Capstone: Dein KI-gestützter Arbeitstag

Du hast jedes Gemini-Feature in Google Workspace gelernt. Jetzt packen wir alles zusammen in eine realistische Arbeitstag-Simulation.

🔄 Quick Recall: Im Verlauf dieses Kurses hast du gelernt: wo Gemini steckt und wie man promptet (Lektion 1), Gmail-E-Mail-Features (Lektion 2), Docs-Schreiben (Lektion 3), Sheets-Datenanalyse (Lektion 4), Slides und Meet (Lektion 5), Drive und NotebookLM-Recherche (Lektion 6) und Multi-App-Workflows (Lektion 7). Dieses Capstone integriert alles.

Dein KI-gestützter Arbeitstag

8:30 Uhr — Inbox-Triage (Gmail)

47 ungelesene E-Mails von über Nacht. Statt jede einzeln zu lesen:

1. Zusammenfassungen scannen — Gemini zeigt Zusammenfassungskarten bei langen Threads. Die Zusammenfassungen lesen, nicht die Threads.
2. Schnelle Antworten — Vorgeschlagene Antworten für einfache Bestätigungen nutzen
3. Antworten entwerfen — Für E-Mails, die durchdachte Reaktionen brauchen: „Hilf mir beim Schreiben" mit konkretem Kontext
4. Für später markieren — E-Mails markieren, die echte Aufmerksamkeit brauchen; den Rest KI-mäßig abhandeln

Gesparte Zeit: 45 Minuten → 15 Minuten

✅ Quick Check: Du fasst einen kritischen E-Mail-Thread eines Kunden zusammen und antwortest basierend auf der Zusammenfassung. Später sagt der Kunde, du hättest sein Hauptanliegen aus Nachricht #23 übersehen. Was lief schief? (Antwort: Du hast dich auf die KI-Zusammenfassung verlassen, ohne den Original-Thread für kritische Kundenkommunikation zu prüfen. Zusammenfassungen funktionieren für interne, risikoarme Threads, aber kundengerichtete Antworten erfordern, dass du Kernpunkte gegen die Originalnachrichten verifizierst. Die Regel: Je höher das Risiko, desto mehr verifizierst du.)

9:00 Uhr — Daten-Review (Sheets)

Du musst die Verkaufszahlen dieser Woche analysieren:

1. Verkaufstabelle öffnen
2. Gemini fragen: „Was sind die drei auffälligsten Veränderungen im Vergleich zur letzten Woche?"
3. Fragen: „Erstelle ein Diagramm: Umsatz nach Produkt diese Woche vs. letzte Woche"
4. =AI() für markierte Transaktionen nutzen: „Klassifiziere diese Transaktion als normal, ungewöhnlich oder prüfungsbedürftig"

Gesparte Zeit: 30 Minuten → 10 Minuten

10:00 Uhr — Team-Meeting (Meet)

„Notizen mit Gemini" vor Meetingstart aktivieren. Während des Meetings auf das Gespräch konzentrieren — nicht aufs Mitschreiben.

Nach dem Meeting:

1. Geminis Notizen prüfen
2. Fehlerhafte Zuordnungen korrigieren
3. Von Gemini übersehenen Kontext ergänzen
4. Im geteilten Teamordner speichern

11:00 Uhr — Bericht schreiben (Docs)

Basierend auf der Datenanalyse und der Meeting-Diskussion:

1. Neues Doc öffnen
2. Prompt: „Erstelle einen wöchentlichen Performance-Bericht. Inklusive: Umsatzübersicht (von @Verkaufs-Sheet), Team-Updates (von @Meeting-Notizen-Heute), Kennzahlen und Action Items."
3. Verfeinern: „Mach die Executive Summary knapper — maximal 3 Sätze"
4. Deine Analyse ergänzen — das „So what", das die KI nicht liefern kann

Gesparte Zeit: 90 Minuten → 30 Minuten

13:00 Uhr — Recherche (Drive + NotebookLM)

Vorbereitung für eine Strategiediskussion morgen:

1. Drive durchsuchen: „Finde alle Dokumente über unsere Produktstrategie 2026"
2. Die Top 5 in NotebookLM hochladen
3. Fragen: „Was sind die zentralen strategischen Themen über alle Dokumente hinweg? Wo widersprechen sie sich?"
4. Audio-Übersicht für den Heimweg generieren

14:30 Uhr — Präsentation (Slides)

Folien für die Strategiediskussion morgen erstellen:

1. Gemini mit Rechercheergebnissen und konkreten Daten prompten
2. 10-Folien-Deck generieren
3. Jede Zahl gegen die Quelldaten verifizieren
4. Sprechernotizen hinzufügen: „Schreib Gesprächspunkte für jede Folie, Ziel: 2 Minuten Erklärung pro Folie"

16:00 Uhr — Verteilung (Gmail)

Bericht und Präsentation versenden:

1. „Entwurf einer E-Mail an die Geschäftsleitung. Anhänge: @Wochenbericht und @Strategie-Folien. Fasse die 3 zentralen Erkenntnisse zusammen und weise auf das Strategie-Meeting morgen um 10 Uhr hin."
2. Auf Tonfall und Korrektheit prüfen
3. Absenden

Der KI-gestützte Arbeitstag in Zahlen

Das sind realistische Schätzungen für jemanden, der effektiv prompten kann — und das kannst du jetzt.

Kurs-Rückblick

Die Prüf-Checkliste

Vor dem Teilen von KI-generiertem Output diesen Durchlauf machen:

GENAUIGKEIT:
□ Zahlen stimmen mit deinen Quelldaten überein (nie KI-generierten Statistiken vertrauen)
□ Namen und Daten sind korrekt
□ Keine erfundenen Fakten oder Quellen

TONFALL:
□ Angemessen für die Zielgruppe
□ Passt zu deiner professionellen Stimme
□ Nicht zu locker oder zu förmlich für den Kontext

KONTEXT:
□ Enthält Informationen, die nur du kennst
□ Referenziert die richtigen Projekte, Personen und Zeitpläne
□ Widerspricht nicht früheren Kommunikationen

VOLLSTÄNDIGKEIT:
□ Deckt alles Nötige ab
□ Lässt keine kritischen Details aus
□ Beantwortet die wahrscheinlichen Fragen der Leser

Wie geht’s weiter?

Täglich üben. Je mehr du Gemini-Prompts nutzt, desto besser wirst du darin, sie zu schreiben. Starte mit einer App pro Tag — Gmail heute, Docs morgen — bis es zur Gewohnheit wird.

Beste Prompts speichern. Erstelle ein „Prompt-Bibliothek"-Google Doc mit deinen effektivsten Prompts, organisiert nach App und Aufgabentyp.

Mit dem Team teilen. Die größten Produktivitätsgewinne entstehen, wenn ein ganzes Team KI effektiv nutzt.

Aktuell bleiben. Google fügt regelmäßig neue KI-Features hinzu. Folge dem Google Workspace Blog für Updates.

Key Takeaways

• Ein KI-gestützter Arbeitstag kann 3–4 Stunden bei typischen Wissensarbeitsaufgaben sparen
• Die Prüf-Gewohnheit ist nicht verhandelbar: Jeder KI-Output braucht Genauigkeits-, Ton- und Kontext-Checks
• Zahlen sind der risikoreichste KI-Output — immer gegen Quelldaten verifizieren
• Multi-App-Workflows potenzieren die Zeitersparnis über Gmail, Docs, Sheets, Slides und Drive
• KI ersetzt nicht dein Urteilsvermögen — sie übernimmt den Entwurf, damit du dich aufs „So what" konzentrieren kannst
• Eine Prompt-Bibliothek aufbauen und täglich üben — effektives Prompten ist eine Fähigkeit, die sich mit Übung verbessert