Wissensmanagement im Ehrenamt

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 4 hast du Einsatzplanung und Koordination mit KI optimiert. Jetzt geht es um ein Thema, das fast jedes Ehrenamt betrifft: Was passiert, wenn du aufhoerst?

Die bisherige Kassiererin hat nach fuenf Jahren aufgehoert. Alle Passwoerter waren in ihrem Kopf. Die Kontaktliste existierte nur auf ihrem Handy. Die Buchungen hat sie „schon immer so" gemacht. Der Nachfolger steht vor dem Nichts und braucht drei Monate, um sich einzuarbeiten. Mit einem Uebergabedokument waere es eine Woche.

Prompt: Uebergabedokument erstellen

Erstelle ein Uebergabedokument fuer mein Ehrenamt:
- Organisation: [Name]
- Funktion: [z.B. Kassenwart, Jugendleiter, Einsatzleiter]
- Amtszeit: [Von — Bis]
Inhalt:
1. Aufgabenbeschreibung: Was mache ich alles? (Vollstaendige
   Liste, auch Kleinigkeiten, die man vergisst)
2. Jaehrlicher Rhythmus: Was passiert wann? (Monatskalender
   der wiederkehrenden Aufgaben)
3. Laufende Projekte: Was ist offen, was ist in Arbeit?
4. Wichtige Kontakte: [Nur Funktionen und Organisationen,
   keine persoenlichen Daten im Prompt]
5. Zugangsdaten und Unterlagen: Wo liegt was?
   (Bankzugang, Software-Login, Schluessel, Aktenordner)
6. Tipps und Lessons Learned: Was wuenschte ich, haette
   ich am Anfang gewusst?
7. Haeufige Fehler: Was sollte der Nachfolger vermeiden?
Ton: persoenlich, praktisch, ehrlich.

Prompt: FAQ-Sammlung fuer neue Helfer

Erstelle eine FAQ-Sammlung fuer neue Helfer:
- Organisation: [Name]
- Einsatzbereich: [z.B. Essensausgabe, Jugendarbeit,
  Veranstaltungen, Verwaltung]
- Haeufige Fragen (meine Erfahrung):
  [Liste der 10-20 Fragen, die immer wieder kommen,
  mit kurzen Antworten in Stichpunkten]
Struktur:
1. Vor dem ersten Einsatz (Anmeldung, Kleidung, Anfahrt)
2. Waehrend des Einsatzes (Ablaeufe, Ansprechpartner, Notfall)
3. Nach dem Einsatz (Abmeldung, Feedback, naechster Termin)
4. Organisatorisches (Versicherung, Fuehrungszeugnis,
   Aufwandsentschaedigung)
Format: Frage → kurze, klare Antwort (2-3 Saetze).
Ton: freundlich, einladend, nicht belehrend.

✅ Quick Check: Warum sind „Tipps und Lessons Learned" der wertvollste Teil des Uebergabedokuments? (Tipp: Aufgaben und Kontakte kann der Nachfolger sich erarbeiten. Aber die Erfahrung — „Den Foerderantrag immer vor dem 31.03. einreichen, sonst ist das Budget weg" oder „Beim Caterer Meier niemals die Vorspeise bestellen" — die steht nirgends und geht sonst verloren.)

Prompt: Einarbeitungsplan fuer Nachfolger

Erstelle einen Einarbeitungsplan fuer meinen Nachfolger:
- Organisation: [Name]
- Funktion: [Funktion]
- Vorwissen des Nachfolgers: [keine Erfahrung / etwas / viel]
- Verfuegbare Einarbeitungszeit: [Wochen]
Plan in Phasen:
Woche 1: Orientierung
- Uebergabedokument lesen
- Wichtige Kontakte kennenlernen
- Zugaenge einrichten
Woche 2: Begleitung
- Ersten Einsatz/Sitzung gemeinsam machen
- Fragen klaeren
Woche 3-4: Eigenstaendig mit Rueckfragen
- Selbstaendig arbeiten, Ansprechpartner bleibt verfuegbar
- Wochenweise Feedback-Gespraech
Fuer jede Woche: konkrete Aufgaben, Lernziele,
Ansprechpartner.

Wissensmanagement: Was entsteht, was bleibt

Dokument	Erstellt von	Aktualisierung	Nutzen
Uebergabedokument	Scheidender Amtsinhaber	Bei Uebergabe	Nachfolger startet nicht bei null
FAQ-Sammlung	Erfahrene Helfer	Laufend	Neue Helfer finden Antworten selbst
Einarbeitungsplan	Vorgaenger + Nachfolger	Bei Uebergabe	Strukturierte Einarbeitung
Checklisten (aus L4)	Team	Laufend	Wiederkehrende Aufgaben standardisiert
Prompt-Bibliothek	Alle KI-Nutzer	Laufend	Best Practices wiederverwendbar

Key Takeaways

Ehrenamtliche wechseln alle 3-5 Jahre — ohne dokumentiertes Wissen faengt der Nachfolger bei null an
Uebergabedokument: Aufgaben, Jahresrhythmus, Kontakte, Zugaenge, Lessons Learned — alles, was der Nachfolger braucht
FAQ-Sammlung: 20 typische Fragen mit klaren Antworten — neue Helfer finden Antworten selbst
Einarbeitungsplan in drei Phasen: Orientierung → Begleitung → eigenstaendig mit Rueckfragen
Lessons Learned sind der wertvollste Teil — Erfahrungswissen, das nirgendwo steht und sonst verloren geht

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