Zeitfresser identifizieren

Bevor du KI einsetzt, musst du wissen, wo deine Zeit eigentlich hingeht. Die meisten Ehrenamtlichen haben ein Gefuehl — „Es ist halt viel" — aber keine klare Analyse. Ohne Analyse faengst du am falschen Ende an.

Die fuenf grossen Zeitfresser im Ehrenamt

Zeitfresser	Anteil	Beispiele	KI-Potenzial
Kommunikation	30-40%	E-Mails, Rundschreiben, Berichte, Aufrufe	★★★★★
Organisation	20-25%	Einsatzplanung, Terminkoordination, Materialbeschaffung	★★★★☆
Sitzungen	15-20%	Vorbereitung, Durchfuehrung, Nachbereitung	★★★★☆
Dokumentation	10-15%	Protokolle, Taetigkeitsberichte, Uebergaben	★★★★★
Kernaufgabe	15-25%	Helfen, Betreuen, Trainieren, Beraten	★☆☆☆☆

Die Kernaufgabe — warum du im Ehrenamt bist — hat das geringste KI-Potenzial. Aber alles drumherum laesst sich deutlich beschleunigen.

Prompt: Persoenliche Zeitanalyse

Hilf mir, meine ehrenamtliche Zeit zu analysieren:
- Ehrenamt: [z.B. Vorstand Sportverein, Elternbeirat,
  Freiwillige Feuerwehr, Tafel, Kirchengemeinde]
- Funktion: [z.B. Vorsitzende/r, Schriftfuehrer/in,
  Einsatzleiter/in, Koordinator/in]
- Geschaetzte Stunden/Woche: [Anzahl]
- Meine Aufgaben (Stichpunkte):
  [Liste der Aufgaben, die du regelmaessig erledigst]
Bitte erstelle:
1. Kategorisierung meiner Aufgaben (Kommunikation,
   Organisation, Sitzungen, Dokumentation, Kernaufgabe)
2. Geschaetzte Zeitverteilung pro Kategorie
3. KI-Potenzial pro Aufgabe (hoch / mittel / gering)
4. Top-3-Quick-Wins: Welche Aufgaben soll ich zuerst
   mit KI angehen? (Haeufigkeit × Zeitaufwand = Hebel)

Die Hebel-Matrix: Wo anfangen?

Aufgabe	Haeufigkeit	Zeit pro Vorgang	Jahresaufwand	KI-Ersparnis
E-Mails/Nachrichten	Woechentlich	30 Min.	26 Std.	18 Std.
Berichte/Protokolle	Monatlich	60 Min.	12 Std.	9 Std.
Einsatz-/Terminplanung	Woechentlich	45 Min.	39 Std.	20 Std.
Spendenaufruf/Fundraising	Quartalsweise	2 Std.	8 Std.	5 Std.
Helfer-Koordination	Woechentlich	20 Min.	17 Std.	10 Std.
Jahresbericht	Jaehrlich	6 Std.	6 Std.	4 Std.
Gesamt			108 Std.	66 Std.

66 Stunden pro Jahr — das ist mehr als eine volle Arbeitswoche. Zurueckgewonnen fuer das, was du eigentlich tun willst.

✅ Quick Check: Warum steht Einsatz-/Terminplanung so weit oben? (Tipp: Woechentlich × 45 Minuten = 39 Stunden im Jahr. Das ist der Posten mit dem hoechsten absoluten Zeitaufwand. KI kann Vorschlaege machen, Plaene strukturieren und Konflikte erkennen — spart fast die Haelfte der Zeit.)

Die Drei-Fragen-Methode

Fuer jede Aufgabe im Ehrenamt stelle dir drei Fragen:

Ist es Textarbeit? → KI kann formulieren, strukturieren, zusammenfassen
Ist es wiederkehrend? → Einmal einen Prompt erstellen, immer wieder nutzen
Braucht es mein persoenliches Urteil? → Wenn ja: KI liefert den Entwurf, du entscheidest

Wenn mindestens zwei Fragen mit Ja beantwortet sind, ist die Aufgabe ein KI-Kandidat.

Key Takeaways

Kommunikation (30-40%) und Organisation (20-25%) sind die groessten Zeitfresser — beide hochgradig KI-geeignet
Priorisierung: Haeufigkeit × Zeitaufwand = Hebel — woechentliche Routineaufgaben zuerst
66 Stunden pro Jahr Einsparung moeglich — mehr als eine volle Arbeitswoche
Drei-Fragen-Methode: Textarbeit + wiederkehrend + KI-Entwurf moeglich = KI-Kandidat
Die Kernaufgabe (Helfen, Betreuen, Trainieren) bleibt menschlich — KI entlastet nur beim Rest

Up Next

In der naechsten Lektion geht es um Kommunikation — wie du E-Mails, Berichte und Aufrufe mit KI in Minuten statt Stunden erstellst.