Kommunikation automatisieren

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 2 hast du deine Zeitfresser analysiert und die Quick Wins identifiziert. Kommunikation steht ganz oben — jetzt erstellst du Prompts fuer die haeufigsten Aufgaben.

Drei E-Mails an Helfer, ein Bericht fuer den Traeger, ein Spendenaufruf fuer den Newsletter, eine Dankes-Nachricht an die Unterstuetzer vom letzten Event. Einzeln dauert jede Aufgabe „nur" 15-30 Minuten. Zusammen: ein ganzer Abend.

Prompt: Helferaufruf

Erstelle einen Helferaufruf fuer unser ehrenamtliches Projekt:
- Organisation: [Name, z.B. Sportverein, Tafel, Kirchengemeinde]
- Anlass: [z.B. Sommerfest, Spendenaktion, Renovierung,
  regelmaessiger Einsatz]
- Gesucht: [Anzahl] Helfer/innen
- Aufgaben: [Konkret: Was genau gibt es zu tun?]
- Zeitaufwand: [Stunden, Datum, Uhrzeit]
- Ort: [Adresse]
- Was man braucht: [z.B. Arbeitskleidung, nichts Besonderes]
- Verpflegung: [Getraenke/Essen werden gestellt?]
- Anmeldung: [Wie? E-Mail, WhatsApp, persoenlich]
Ton: motivierend, konkret, niedrigschwellig.
Betone: konkreter Zeitaufwand, konkrete Aufgabe,
geselliges Miteinander.
Laenge: Max. 150 Woerter.

Prompt: Taetigkeitsbericht

Erstelle einen Taetigkeitsbericht fuer mein Ehrenamt:
- Organisation: [Name]
- Funktion: [Deine Rolle]
- Berichtszeitraum: [Von — Bis]
- Aktivitaeten:
  [Stichpunkte: Was hast du/dein Team getan?]
- Erreichte Ergebnisse:
  [Zahlen, Fakten: Personen geholfen, Events durchgefuehrt,
  Stunden geleistet]
- Herausforderungen:
  [Was lief nicht optimal? Was fehlt?]
- Ausblick:
  [Was steht an? Was wird gebraucht?]
Struktur:
1. Zusammenfassung (3 Saetze)
2. Aktivitaeten und Ergebnisse
3. Herausforderungen und Loesungsansaetze
4. Ausblick und Bedarf
Ton: sachlich, aber persoenlich. Laenge: 300-500 Woerter.

✅ Quick Check: Warum beginnt der Taetigkeitsbericht mit einer Zusammenfassung? (Tipp: Der Vorstand oder Traeger liest oft nur die ersten drei Saetze. Wenn die wichtigsten Ergebnisse und der groesste Bedarf dort stehen, ist die Botschaft angekommen — auch wenn niemand weiterliest.)

Prompt: Dankes-Nachricht an Helfer

Erstelle eine Dankes-Nachricht an unsere Helfer/innen:
- Organisation: [Name]
- Anlass: [Wofuer wird gedankt?]
- Konkrete Beitraege: [Was haben die Helfer geleistet?
  z.B. 15 Personen, 120 Stunden, 300 Mahlzeiten]
- Wirkung: [Was wurde dadurch moeglich?]
- Naechster Termin/Einsatz: [Falls bekannt]
Ton: herzlich, konkret, wertschaetzend.
Nenne spezifische Beitraege statt generischem „Danke fuer alles".
Laenge: Max. 120 Woerter.

Prompt: Spendenaufruf

Erstelle einen Spendenaufruf fuer unsere Organisation:
- Organisation: [Name], gemeinnuetzig
- Zweck der Spende: [Wofuer genau wird Geld gebraucht?]
- Benoetigter Betrag: [EUR, falls konkret]
- Was die Spende bewirkt: [z.B. „50 EUR = warme Mahlzeiten
  fuer 10 Familien fuer eine Woche"]
- Spendenkonto: [wird nachher eingefuegt]
- Spendenbescheinigung: ja/nein
Ton: ehrlich, konkret, nicht mitleidheischend.
Fokus: Was wird moeglich? (nicht: Was fehlt uns?)
Laenge: 150-200 Woerter.
Geeignet fuer: [E-Mail / Social Media / Aushang]

Vorlagen-Bibliothek fuer dein Ehrenamt

Vorlage	Haeufigkeit	Zeitersparnis
Helferaufruf	6-12×/Jahr	20 Min. pro Mal
Taetigkeitsbericht	2-4×/Jahr	60 Min. pro Mal
Dankes-Nachricht	6-12×/Jahr	15 Min. pro Mal
Spendenaufruf	2-4×/Jahr	25 Min. pro Mal
Info-E-Mail an Team	Woechentlich	15 Min. pro Mal

Key Takeaways

Helferaufruf: konkret schlaegt vage — Aufgabe, Zeitaufwand, Ort, Datum benennen fuer maximale Zusagen
Taetigkeitsbericht: Zusammenfassung zuerst, Herausforderungen ehrlich benennen — staerkt Glaubwuerdigkeit
Dankes-Nachrichten: konkrete Beitraege und Wirkung benennen — „Dank eurer 120 Stunden konnten wir…" wirkt
Spendenaufruf: Fokus auf Wirkung statt Mangel — „50 EUR ermoeglichen…" statt „Uns fehlen…"
Fuenf Vorlagen decken 80% der Ehrenamts-Kommunikation ab — einmal erstellen, immer wieder nutzen

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