Abschlussprojekt: Deine Vorlagen-Bibliothek

🔄 Recall: 15 Vorlagen aus Lektion 7 — jetzt deine eigenen

In Lektion 7 hast du fertige Vorlagen für Meetings, Bitten, Updates und schwierige Situationen kennengelernt. Jetzt baust du daraus deine persönliche Sammlung — zugeschnitten auf deinen Arbeitsalltag.

Alles zusammenführen

Du hast die Prinzipien gelernt. Jetzt bau etwas, das du tatsächlich nutzen wirst.

Dieses Abschlussprojekt führt dich durch den Aufbau deiner persönlichen E-Mail-Vorlagen-Bibliothek — eine Sammlung bewährter Vorlagen, angepasst an deine konkreten Situationen.

Warum eine Bibliothek?

Eine Vorlagen-Bibliothek heißt nicht, roboterhaft zu klingen. Sie bedeutet:

• Zeit sparen bei E-Mails, die du ständig schreibst
• Konsistenz sichern bei wichtiger Kommunikation
• Entscheidungsmüdigkeit reduzieren an langen Tagen
• Festhalten, was funktioniert — bevor du es vergisst

Dein persönliches Playbook für E-Mails.

Schritt 1: Deine häufigsten E-Mails identifizieren

Bevor du Vorlagen baust, identifiziere Muster. Schau dir dein Gesendet-Postfach der letzten vier Wochen an.

Deine Vorlagen sollten deine tatsächlichen Viel-Schreiber abdecken.

Schritt 2: Fünf Kern-Vorlagen erstellen

Bau Vorlagen für deine Top-5-E-Mail-Typen. Für jede:

1. Vorlage schreiben mit den Kurs-Prinzipien
2. Anpassungspunkte markieren mit [Klammern]
3. Varianten einbauen für häufige Situationen
4. Testen an echten E-Mails

Vorlage 1: Deine häufigste Bitte

Denk an eine Bitte, die du regelmäßig stellst. Bau eine Vorlage, die:

• Einen konkreten, spezifischen Betreff hat
• Mit Kontext eröffnet (1 Satz)
• Die Bitte klar formuliert (BLUF)
• Notwendigen Kontext liefert (2-3 Sätze)
• Es leicht macht, zu antworten
• Einen klaren Abschluss hat

Vorlage 2: Dein wöchentliches Update

Falls du Statusupdates sendest:

• Konsistentes Betreff-Format
• Scannbare Formatierung (Stichpunkte, Überschriften)
• Abdecken: Fortschritt, Blocker, Bedarf
• Auf dein Publikum abgestimmt

Vorlage 3: Dein Follow-up

Bau eine Vorlage, die:

• Nicht aufdringlich wirkt
• Mehrwert liefert oder die Antwort vereinfacht
• Zu deiner häufigsten Follow-up-Situation passt

Vorlage 4: Dein Networking-E-Mail

Ob Kaltakquise oder Wiederaufnahme:

• Überzeugender Betreff
• Schnell Relevanz herstellen
• Konkrete, leichte Bitte
• Respekt vor der Zeit des anderen

Vorlage 5: Dein schwieriges Gespräch

Wähl einen schwierigen E-Mail-Typ, mit dem du zu tun hast:

• Direkt und empathisch zugleich
• Schlechte Nachricht nicht vergraben
• Weg nach vorne aufzeigen

✅ Quick Check: Du willst eine Vorlage für Feedback-Bitten erstellen. Was sollte unbedingt drin sein?

(Antwort: Konkreter Betreff, was genau du feedbacken lassen willst, worauf der Empfänger achten soll, Deadline, und der Hinweis, dass grobe Eindrücke reichen — das reduziert den Aufwand.)

Schritt 3: Bibliothek strukturieren

Organisiere Vorlagen so, dass du sie schnell findest:

E-MAIL-VORLAGEN
├── Meetings
│   ├── Meeting anfragen
│   ├── Meeting verschieben
│   └── Meeting absagen
├── Bitten
│   ├── Um Information bitten
│   ├── Um Feedback bitten
│   ├── Um Freigabe bitten
│   └── Um Vorstellung bitten
├── Updates
│   ├── Projektstatus
│   └── Ergebnisse teilen
├── Networking
│   ├── Erstansprache
│   ├── Danke nach Gespräch
│   └── Kontakt wiederaufnehmen
├── Follow-ups
│   ├── Kurzer Bump
│   ├── Follow-up mit Mehrwert
│   └── Letztes Follow-up
└── Schwieriges
    ├── Absage
    ├── Schlechte Nachricht
    ├── Fehler korrigieren
    └── Entschuldigung

Schritt 4: Speichern und schnell zugreifen

Optionen:

• Textdatei — Einfach, durchsuchbar, portabel
• Notiz-App (Notion, Apple Notizen, Obsidian) — Organisiert, überall verfügbar
• Gmail-Vorlagen — Direkt im Compose-Fenster
• Textexpansion (TextExpander, Raycast) — Kürzel tippen, Vorlage erscheint
• KI-Prompt — „Schreibe mir eine E-Mail an [Person] wegen [Thema], Ton: [professionell/locker]"

Profi-Tipp: Einheitliche Benennung: [Kategorie] – [konkreter Zweck]

• Meeting – Anfrage 30 Min
• Follow-up – keine Antwort
• Absage – Meeting-Einladung

Kurs-Rückblick

Die E-Mail-Formel

Jede wirksame E-Mail folgt diesem Muster:

BETREFF: [Thema] — [Was du brauchst / Warum relevant]

[ERÖFFNUNG]: Ein Satz Kontext

[BITTE]: Was du brauchst (konkret, handlungsfähig)

[KONTEXT]: Gerade genug Hintergrund (2-4 Sätze oder Stichpunkte)

[ABSCHLUSS]: Klarer nächster Schritt oder Deadline

Checkliste: Vor dem Absenden

• Betreffzeile ist konkret und frontgeladen
• Bitte erscheint in den ersten 3 Sätzen
• Formatiert für Scanning (kurze Absätze, Stichpunkte)
• Ton passt zu Beziehung und Inhalt
• Leicht zu beantworten (konkrete Fragen, Optionen gegeben)
• Eine klare Bitte pro E-Mail
• Laut gelesen — klingt es nach dir?

Nächste Schritte

Dein E-Mail-Game ist jetzt deutlich besser als der Durchschnitt. So bleibst du dran:

1. Tracke, was funktioniert — Welche E-Mails bekommen schnelle Antworten?
2. Vorlagen verfeinern — Auf Basis echter Ergebnisse aktualisieren
3. Mit dem Team teilen — Vorlagen können gemeinsame Ressourcen werden
4. Dranbleiben — E-Mail-Normen entwickeln sich weiter

Jetzt geh raus und schreib E-Mails, die tatsächlich beantwortet werden.

Wichtigste Erkenntnisse

• Fünf Kern-Vorlagen decken 80% deiner E-Mail-Situationen ab
• Aus der Praxis bauen: Die besten Vorlagen kommen von E-Mails, die funktioniert haben
• Konsistente Struktur: Ordner + einheitliche Benennung = schneller Zugriff
• Testen und verfeinern: Vorlagen sind lebendige Dokumente, keine statischen Texte
• Sofort anfangen: Nimm eine Vorlage und nutze sie bei deiner nächsten E-Mail. Heute noch.