Standardantworten mit KI erstellen

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 2 hast du deine Buergeranfragen analysiert und nach Stufen kategorisiert. Jetzt erstellst du fuer die Stufe-A-Anfragen konkrete KI-Prompts — die Standardantworten, die dir sofort Zeit sparen.

„Was brauche ich fuer einen Personalausweis?" — du hast diese Frage schon hundertmal beantwortet. Trotzdem tippst du jedes Mal die gleiche Antwort. Mit dem richtigen Prompt dauert das 30 Sekunden statt 12 Minuten.

Der Basis-Prompt fuer Buergerantworten

Prompt-Baukasten

Du bist Mitarbeiter/in im Buergeramt der Stadt [Musterstadt].
Beantworte folgende Buergeranfrage hoeflich und vollstaendig:
Frage: [Frage des Buergers hier einfuegen]
Informationen:
- Zustaendige Stelle: [Ort, Raum, Etage]
- Oeffnungszeiten: [Mo-Fr X-Y, Di+Do X-Y]
- Mitzubringen: [Liste der Unterlagen]
- Kosten: [Gebuehr in EUR]
- Termin: [Erforderlich? Online-Buchung?]
- Bearbeitungsdauer: [Sofort / X Tage / X Wochen]
Ton: freundlich, buergernah, verstaendlich. Keine Abkuerzungen.
Struktur: Begruessung, Antwort, naechster Schritt, Kontakt.

Fuenf Praxis-Prompts zum Sofort-Einsetzen

1. Personalausweis beantragen

Buergeranfrage: "Was brauche ich fuer einen neuen Personalausweis?"
Informationen:
- Zustaendige Stelle: Buergeramt, Verwaltungsgebaeude A, EG
- Oeffnungszeiten: Mo-Fr 8-12, Di+Do 14-16 Uhr
- Mitzubringen: Alter Personalausweis (oder Geburtsurkunde falls
  Erstantrag), aktuelles biometrisches Lichtbild
- Kosten: 46 EUR (ab 24 Jahre), 27,60 EUR (unter 24) — seit 07.02.2026
- Termin: Online empfohlen unter [musterstadt.de/termin]
- Bearbeitungsdauer: 4-6 Wochen, Expressantrag 3 Werktage (+ Aufpreis)

2. KFZ-Ummeldung

Buergeranfrage: "Ich bin umgezogen und muss mein Auto ummelden."
Informationen:
- Zustaendige Stelle: Zulassungsstelle, Verwaltungsgebaeude B, 2. OG
- Oeffnungszeiten: Mo-Fr 8-12, Mi geschlossen
- Mitzubringen: Personalausweis, Fahrzeugschein (Teil I),
  Fahrzeugbrief (Teil II), eVB-Nummer der Versicherung,
  SEPA-Mandat fuer Kfz-Steuer
- Kosten: 26,30 EUR (Ummeldung), ggf. 12,80 EUR (neue Kennzeichen)
- Termin: Online empfohlen
- Bearbeitungsdauer: Sofort bei vollstaendigen Unterlagen

3. Meldebescheinigung

Buergeranfrage: "Ich brauche eine Meldebescheinigung."
Informationen:
- Zustaendige Stelle: Buergeramt, Verwaltungsgebaeude A
- Auch online beantragbar ueber [musterstadt.de/meldebescheinigung]
- Mitzubringen: Personalausweis
- Kosten: 12 EUR (einfach), 15 EUR (erweitert)
- Bearbeitungsdauer: Sofort (persoenlich), 3-5 Tage (online, Postversand)

✅ Quick Check: Was passiert, wenn du die Gebuehr nicht im Prompt angibst? (Tipp: KI erfindet eine Gebuehr. Vielleicht sagt sie „10 EUR" statt der korrekten 12 EUR. Ein Buerger kommt mit 10 EUR ans Fenster und ist veraergert. Deswegen: Konkrete Zahlen IMMER im Prompt angeben.)

4. Gewerbeanmeldung

Buergeranfrage: "Ich moechte ein Gewerbe anmelden."
Informationen:
- Zustaendige Stelle: Gewerbeamt, Verwaltungsgebaeude C, 1. OG
- Oeffnungszeiten: Mo-Fr 8-12, Do 14-17 Uhr
- Mitzubringen: Personalausweis, ggf. Handelsregisterauszug,
  ggf. Genehmigungen (je nach Gewerbe)
- Kosten: 26 EUR (Anmeldung), 15 EUR (Ummeldung)
- Termin: Empfohlen, aber auch ohne Termin moeglich
- Wichtig: Bestimmte Gewerbe brauchen Sondergenehmigungen
  (Gastronomie, Handwerk) — vorher informieren

5. Allgemeine Zustaendigkeits-Anfrage

Buergeranfrage: "Wer ist bei Ihnen zustaendig fuer [Thema]?"
Informationen:
- Buergeramt: Meldewesen, Ausweise, Fuehrungszeugnisse
- Zulassungsstelle: KFZ-Angelegenheiten
- Standesamt: Geburten, Eheschliessungen, Sterbefaelle
- Gewerbeamt: Gewerbeanmeldung, -ummeldung, -abmeldung
- Ordnungsamt: Laerm, Ruhestoerung, Sperrstunde
- Bauamt: Baugenehmigungen, Bauberatung
- Sozialamt: Wohngeld, Grundsicherung
Formuliere eine freundliche Weiterleitung mit Kontaktdaten.

Tipps fuer bessere Prompts

Tipp	Warum	Beispiel
Gebuehren immer angeben	KI erfindet sonst Zahlen	„Kosten: 46 EUR"
Oeffnungszeiten nennen	Variieren je nach Kommune	„Mo-Fr 8-12"
Ton vorgeben	Sonst klingt KI zu foermlich	„freundlich, buergernah"
Anrede weglassen	Buerger heissen verschieden	KI schreibt „Sehr geehrte/r"
Naechsten Schritt nennen	Buerger wollen wissen: Was jetzt?	„Termin buchen unter…"

Aufbau der Prompt-Bibliothek

Woche	Aktion	Ergebnis
1	Top-5 Prompts erstellen und testen	5 erprobte Prompts
2	Feedback sammeln, Prompts verbessern	5 optimierte Prompts
3	Naechste 5 Prompts erstellen	10 Prompts
4	Verbessern + 5 weitere	15-20 Prompts

Nach einem Monat hast du 15-20 erprobte Prompts, die 80% deiner Standardanfragen abdecken.

Key Takeaways

Guter Prompt = Rolle + Kontext + konkrete Fakten + Tonvorgabe — ohne Fakten erfindet KI Informationen
Gebuehren, Fristen und Oeffnungszeiten IMMER im Prompt angeben — nie der KI ueberlassen
Mit Top-5-Anfragen starten, eine Woche testen, verbessern, erweitern
In einem Monat: 15-20 erprobte Prompts fuer 80% der Standardanfragen
Struktur der Antwort vorgeben: Begruessung, Antwort, naechster Schritt, Kontakt

Up Next

In der naechsten Lektion geht es um Bescheide und Begleitschreiben — wie du Verwaltungsakte rechtssicher formulierst und gleichzeitig verstaendlich machst.