Willkommen: KI in deinem Workspace

Du nutzt Gmail, Docs, Sheets und Slides quasi jeden Tag. Und seit 2025 hat jede dieser Apps KI eingebaut — ohne Aufpreis in deinem Google Workspace-Plan.

Der Haken: Die meisten Leute wissen entweder gar nicht, dass diese Funktionen existieren, oder haben einmal rumgetippt, waren enttäuscht und nie wieder zurückgekommen. Aber ehrlich gesagt liegt’s nicht an der KI — sondern daran, wie du sie fragst.

What You’ll Learn

Am Ende dieser Lektion weißt du, wo Gemini in jeder Workspace-App steckt, wie die Formel für Prompts aussieht, die brauchbare Ergebnisse liefern, und wo die Grenzen liegen, auf die du achten solltest.

Wo lebt Gemini?

Gemini ist auf zwei Arten in Google Workspace integriert:

1. Die Seitenleiste

Klick auf das Gemini-Symbol (✨) oben rechts in einer beliebigen Workspace-App. Ein Chat-Panel öffnet sich, in dem du Fragen stellen, Zusammenfassungen anfordern oder Hilfe bekommen kannst — immer im Kontext von dem, woran du gerade arbeitest.

Verfügbar in: Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Chat.

2. Inline-Funktionen

Achte auf „Hilf mir beim Schreiben"-Prompts, die direkt in deinem Dokument oder deiner E-Mail erscheinen. Damit generierst oder überarbeitest du Inhalte, ohne ein separates Panel öffnen zu müssen.

Verfügbar in: Gmail (Verfassen-Fenster), Docs (leere Zeile oder markierter Text), Sheets (Seitenleiste + =AI-Funktion).

What to Expect

Gemini in Workspace kann Dinge, die vor zwei Jahren noch Stunden gedauert hätten:

App	Was Gemini kann
Gmail	E-Mails verfassen, Threads zusammenfassen, Antworten vorschlagen, Texte polieren
Docs	Texte generieren, Abschnitte umschreiben, Tonfall ändern, komplette Dokumente erstellen
Sheets	Formeln schreiben, Daten analysieren, Tabellen generieren, Informationen klassifizieren
Slides	Präsentationen erstellen, Bilder generieren, Layouts vorschlagen, Texte umformulieren
Meet	Meeting-Notizen erstellen, Diskussionen zusammenfassen, Action Items auflisten
Drive	Dateien per Beschreibung suchen, Dokumente zusammenfassen, Fragen zu deinen Dateien beantworten

✅ Quick Check: Du willst, dass Gemini dir eine Projekt-Update-E-Mail schreibt. Welche zwei Zugangswege könntest du nutzen? (Antwort: Du kannst den Inline-Button „Hilf mir beim Schreiben" im Gmail-Verfassen-Fenster verwenden, um direkt einen Entwurf zu generieren. Oder du öffnest die Gemini-Seitenleiste in Gmail und bittest dort um eine E-Mail. Beide Wege funktionieren — Inline ist schneller für einen Quick-Draft, die Seitenleiste besser, wenn du den Prompt erst verfeinern willst.)

Die Prompt-Formel

Der größte Fehler, den Leute mit Gemini machen: vage Prompts. Hier ist die Lösung.

Schlechter Prompt

„Schreib einen Bericht"

Ergebnis: Ein generischer, unbrauchbarer Bericht über nichts Bestimmtes.

Guter Prompt

„Schreib eine einseitige Zusammenfassung unserer Q3-Marketing-Ergebnisse für die Geschäftsleitung. Inhalt: Gesamtausgaben (38.000 €), generierte Leads (1.200), Kosten pro Lead (31,67 €) und Vergleich zu Q2. Tonfall: professionell und knapp. Hebe hervor, dass die Kosten pro Lead um 15 % gegenüber dem Vorquartal gesunken sind."

Ergebnis: Eine fokussierte, datenreiche Zusammenfassung, die nur minimale Nacharbeit braucht.

Die Formel

Kontext + Aufgabe + Vorgaben = Guter Prompt

Kontext: Woran arbeitest du? Wer ist die Zielgruppe? Was ist der Hintergrund?
Aufgabe: Welche konkrete Ausgabe brauchst du? (Entwurf, Zusammenfassung, Analyse, Erstellung)
Vorgaben: Format, Länge, Tonfall, bestimmte Details, die rein oder raus sollen

Beispiele nach App

App	Prompt-Beispiel
Gmail	„Schreib eine freundliche Folge-E-Mail an eine Kundin, die seit 5 Tagen nicht auf unser Q3-Angebot geantwortet hat. Maximal 100 Wörter."
Docs	„Formuliere diesen Absatz knapper um. Zielgruppe ist ein breites Publikum. Fachbegriffe raus."
Sheets	„Erstelle eine Formel, die den durchschnittlichen Umsatz pro Kunde pro Quartal berechnet — nur für Kunden mit mehr als 3 Käufen."
Slides	„Erstelle eine 5-Folien-Präsentation über unsere Produkt-Roadmap 2026. Enthalten: Zeitplan, Meilensteine, Teamzuordnung und Budgetübersicht."

✅ Quick Check: Du fragst Gemini: „Fass das zusammen." Was stimmt an diesem Prompt nicht, und wie würdest du ihn verbessern? (Antwort: „Fass das zusammen" gibt weder Kontext noch Vorgaben. Gemini weiß nicht, welche Länge, welche Zielgruppe oder welche Details wichtig sind. Besser: „Fass diesen E-Mail-Thread in 3 Stichpunkten für meine Chefin zusammen. Fokus auf getroffene Entscheidungen und vergebene Action Items." Die verbesserte Version benennt Format, Zielgruppe, Länge und Fokus.)

Was Gemini (noch) nicht kann

Mal ehrlich — die Grenzen sollte man kennen:

Firmeninterna kennt die KI nicht. Gemini hat keinen Zugriff auf euer internes Firmenwissen, es sei denn, du verweist auf konkrete Dateien.
Fakten können falsch sein. KI generiert plausibel klingenden Text, der Fehler enthalten kann. Zahlen, Daten und Namen immer selbst prüfen.
Gedankenlesen funktioniert nicht. Vage Prompts liefern vage Ergebnisse. Die Qualität der Ausgabe spiegelt halt direkt die Genauigkeit deines Prompts.
Es gibt Nutzungslimits. Je nach Plan hast du tägliche oder monatliche Obergrenzen für KI-Anfragen.
Funktionsumfang variiert. Business Starter hat weniger KI-Features als Business Plus oder Enterprise.
Datenschutz beachten. Wenn du sensible Daten in Gemini eingibst, gelten die Datenschutzrichtlinien deines Google Workspace-Plans — informier dich bei eurer IT-Abteilung.

How This Course Works

In den nächsten sechs Lektionen geht’s jeweils um eine App (oder App-Kombination):

Lektion	App-Fokus	Was du lernst
2	Gmail	Verfassen, zusammenfassen, antworten, polieren
3	Docs	Schreiben, überarbeiten, Dokumente erstellen
4	Sheets	Formeln, Analyse, =AI()-Funktion
5	Slides + Meet	Präsentationen und Meeting-Notizen
6	Drive + NotebookLM	Suchen, zusammenfassen, recherchieren
7	Multi-App-Workflows	Apps für komplexe Aufgaben kombinieren
8	Capstone	Komplett KI-gestützter Arbeitstag

Jede Lektion dauert 10–15 Minuten und enthält Prompts, die du sofort in deinem eigenen Workspace ausprobieren kannst. Kein Setup nötig — einfach App öffnen und los.

Key Takeaways

Gemini steckt in Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet und Drive — keine Extra-Tools nötig
Zugang über die Seitenleiste (✨-Symbol) oder Inline-Funktionen wie „Hilf mir beim Schreiben"
Bessere Prompts = bessere Ergebnisse: Immer Kontext, Aufgabe und Vorgaben mitgeben
KI-Output ist ein Entwurf — vor dem Absenden oder Teilen immer prüfen
Dieser Kurs zeigt dir konkrete Prompts für jede App, die sofort brauchbare Ergebnisse liefern

Up Next

In der nächsten Lektion geht’s um Gmail und die KI-Funktionen: E-Mails von Grund auf verfassen, lange Threads zusammenfassen, Texte polieren und smarte Antworten, die tatsächlich nach dir klingen.