Multi-App-KI-Workflows

Du hast Gemini in einzelnen Apps gelernt. Die echte Power entfaltet sich, wenn du sie verkettest. Eine Aufgabe, die Gmail, Docs, Sheets und Slides berührt — wie die Vorbereitung eines Quartalsberichts — lässt sich mit KI über alle vier Apps in einem Bruchteil der üblichen Zeit orchestrieren.

🔄 Quick Recall: In der vorherigen Lektion hast du gelernt, Dateien mit Gemini in Drive zu suchen und zusammenzufassen und NotebookLM für quellenbasierte Recherche zu nutzen. Jetzt verbindest du einzelne App-Skills zu durchgängigen Workflows.

Workflow 1: Meeting → Bericht → E-Mail

Szenario: Nach einem Team-Meeting musst du einen Zusammenfassungsbericht erstellen und verteilen.

Schritt 1: Erfassen (Meet)

Aktiviere „Notizen mit Gemini" während des Meetings. Danach generiert Gemini Notizen in einem Google Doc.

Schritt 2: Strukturieren (Docs)

Öffne die KI-generierten Meeting-Notizen. Nutze Gemini in Docs:

„Strukturiere diese Meeting-Notizen zu einer formellen Zusammenfassung mit folgenden Abschnitten: Teilnehmer, Zentrale Diskussionspunkte, Getroffene Entscheidungen, Action Items (mit Verantwortlichem und Frist), Nächste Schritte. Entferne informelle Gesprächsteile und halte es professionell."

Schritt 3: Prüfen und Bearbeiten

Den strukturierten Bericht durchlesen. Fehlerhafte Zuordnungen korrigieren, von Gemini verpassten Kontext ergänzen, Action-Item-Details verifizieren.

Schritt 4: Verteilen (Gmail)

In Gmail „Hilf mir beim Schreiben" nutzen:

„Entwurf einer E-Mail an das Projektteam mit der Meeting-Zusammenfassung. Verweise auf @Meeting-Zusammenfassung-5-März. Hebe die 3 wichtigsten Action Items mit Fristen hervor. Bitte die Empfänger, ihre Action Items bis Feierabend zu bestätigen."

Gesamtzeit: 15 Minuten statt 60+.

Workflow 2: Datenanalyse → Präsentation

Szenario: Du hast Quartalsdaten in Sheets und musst sie der Geschäftsleitung präsentieren.

Schritt 1: Analysieren (Sheets)

Öffne deine Daten in Sheets. Nutze die Gemini-Seitenleiste:

„Was sind die Top 3 Erkenntnisse aus diesen Quartalsdaten?"
„Erstelle ein Diagramm: Umsatz nach Region über die letzten 4 Quartale"
„Welche Regionen sind am stärksten gewachsen? Welche rückläufig?"

Schritt 2: Erstellen (Slides)

Öffne Google Slides. Prompt an Gemini:

„Erstelle eine 7-Folien-Quartalsübersicht. Basierend auf diesen Ergebnissen:

Gesamtumsatz: 3,8 Mio. € (plus 12 % YoY)
Region West wuchs 23 %, Region Ost sank 5 %
Neue Produktlinie trug 18 % zum Umsatz bei
Kundenbindung verbesserte sich von 82 % auf 89 %

Inklusive: Titelfolie, Umsatzübersicht, Regionaler Vergleich, Produktmix, Kundenkennzahlen, Herausforderungen (Rückgang Region Ost) und Prioritäten nächstes Quartal."

Schritt 3: Verfeinern (Slides)

Für jede Folie mit Daten: Zahlen gegen die Sheets-Quelle prüfen. Dann verfeinern:

„Füge Sprechernotizen für die CFO-Präsentation zu jeder Folie hinzu"
„Mach die Regionenvergleichs-Folie visueller — schlage ein Karten- oder farbiges Balkendiagramm vor"

✅ Quick Check: Im Daten-zu-Präsentation-Workflow lässt du Gemini die Sheets-Daten zusammenfassen und dann Folien aus der Zusammenfassung erstellen. Die Folien zeigen „Umsatz wuchs 15 % YoY." Deine Sheets-Daten zeigen 12 %. Wo entstand der Fehler? (Antwort: Wahrscheinlich im Zusammenfassungsschritt. Als Gemini die Sheets-Daten zusammenfasste, hat es möglicherweise den Wachstumswert gerundet oder falsch gelesen. Bis es Slides erreichte, wurde die falsche Zahl als Fakt behandelt. Die Lösung: Immer exakte Zahlen aus deinen Daten in den Slides-Prompt kopieren — die KI nie bei irgendeinem Schritt numerische Daten runden, schätzen oder umformulieren lassen.)

Workflow 3: Recherche-Pipeline

Szenario: Du musst ein Thema recherchieren, Ergebnisse zusammentragen und ein Briefing teilen.

Schritt 1: Sammeln (Drive)

Relevante Dateien in einem Drive-Ordner sammeln. Gemini nutzen:

„Finde alle Dokumente in meinem Drive zum Thema Wettbewerber-Preisstrategien der letzten 6 Monate."

Schritt 2: Tiefenanalyse (NotebookLM)

Die relevantesten Dateien in NotebookLM hochladen:

„Welche Preismodelle nutzen unsere Wettbewerber?"
„Wo stimmen sie mit unserem Ansatz überein, wo unterscheiden sie sich?"
„Welche Lücken oder Chancen gibt es?"

Schritt 3: Synthetisieren (Docs)

Google Docs öffnen und Gemini prompten:

„Schreib ein 2-seitiges Wettbewerbs-Preis-Briefing basierend auf diesen Erkenntnissen: [NotebookLMs zentrale Ergebnisse einfügen]. Struktur: Executive Summary, Wettbewerberübersicht, Unsere Position, Empfehlungen."

Schritt 4: Verteilen (Gmail + Slides)

Ein Zusammenfassungs-Deck für das Führungsmeeting erstellen, dann eine E-Mail mit Doc und Slides als Anhang entwerfen.

Workflow 4: Feedback sammeln → Analysieren → Handeln

Szenario: Du hast Kundenfeedback per Formular gesammelt und musst es analysieren und darauf reagieren.

Schritt 1: Klassifizieren (Sheets)

Das Feedback ist in einem Google Sheet. =AI()-Funktion nutzen:

=AI("Klassifiziere dieses Feedback als Fehlerbericht, Feature-Wunsch, Lob oder Beschwerde: " & A2)

Nach unten ziehen, um alle Antworten zu klassifizieren.

Schritt 2: Analysieren (Sheets)

Seitenleiste nutzen:

„Wie viele Antworten in jeder Kategorie?"
„Was sind die Top 3 Feature-Wünsche?"
„Erstelle ein Diagramm mit der Feedback-Verteilung"

Schritt 3: Bericht (Docs)

„Erstelle einen Kundenfeedback-Bericht basierend auf @Feedback-Analyse-Sheet. Inklusive: Mengenübersicht, Top-Themen, empfohlene Maßnahmen und Priorisierung."

Schritt 4: Zuweisen (Gmail)

„Entwurf zweier E-Mails an das Produktteam und das Entwicklungsteam. Produkt bekommt die Feature-Wünsche mit Priorisierungsempfehlungen. Entwicklung bekommt die Fehlerberichte mit Schweregrad-Einschätzung."

Eigene Workflows bauen

Das Grundmuster

Jeder Multi-App-Workflow folgt diesem Schema:

Input (Rohdaten/Notizen/Dateien)
    → Verarbeiten (analysieren, klassifizieren, zusammenfassen)
        → Erstellen (Bericht, Präsentation, Briefing)
            → Verteilen (E-Mail, teilen, präsentieren)

Tipps für zuverlässige Workflows

Bei jedem Übergabepunkt prüfen. Wenn Daten von Sheets zu Slides wandern: Zahlen checken.
@-Referenzen nutzen. Sie übertragen Kontext zwischen Apps — Gemini liest die referenzierten Dateien.
Menschen in der Schleife halten. KI-Workflows sind „menschlich unterstützte Automatisierung", kein Vollautopilot.
Prompts speichern. Wenn ein Workflow funktioniert, die Prompts in einem Doc für Wiederverwendung sichern.

✅ Quick Check: Du hast einen Workflow gebaut: Sheets-Analyse → Docs-Bericht → Gmail-Verteilung. Diese Woche funktioniert er perfekt. Wird er nächste Woche mit neuen Daten genauso funktionieren? (Antwort: Größtenteils, aber nicht garantiert. Der Sheets-Analyseschritt hängt davon ab, dass deine Datenstruktur konsistent bleibt — wenn sich Spaltennamen ändern oder neue Kategorien auftauchen, könnte Gemini falsch interpretieren. Der Docs-Berichtsschritt könnte andere Formulierungen produzieren. Der Gmail-Schritt sollte konsistent funktionieren, wenn dein Prompt spezifisch ist. Tipp: Workflows bei jedem Durchlauf mit neuen Daten testen und Prompts bei Bedarf anpassen.)

Übung

Wähle einen der vier obigen Workflows, der zu einer Aufgabe passt, die du regelmäßig erledigst
Geh ihn Schritt für Schritt mit deinen eigenen Daten durch
Notiere, wo die KI-Ausgabe am meisten Nachbearbeitung braucht
Stoppe die Zeit: Wie lange dauert der KI-unterstützte Workflow im Vergleich zu deinem üblichen Vorgehen?
Speichere deine Prompts in einem Google Doc zur Wiederverwendung

Key Takeaways

Multi-App-Workflows verketten KI-Features über Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive und Meet
Das Grundmuster: Input → Verarbeiten → Erstellen → Verteilen
@-Referenzen nutzen, um Kontext zwischen Apps zu übertragen, ohne ihn jedes Mal neu zu erklären
Datengenauigkeit bei jedem Schritt prüfen — Fehler potenzieren sich, wenn Daten zwischen Apps wandern
Zahlen sind das höchste Risiko: Die KI nie über Schritte hinweg Statistiken approximieren oder erfinden lassen
Funktionierende Prompts für Wiederverwendung speichern — erfolgreiche Workflows werden wiederverwendbare Vorlagen

Up Next

In der letzten Lektion simulierst du einen komplett KI-gestützten Arbeitstag — alle Techniken aus dem Kurs kombiniert zu einem realistischen Morgen-bis-Abend-Workflow.