR
4. Mahnpauschale (bei B2B)
5. Gesamtforderung

Offene-Posten-Management: Ueberblick behalten

Bevor du mahnst, brauchst du ein System, das dir zeigt, was offen ist. Die einfachste Loesung:

Die meisten Buchhaltungstools (lexoffice, sevDesk, FastBill) haben ein Offene-Posten-Dashboard eingebaut und erinnern dich automatisch. Nutze es.

Schwierige Situationen mit KI loesen

Manchmal braucht es mehr als eine Standard-Mahnung:

Formuliere eine [Nachricht/E-Mail] fuer folgende Situation:

Situation: [z.B. Stammkunde zahlt zum dritten Mal
zu spaet / Kunde bestreitet Forderung / Kunde
meldet sich nicht mehr / Kunde hat Liquiditaets-
probleme und bittet um Ratenzahlung]

Fakten: [Rechnungsnummer, Betrag, Zeitraum,
bisherige Kommunikation]

Ziel: [Geld erhalten UND Geschaeftsbeziehung
erhalten / Oder: Forderung durchsetzen, Beziehung
ist zweitrangig]

Ton: Professionell und loesungsorientiert.

Key Takeaways

• Vier-Stufen-Modell: Erinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung → Letzte Mahnung — jede Stufe etwas bestimmter
• Die meisten spaeten Zahlungen sind Vergesslichkeit, keine boese Absicht — freundliche Erinnerung reicht meist
• Mahnungen brauchen Pflichtangaben: Rechnungsnummer, Betrag, Faelligkeitsdatum, neue Frist
• Verzugszinsen sind dein Recht (§288 BGB): B2B 9% + 40 EUR Pauschale, B2C 5% ueber Basiszinssatz
• KI nimmt dir den unangenehmen Teil ab: professionelle Texte in Sekunden, du musst dich nicht ueberwinden

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