Dein Buergerservice-KI-Plan
Konkreter Umsetzungsplan fuer KI im Buergerservice: Quick Wins, Prompt-Bibliothek, Qualitaetssicherung und Erfolgsmessung.
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🔄 Kurzer Rueckblick: In sieben Lektionen hast du den Buergerservice mit KI von allen Seiten kennengelernt — jetzt bringst du alles zusammen.
Du hast jetzt Prompts fuer Standardantworten, Bescheide, Begleitschreiben, Terminvorbereitung, Mehrsprachigkeit und Leichte Sprache. Du kennst die Pruef-Checkliste und das Feedback-System. Was fehlt: ein konkreter Plan, der das alles zusammenbringt.
Kursrueckblick
| Lektion | Thema | Kern-Ergebnis |
|---|---|---|
| 1 | Willkommen | 50-60% Standardanfragen = groesstes KI-Potenzial |
| 2 | Anfragen analysieren | Drei-Stufen-Kategorisierung (A/B/C) |
| 3 | Standardantworten | 5 Sofort-Prompts fuer haeufigste Anfragen |
| 4 | Bescheide | Zwei-Dokumente-Konzept (Bescheid + Begleitschreiben) |
| 5 | Terminmanagement | Vorbereitungsmails reduzieren Wartezeiten |
| 6 | Mehrsprachigkeit | Buergerinfo in 5+ Sprachen und Leichte Sprache |
| 7 | Qualitaetssicherung | Abgestufte Pruefung und Drei-Daumen-Feedback |
Dein 4-Wochen-Umsetzungsplan
Woche 1: Starten
| Tag | Aktion | Ergebnis |
|---|---|---|
| Mo | Haeufigste 5 Anfragen identifizieren | Top-5-Liste |
| Di | Prompt fuer Anfrage #1 erstellen und testen | Erster Prompt |
| Mi | Prompt fuer Anfrage #2-3 erstellen | 3 Prompts |
| Do | Prompt fuer Anfrage #4-5 erstellen | 5 Prompts |
| Fr | Woche auswerten: Zeitersparnis messen | Erste Zahlen |
Woche 2: Erweitern
| Aktion | Ergebnis |
|---|---|
| Prompts #6-10 erstellen | 10 Prompts |
| Begleitschreiben-Prompt fuer haeufigsten Bescheid | Erster Bescheid mit Begleitschreiben |
| KI-Dienstanweisung entwerfen | Regelwerk |
| Feedback-System einfuehren (Drei-Daumen) | Qualitaetssicherung laeuft |
Woche 3: Vertiefen
| Aktion | Ergebnis |
|---|---|
| Prompts #11-15 erstellen | 15 Prompts |
| Vorbereitungsmail fuer Top-3-Terminanlaesse | Wartezeiten sinken |
| Einen Infotext in Leichte Sprache umwandeln | Barrierefreiheit gestartet |
| Einen Infotext in 2 Sprachen uebersetzen | Mehrsprachigkeit gestartet |
Woche 4: Praesentieren
| Aktion | Ergebnis |
|---|---|
| Prompts #16-20 erstellen | 20 erprobte Prompts |
| Qualitaetsbericht erstellen (4-Wochen-Bilanz) | Zahlen fuer Amtsleitung |
| Ergebnisse der Amtsleitung praesentieren | Entscheidung ueber Ausweitung |
| Naechste Schritte planen (Monat 2-3) | Fahrplan steht |
Prompt: Deinen Buergerservice-KI-Plan erstellen
Erstelle einen 4-Wochen-Umsetzungsplan fuer KI im Buergerservice:
- Kommune: [Einwohnerzahl]
- Buergeramt-Mitarbeitende: [Anzahl]
- Anfragen/Monat: [geschaetzt]
- Bisheriger KI-Einsatz: [keiner / einzelne / pilotiert]
- Verfuegbare KI-Tools: [ChatGPT / Claude / Copilot / andere]
Fuer jede Woche:
- 3-5 konkrete Massnahmen mit Verantwortlichkeit
- Erwartete Ergebnisse
- Messbare Zielwerte
Am Ende: Vorlage fuer den Qualitaetsbericht (1 Seite)
und Entscheidungsvorlage fuer die Amtsleitung.
Erfolgsmessung: Dein Dashboard
| KPI | Messmethode | Startwert | Ziel (nach 4 Wochen) |
|---|---|---|---|
| Bearbeitungszeit Standardanfrage | Stoppuhr (5 Anfragen messen) | 12-15 Min. | 3-5 Min. |
| Prompt-Bibliothek (Anzahl) | Zaehlen | 0 | 15-20 |
| Daumen-hoch-Quote | Drei-Daumen-System | — | ≥ 75% |
| Rueckfragen nach Bescheid | Zaehlen (2 Wochen) | 35% | 20% |
| Wartezeit bei Terminen | Warteschlangensystem | 23 Min. | 15-18 Min. |
Drei Dokumente fuer den nachhaltigen Erfolg
1. Prompt-Bibliothek
15-20 erprobte Prompts, geordnet nach Anfragetyp, mit Bewertung und Anpassungshinweisen. Quartalweise aktualisieren (Gebuehren, Oeffnungszeiten, Rechtsaenderungen).
2. KI-Dienstanweisung
Was darf, was darf nicht: Zugelassene Tools, Datenschutzregeln, Pruefpflichten, Kennzeichnung. Eine Seite reicht fuer den Anfang.
3. Qualitaetsbericht
Monatlich, eine Seite: Nutzungszahlen, Bewertungen, Zeitersparnis, Verbesserungen. Das ist deine Argumentationsgrundlage fuer Budget und Ausweitung.
Wie es weitergeht
- Morgen: Prompt #1 erstellen und testen
- Diese Woche: 5 Prompts in der Prompt-Bibliothek
- Dieser Monat: 20 Prompts + erstes Begleitschreiben + Qualitaetsbericht
- Naechster Monat: Amtsleitung ueberzeugen, zweites Amt einbinden
Der beste Zeitpunkt, KI im Buergerservice einzufuehren, war vor einem Jahr. Der zweitbeste ist morgen frueh.
Key Takeaways
- 4-Wochen-Plan: Woche 1 starten, Woche 2 erweitern, Woche 3 vertiefen, Woche 4 praesentieren
- Drei Dokumente: Prompt-Bibliothek + KI-Dienstanweisung + Qualitaetsbericht = strukturierter KI-Einsatz
- Amtsleitung mit Zahlen ueberzeugen: Zeitersparnis, Rueckfragen-Reduktion, Buergerzufriedenheit
- Erster Schritt: haeufigste Anfrage, ein Prompt, eine Woche testen, Zeitersparnis messen
- KI im Buergerservice ist kein IT-Projekt — es ist bessere Kommunikation mit weniger Aufwand
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