Organisation und Koordination

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 3 hast du Kommunikations-Prompts fuer Helferaufrufe, Berichte und Dankes-Nachrichten erstellt. Jetzt geht es um die Organisation dahinter — wie du Einsaetze planst und Aufgaben koordinierst.

Donnerstagabend, 22 Uhr. Du schreibst die fuenfte WhatsApp-Nachricht: „Kann noch jemand am Samstag?" Drei Leute haben zugesagt, zwei sind unsicher, einer hat gar nicht geantwortet. Der Einsatzplan existiert nur in deinem Kopf. Und am Samstag stehen dann entweder zu viele oder zu wenige Leute auf dem Platz.

Prompt: Einsatzplan erstellen

Erstelle einen Einsatzplan fuer unser ehrenamtliches Projekt:
- Organisation: [Name]
- Einsatz: [z.B. Essensausgabe, Renovierung, Event, Sammlung]
- Datum: [Datum], [Beginn] - [Ende]
- Ort: [Adresse]
- Benoetigte Helfer: [Anzahl gesamt]
- Aufgabenbereiche:
  [z.B. Aufbau, Kueche, Service, Betreuung, Abbau]
- Schichten: [z.B. Frueh 8-12, Spaet 12-16, oder durchgehend]
Fuer jeden Aufgabenbereich:
- Personenbedarf
- Benoetigte Faehigkeiten (falls spezifisch)
- Zeitraum
- Verantwortlicher (Platzhalter)
- Vertretung bei Ausfall
Format: Tabelle. Am Ende: Kontaktdaten des Einsatzleiters
und Hinweis zur Abmeldung bei Verhinderung.

Prompt: Checkliste fuer wiederkehrende Einsaetze

Erstelle eine Checkliste fuer unseren regelmaessigen Einsatz:
- Organisation: [Name]
- Einsatz: [z.B. woechentliche Essensausgabe, monatliche
  Sammelaktion, regelmaessiges Jugendprogramm]
- Frequenz: [woechentlich / monatlich]
Abschnitte:
1. Vorbereitung (Tag vorher):
   [Was muss vorbereitet, bestellt, organisiert werden?]
2. Vor dem Einsatz (1 Stunde vorher):
   [Aufbau, Material pruefen, Team briefen]
3. Waehrend des Einsatzes:
   [Ablauf, Ansprechpartner, Notfall-Kontakte]
4. Nach dem Einsatz:
   [Aufraumen, Material zurueckgeben, Bericht]
Format: Zum Abhaken. Wiederverwendbar (Platzhalter fuer
Datum und verantwortliche Personen).

✅ Quick Check: Warum ist eine wiederverwendbare Checkliste besser als eine einmalige? (Tipp: Regelmaessige Einsaetze haben immer die gleiche Grundstruktur. Wenn du die Checkliste einmal richtig erstellst, sparst du bei jedem weiteren Einsatz 30-45 Minuten Vorbereitung. Nur Datum und Namen aendern sich.)

Prompt: Projektplan fuer ein Ehrenamtsprojekt

Erstelle einen Projektplan fuer unser ehrenamtliches Projekt:
- Organisation: [Name]
- Projekt: [z.B. Benefizkonzert, Spielplatzrenovierung,
  Integrationsprojekt, Spendenlauf]
- Zeitrahmen: [Start — Ende]
- Team: [Anzahl Freiwillige, Kernteam-Groesse]
- Budget: [EUR, falls vorhanden]
- Meilensteine:
  [Was muss bis wann stehen?]
Struktur:
1. Projektuebersicht (Ziel, Zeitraum, Team)
2. Aufgabenpakete mit Verantwortlichen (Platzhalter)
3. Zeitplan mit Meilensteinen
4. Ressourcenbedarf (Material, Helfer, Budget)
5. Risiken (Was kann schiefgehen? Plan B?)
6. Kommunikationsplan (Wer informiert wen worueber?)
Format: Uebersichtlich, max. 2 Seiten.

Koordinations-Tipps fuer Ehrenamtliche

Problem	KI-Loesung
Einsatzplan ist unuebersichtlich	Strukturierte Tabelle mit Schichten, Aufgaben, Vertretung
Immer die gleichen Leute melden sich	Helferaufruf mit konkretem, niedrigschwelligem Angebot
Vorbereitung vergessen	Wiederverwendbare Checkliste fuer jeden Einsatztyp
Projekt verzettelt sich	Projektplan mit Meilensteinen und Deadlines
Keiner weiss, wer wofuer zustaendig ist	Aufgabenmatrix mit klarer Zuweisung

Key Takeaways

Einsatzplan: Aufgabenbereiche, Schichten, Personenbedarf und Vertretungsregelung — alles in einer Tabelle
Wiederverwendbare Checklisten fuer regelmaessige Einsaetze erstellen — einmal Aufwand, dauerhaft Zeitersparnis
Projektplan mit Meilensteinen verhindert Verzetteln — KI erstellt ihn aus deinen Stichpunkten
Ausfallregelung immer einplanen — Ehrenamtliche haben ein Leben neben dem Ehrenamt
KI strukturiert und plant, der Mensch koordiniert und kommuniziert

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