Bestandsaufnahme: Wo steht dein Unternehmen?

Bevor du irgendetwas digitalisierst, musst du wissen, wo du stehst. Klingt banal — aber die meisten Unternehmen ueberspringen diesen Schritt und kaufen erstmal Software. Das ist, als wuerdest du ein Navi programmieren, ohne zu wissen, wo du losfaehrst.

Die fuenf Stufen der Digitalisierung

Jedes Unternehmen laesst sich auf einer Skala einordnen:

Stufe	Beschreibung	Typische Merkmale
0 — Analog	Papier, Telefon, Fax	Ordner, Karteikarten, handschriftliche Auftraege
1 — Inselloesungen	Einzelne digitale Tools	Excel, WhatsApp, eine Buchhaltungssoftware — aber nichts verbunden
2 — Vernetzt	Systeme tauschen Daten aus	CRM verbunden mit Buchhaltung, digitale Auftragsabwicklung
3 — Automatisiert	Prozesse laufen automatisch	Rechnungen werden automatisch erstellt, Bestellungen loesen Produktion aus
4 — Datengetrieben	Entscheidungen basieren auf Daten	Dashboards, Prognosen, KI-gestuetzte Optimierung

Die meisten KMU stehen bei Stufe 1 — und das ist voellig okay. Der Kurs hilft dir, systematisch von dort aus weiterzugehen.

Die Prozess-Inventur: Alles auf den Tisch

Geh dein Unternehmen von vorn bis hinten durch und liste jeden Prozess auf:

Erstelle eine digitale Bestandsaufnahme fuer mein
Unternehmen:

Branche: [deine Branche]
Mitarbeiter: [Anzahl]
Aktuelle Situation: [kurze Beschreibung]

Analysiere diese Geschaeftsbereiche und frage mich
zu jedem Bereich, wie der Prozess aktuell laeuft:

1. Kundengewinnung (Marketing, Website, Social Media)
2. Auftragsannahme und -bestaetigung
3. Produktion / Dienstleistungserbringung
4. Kommunikation (intern und extern)
5. Buchhaltung und Rechnungsstellung
6. Personalverwaltung (Zeiterfassung, Lohnabrechnung)
7. Dokumentenablage und -verwaltung
8. Kundenservice und Nachbetreuung

Bewerte jeden Bereich: analog / teildigital / digital

✅ Quick Check: Dein Elektriker-Betrieb hat eine Website (die seit 3 Jahren nicht aktualisiert wurde), nutzt WhatsApp fuer die Teamkommunikation und verschickt Rechnungen als Word-Dokument per E-Mail. Welche Stufe und wo sind die Quick Wins? (Antwort: Stufe 1 — Inselloesungen. Quick Wins: Website aktualisieren mit Online-Terminbuchung, WhatsApp durch ein Teamtool wie Microsoft Teams oder Slack ersetzen, Word-Rechnungen durch ein Buchhaltungstool wie lexoffice oder sevDesk ersetzen, das automatisch E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt.)

Die Prioritaetsmatrix: Was zuerst?

Nicht alles muss sofort digitalisiert werden. Ordne deine Prozesse in diese Matrix ein:

      HOHER KUNDENEINFLUSS
             |
    Quick    |    Strategische
    Wins     |    Projekte
             |
  ───────────┼───────────
             |
    Nice to  |    Spaetere
    Have     |    Phase
             |
      NIEDRIGER KUNDENEINFLUSS

  EINFACH ←────────→ KOMPLEX
  UMZUSETZEN          UMZUSETZEN

Quick Wins (oben links): Hoher Nutzen, einfach umzusetzen. Sofort angehen.

Digitale Buchhaltung, Online-Terminbuchung, E-Mail-Vorlagen

Strategische Projekte (oben rechts): Hoher Nutzen, aber aufwendig. Planen und budgetieren.

CRM-System, ERP-Einfuehrung, Kundenportal

Nice to Have (unten links): Wenig Kundeneinfluss, aber einfach. Nebenbei mitnehmen.

Digitale Personalakte, internes Wiki

Spaetere Phase (unten rechts): Komplex und wenig Sofortwirkung. Auf die Roadmap setzen.

IoT-Vernetzung, Business Intelligence

Datensilos erkennen

Das groesste Problem auf Stufe 1 sind Datensilos: Kundendaten in Excel, Auftraege in einem Ordner, Rechnungen in der Buchhaltungssoftware. Nichts spricht miteinander.

Typische Datensilos im Mittelstand:

Silo	Wo die Daten liegen	Problem
Kundendaten	Excel, Outlook-Kontakte, Visitenkarten	Kein Ueberblick ueber alle Kundenbeziehungen
Auftraege	Papier, E-Mail, Notizen	Keine Nachverfolgbarkeit
Finanzen	DATEV, Excel, Kontoauszuege	Manueller Abgleich, Fehlerquellen
Dokumente	Desktop, USB-Stick, Ordner	Keiner findet was
Personalinfos	Papier-Personalakte, Excel	Keine Automatisierung bei Urlaubsantraegen

Das Ziel: Diese Silos verbinden — nicht durch ein Riesensystem, sondern Schritt fuer Schritt.

Key Takeaways

Jede Digitalisierung beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme — was laeuft analog, was teildigital, was digital?
Die meisten KMU stehen bei Stufe 1 (Inselloesungen) — einzelne Tools, aber nicht vernetzt
Die Prioritaetsmatrix hilft, Quick Wins von strategischen Projekten zu unterscheiden
Datensilos sind das groesste Problem: Informationen in verschiedenen Systemen, die nicht miteinander sprechen
KI strukturiert die Bestandsaufnahme und bewertet den Reifegrad in Minuten

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In der naechsten Lektion erstellst du deinen Digitalisierungsfahrplan — mit klaren Prioritaeten, realistischem Budget und Zeitplan.