E-Mail-Struktur

🔄 Recall: Der 3-Sekunden-Test

In Lektion 1 hast du gelernt, dass E-Mails in 3-5 Sekunden gescannt werden. Jetzt zeige ich dir die Struktur, die diesen Test besteht.

Traditionell vs. BLUF

Traditionell (so schreiben die meisten): Begrüßung → Hintergrund → Kontext → Erklärung → … → Bitte (ganz unten)

BLUF (so funktioniert’s besser): Begrüßung → Bitte / Kernaussage → Warum relevant → Details → Abschluss

Der Unterschied: Bei BLUF weiß der Empfänger nach den ersten zwei Sätzen, was du willst. Bei der traditionellen Variante muss er sich erst durch drei Absätze arbeiten.

Die Fünf-Teile-Struktur

1. Eröffnung (1 Satz)

Überspring das generische „Ich hoffe, es geht Ihnen gut" — gib sofort Kontext:

• „Bezüglich unseres Gesprächs am Montag:"
• „Kurzes Update zum Projekt XY:"
• „Ich brauche bis Freitag dein Feedback zu…"

2. Die Bitte (1-2 Sätze)

Konkret, nicht vage:

• ❌ „Wäre toll, wenn du dir das mal anschauen könntest"
• ✅ „Bitte prüfe den angehängten Entwurf und gib mir bis Donnerstag Feedback zu den Kosten im Abschnitt 3"

3. Kontext (2-4 Sätze)

Nur so viel Hintergrund, wie der Empfänger braucht. Nicht alles, was du weißt — nur das, was relevant ist.

4. Details (optional)

Mach sie scannbar:

• Stichpunkte für Listen
• Fettdruck für Kerninfos
• Kurze Absätze (max. 3-4 Zeilen)

5. Abschluss (1-2 Sätze)

Klarer nächster Schritt, Deadline oder Frage:

• „Antworte mir bitte bis Donnerstag, 16 Uhr."
• „Falls du Fragen hast, ruf mich kurz an."

✅ Quick Check: Warum ist „Wäre toll, wenn du dir das mal anschauen könntest" eine schwache Bitte?

(Antwort: Zu vage — was genau anschauen? Worauf achten? Bis wann? Der Empfänger weiß nicht, was „anschauen" konkret bedeutet und schiebt es auf.)

Formatierung für Scannbarkeit

Vorlagen für häufige Strukturen

Einfache Bitte:

Hi [Name],

[Bitte in einem Satz].

Kontext: [2-3 Sätze Hintergrund].

Danke — bis [Deadline]?

Grüße, [Name]

Update + Bitte:

Hi [Name],

Kurzes Update zu [Thema]: [Ein-Satz-Status].

Was noch offen ist:
- [Punkt 1]
- [Punkt 2]

Ich brauche [konkrete Bitte] bis [Deadline].

Grüße, [Name]

Längen-Richtlinien

Faustregel: Wenn deine E-Mail länger als ein Bildschirm ist, überleg, ob ein Teil in einen Anhang gehört.

Wichtigste Erkenntnisse

• BLUF — Kernaussage und Bitte in den ersten 2-3 Sätzen
• Fünf Teile: Eröffnung, Bitte, Kontext, Details, Abschluss
• Formatierung macht den Unterschied: Stichpunkte, Fettdruck, kurze Absätze
• Eine klare Bitte pro E-Mail — mit konkreter Deadline
• Wenn die E-Mail einen Bildschirm übersteigt: Anhang nutzen

Nächste Lektion

Lektion 3 zeigt dir, wie du Betreffzeilen schreibst, die zum Öffnen einladen — denn wenn deine E-Mail nicht geöffnet wird, hilft die beste Struktur nichts.