Terminmanagement und Wartezeiten

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 4 hast du Bescheide und Begleitschreiben mit KI erstellt. Jetzt geht es um ein Problem, das jeden Buerger betrifft: Wartezeiten im Buergeramt.

23 Minuten. So lange wartet ein Buerger im Durchschnitt im Buergeramt — obwohl er einen Termin hat. Und dann dauert der Termin 20 Minuten statt der geplanten 10, weil das biometrische Foto fehlt oder die eVB-Nummer nicht dabei ist. Das Ergebnis: Der naechste Buerger wartet 30 Minuten, der uebernaechste 40.

Die Loesung ist nicht mehr Personal. Die Loesung ist bessere Vorbereitung.

Die drei Wartezeit-Killer

Prompt: Vorbereitungsmail

Erstelle eine freundliche Vorbereitungsmail fuer einen
Buergeramt-Termin:
- Anlasstyp: [z.B. Personalausweis beantragen / KFZ ummelden /
  Meldebescheinigung / Gewerbeanmeldung]
- Termin: [Platzhalter Datum, Uhrzeit]
- Ort: [Platzhalter Adresse, Raum]
Inhalt:
1. Bestaetigung des Termins
2. Checkliste: Was muss mitgebracht werden?
   (Alle Unterlagen auflisten, nichts vergessen)
3. Gebuehr: Wie viel, welche Zahlungsarten?
4. Anfahrt: Hinweis auf Parkmoeglichkeiten / OEPNV
5. Termin verschieben: Wie und wo?
Ton: freundlich, klar, hilfreich.
Format: Uebersichtlich mit Bulletpoints, Checkliste zum Abhaken.

Beispiel-Ergebnis (Auszug)

Ihr Termin im Buergeramt

Wann: [Datum], [Uhrzeit] Wo: Buergeramt Musterstadt, Rathausstr. 1, EG, Schalter 3-8

Bitte bringen Sie mit:

• ☐ Alter Personalausweis
• ☐ Aktuelles biometrisches Lichtbild
• ☐ 37 EUR Gebuehr (EC-Karte oder bar)

Termin verschieben? Bis 24 Stunden vorher kostenlos unter [Telefon] oder [Link].

✅ Quick Check: Warum sollte die Vorbereitungsmail 2 Tage vor dem Termin verschickt werden — nicht am Tag davor? (Tipp: Zwei Tage geben dem Buerger Zeit, fehlende Unterlagen zu besorgen: biometrisches Foto beim Fotografen, eVB-Nummer von der Versicherung, Fahrzeugbrief suchen. Am Tag davor ist es oft zu spaet.)

Prompt: FAQ fuer die Online-Terminbuchung

Erstelle 10 haeufig gestellte Fragen (FAQ) fuer die
Online-Terminbuchung eines Buergeramts.
Themen:
- Wie buche ich einen Termin?
- Kann ich meinen Termin verschieben oder stornieren?
- Was passiert, wenn ich zu spaet komme?
- Brauche ich fuer alles einen Termin?
- Wie lange dauert mein Termin?
- Was, wenn ich nicht online buchen kann?
Fuer jede Frage:
- Frage (wie ein Buerger sie stellen wuerde)
- Antwort (max. 3 Saetze, verstaendlich, mit konkreter Info)

Prompt: Erinnerungsmail am Vortag

Erstelle eine kurze Erinnerungsmail fuer morgen fruehs
Buergeramt-Termin:
- Anlasstyp: [z.B. Personalausweis beantragen]
- Termin: [Datum, Uhrzeit]
- Ort: [Adresse, Raum]
Maximal 5 Saetze.
Inhalt: Erinnerung, wichtigste Unterlagen (3 Stichworte),
Hinweis auf Puenktlichkeit.
Ton: freundlich, kurz, hilfreich.

Wirkungsmessung

Umsetzung in drei Schritten

Key Takeaways

• 30-40% der Termine dauern laenger durch fehlende Unterlagen — Vorbereitungsmails mit Checkliste loesen das
• Vorbereitungsmail 2 Tage vorher: gibt Buergern Zeit, fehlende Unterlagen zu besorgen
• Vollstaendige Terminbestaetigung: Wann, Wo, Was mitbringen, Kosten, Aenderung — beantwortet alle Fragen vorab
• FAQ fuer Online-Terminbuchung reduziert telefonische Rueckfragen um 60-70%
• Wartezeit-Ziel: von 23 auf 12-15 Minuten — messbar, realistisch, beeindruckend fuer die Amtsleitung

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In der naechsten Lektion geht es um Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit — wie KI Buergerinformationen in mehrere Sprachen und Leichte Sprache uebersetzt.