Dein kompletter Workflow: Von der Anfrage bis zum Zahlungseingang

🔄 Kurzer Rueckblick: In den letzten 7 Lektionen hast du alles gelernt — von den Grundlagen professioneller Angebote ueber KI-Prompts, Kalkulation und Rechnungen bis hin zu E-Rechnungen und Mahnwesen. Jetzt bringen wir alles zusammen.

Du hast jetzt alle Bausteine. In dieser Lektion setzen wir sie zu einem vollstaendigen Workflow zusammen — vom ersten Kundengespraech bis zum Zahlungseingang auf deinem Konto.

Kurs-Rueckblick: Was du gelernt hast

Der komplette Workflow: 8 Schritte

Schritt 1: Kundenanfrage → Kalkulation (Lektion 4)

Kunde fragt an. Du kalkulierst — nicht nach Bauchgefuehl, sondern mit deinem echten Stundensatz und realistischen Arbeitspaketen. KI hilft bei der Puffer-Berechnung.

Schritt 2: Angebot erstellen (Lektionen 2 + 3)

Vorlage waehlen, Kundendaten einfuegen, KI-Prompt fuer Leistungsbeschreibung und Einleitung. Qualitaetscheck: Alle 8 Pflichtbestandteile? Konditionen vollstaendig? Angebotsfrist gesetzt?

Schritt 3: Angebot versenden + nachfassen

Angebot per E-Mail senden. Nach 5-7 Tagen freundlich nachfassen, falls keine Rueckmeldung kommt. KI formuliert die Nachfass-Mail.

Schritt 4: Auftragsbestaetigung

Kunde nimmt an → schriftliche Auftragsbestaetigung mit Bezug auf das Angebot. Schuetzt beide Seiten.

Schritt 5: Leistung erbringen + dokumentieren

Arbeitszeit erfassen, Zusatzleistungen dokumentieren. Bei Aenderungen: Nachtragsangebot erstellen.

Schritt 6: Rechnung stellen (Lektionen 5 + 6)

Rechnung mit allen 10 Pflichtangaben nach §14 UStG. Im E-Rechnungsformat (ZUGFeRD). Rechnungsnummer fortlaufend und lueckenlos.

Schritt 7: Zahlung ueberwachen (Lektion 7)

Offene-Posten-Liste fuehren. Bei ueberfaelligen Rechnungen: Eskalationsmodell (Erinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung → Letzte Mahnung).

Schritt 8: Nachkalkulation (Lektion 4)

Nach Projektabschluss: Kalkuliert vs. tatsaechlich vergleichen. KI erkennt Muster in deinen Abweichungen.

Praxis-Uebung: Dein Workflow-Prompt

Hier ist der Prompt, der alles zusammenbringt. Fuell ihn einmal aus — und du hast eine Referenz fuer jeden zukuenftigen Auftrag:

Erstelle meinen persoenlichen Angebots- und
Rechnungs-Workflow:

MEINE DATEN:
Firma/Name: [Name]
Branche: [z.B. Webdesign, Handwerk, Beratung]
Stundensatz: [EUR]
Haeufigste Auftragstypen (Top 3):
1. [Typ 1]
2. [Typ 2]
3. [Typ 3]
Buchhaltungssoftware: [Name oder keine]
Umsatzsteuer-Status: [Regelbesteuert / Kleinunternehmer]

ERSTELLE:
1. Workflow-Checkliste (8 Schritte, Anfrage
   bis Zahlungseingang)
2. Angebotsvorlage fuer meinen haeufigsten
   Auftragstyp (mit Platzhaltern)
3. Rechnungsvorlage (alle Pflichtangaben §14 UStG)
4. Textbausteine fuer Zahlungserinnerung und
   1. Mahnung
5. Zeitplan: Was wann zu tun ist (mit Fristen)

Dein 4-Wochen-Startplan

Nicht alles auf einmal — Schritt fuer Schritt:

Danach: Jedes neue Angebot dauert 5-10 Minuten statt 45. Jede Rechnung 3-5 Minuten statt 20. Mahnungen werden automatisch formuliert.

Checkliste: Dein Angebots- und Rechnungssystem

Hake ab, was du schon hast — und arbeite den Rest in den naechsten Wochen ab:

Angebote:

• Angebotsvorlagen fuer die 3 haeufigsten Auftragstypen
• Stundensatz korrekt kalkuliert (nicht nach Bauchgefuehl)
• Alle 8 Pflichtbestandteile in jeder Vorlage
• Qualitaetscheck-Routine vor dem Versand

Rechnungen:

• Rechnungsvorlage mit allen 10 Pflichtangaben nach §14 UStG
• Fortlaufendes, lueckenloses Nummerierungssystem
• E-Rechnungsformat eingerichtet (ZUGFeRD oder XRechnung)
• Bei Kleinunternehmer: §19-Hinweis in der Vorlage

Nachverfolgung:

• Offene-Posten-Uebersicht (Software oder Tabelle)
• Textbausteine fuer Zahlungserinnerung und Mahnungen
• Eskalationsmodell mit klaren Fristen
• Nachkalkulation nach jedem groesseren Projekt

Key Takeaways

• Der Workflow hat 8 Schritte: Kalkulation → Angebot → Versand → Auftragsbestaetigung → Leistung → Rechnung → Zahlung → Nachkalkulation
• KI spart die meiste Zeit beim Texten: Leistungsbeschreibungen, Konditionen, Mahnungen — alles in Sekunden statt Minuten
• Vorlagen fuer die 3 haeufigsten Auftragstypen bringen den groessten Sofort-Effekt
• Die Auftragsbestaetigung ist der meistuebersprungene Schritt — und schuetzt dich vor Missverstaendnissen
• Nachkalkulation nach jedem Projekt macht dich mit der Zeit immer besser in der Kalkulation

Du hast jetzt alles, was du brauchst. Angebote in Minuten statt Stunden, rechtskonforme Rechnungen mit allen Pflichtangaben, E-Rechnungen im richtigen Format und professionelles Mahnwesen ohne schlechtes Gewissen. Der Papierkram ist kein Zeitfresser mehr — er ist ein System. Und das System arbeitet fuer dich.