Dein Buergerservice-KI-Plan

🔄 Kurzer Rueckblick: In sieben Lektionen hast du den Buergerservice mit KI von allen Seiten kennengelernt — jetzt bringst du alles zusammen.

Du hast jetzt Prompts fuer Standardantworten, Bescheide, Begleitschreiben, Terminvorbereitung, Mehrsprachigkeit und Leichte Sprache. Du kennst die Pruef-Checkliste und das Feedback-System. Was fehlt: ein konkreter Plan, der das alles zusammenbringt.

Kursrueckblick

Lektion	Thema	Kern-Ergebnis
1	Willkommen	50-60% Standardanfragen = groesstes KI-Potenzial
2	Anfragen analysieren	Drei-Stufen-Kategorisierung (A/B/C)
3	Standardantworten	5 Sofort-Prompts fuer haeufigste Anfragen
4	Bescheide	Zwei-Dokumente-Konzept (Bescheid + Begleitschreiben)
5	Terminmanagement	Vorbereitungsmails reduzieren Wartezeiten
6	Mehrsprachigkeit	Buergerinfo in 5+ Sprachen und Leichte Sprache
7	Qualitaetssicherung	Abgestufte Pruefung und Drei-Daumen-Feedback

Dein 4-Wochen-Umsetzungsplan

Woche 1: Starten

Tag	Aktion	Ergebnis
Mo	Haeufigste 5 Anfragen identifizieren	Top-5-Liste
Di	Prompt fuer Anfrage #1 erstellen und testen	Erster Prompt
Mi	Prompt fuer Anfrage #2-3 erstellen	3 Prompts
Do	Prompt fuer Anfrage #4-5 erstellen	5 Prompts
Fr	Woche auswerten: Zeitersparnis messen	Erste Zahlen

Woche 2: Erweitern

Aktion	Ergebnis
Prompts #6-10 erstellen	10 Prompts
Begleitschreiben-Prompt fuer haeufigsten Bescheid	Erster Bescheid mit Begleitschreiben
KI-Dienstanweisung entwerfen	Regelwerk
Feedback-System einfuehren (Drei-Daumen)	Qualitaetssicherung laeuft

Woche 3: Vertiefen

Aktion	Ergebnis
Prompts #11-15 erstellen	15 Prompts
Vorbereitungsmail fuer Top-3-Terminanlaesse	Wartezeiten sinken
Einen Infotext in Leichte Sprache umwandeln	Barrierefreiheit gestartet
Einen Infotext in 2 Sprachen uebersetzen	Mehrsprachigkeit gestartet

Woche 4: Praesentieren

Aktion	Ergebnis
Prompts #16-20 erstellen	20 erprobte Prompts
Qualitaetsbericht erstellen (4-Wochen-Bilanz)	Zahlen fuer Amtsleitung
Ergebnisse der Amtsleitung praesentieren	Entscheidung ueber Ausweitung
Naechste Schritte planen (Monat 2-3)	Fahrplan steht

Prompt: Deinen Buergerservice-KI-Plan erstellen

Erstelle einen 4-Wochen-Umsetzungsplan fuer KI im Buergerservice:
- Kommune: [Einwohnerzahl]
- Buergeramt-Mitarbeitende: [Anzahl]
- Anfragen/Monat: [geschaetzt]
- Bisheriger KI-Einsatz: [keiner / einzelne / pilotiert]
- Verfuegbare KI-Tools: [ChatGPT / Claude / Copilot / andere]
Fuer jede Woche:
- 3-5 konkrete Massnahmen mit Verantwortlichkeit
- Erwartete Ergebnisse
- Messbare Zielwerte
Am Ende: Vorlage fuer den Qualitaetsbericht (1 Seite)
und Entscheidungsvorlage fuer die Amtsleitung.

Erfolgsmessung: Dein Dashboard

KPI	Messmethode	Startwert	Ziel (nach 4 Wochen)
Bearbeitungszeit Standardanfrage	Stoppuhr (5 Anfragen messen)	12-15 Min.	3-5 Min.
Prompt-Bibliothek (Anzahl)	Zaehlen	0	15-20
Daumen-hoch-Quote	Drei-Daumen-System	—	≥ 75%
Rueckfragen nach Bescheid	Zaehlen (2 Wochen)	35%	20%
Wartezeit bei Terminen	Warteschlangensystem	23 Min.	15-18 Min.

Drei Dokumente fuer den nachhaltigen Erfolg

1. Prompt-Bibliothek

15-20 erprobte Prompts, geordnet nach Anfragetyp, mit Bewertung und Anpassungshinweisen. Quartalweise aktualisieren (Gebuehren, Oeffnungszeiten, Rechtsaenderungen).

2. KI-Dienstanweisung

Was darf, was darf nicht: Zugelassene Tools, Datenschutzregeln, Pruefpflichten, Kennzeichnung. Eine Seite reicht fuer den Anfang.

3. Qualitaetsbericht

Monatlich, eine Seite: Nutzungszahlen, Bewertungen, Zeitersparnis, Verbesserungen. Das ist deine Argumentationsgrundlage fuer Budget und Ausweitung.

Wie es weitergeht

Morgen: Prompt #1 erstellen und testen
Diese Woche: 5 Prompts in der Prompt-Bibliothek
Dieser Monat: 20 Prompts + erstes Begleitschreiben + Qualitaetsbericht
Naechster Monat: Amtsleitung ueberzeugen, zweites Amt einbinden

Der beste Zeitpunkt, KI im Buergerservice einzufuehren, war vor einem Jahr. Der zweitbeste ist morgen frueh.

Key Takeaways

4-Wochen-Plan: Woche 1 starten, Woche 2 erweitern, Woche 3 vertiefen, Woche 4 praesentieren
Drei Dokumente: Prompt-Bibliothek + KI-Dienstanweisung + Qualitaetsbericht = strukturierter KI-Einsatz
Amtsleitung mit Zahlen ueberzeugen: Zeitersparnis, Rueckfragen-Reduktion, Buergerzufriedenheit
Erster Schritt: haeufigste Anfrage, ein Prompt, eine Woche testen, Zeitersparnis messen
KI im Buergerservice ist kein IT-Projekt — es ist bessere Kommunikation mit weniger Aufwand