Terminmanagement und Praxisorganisation
KI-gestuetztes Terminmanagement in der Arztpraxis: Online-Buchung, No-Show-Reduktion, Wartezeit-Optimierung.
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🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 2 hast du gelernt, wie KI Arztbriefe aus Stichpunkten generiert — 70-80% Zeitersparnis bei voller DSGVO-Konformitaet. Jetzt optimieren wir den zweitgroessten Zeitfresser: die Terminverwaltung.
Das Telefon klingelt. Wieder. Eine MFA nimmt ab, prueft den Kalender, sucht einen passenden Termin, traegt ein, bestaetigt. 3-5 Minuten pro Anruf. Bei 80-120 Anrufen pro Tag ist eine MFA fast ausschliesslich am Telefon. KI kann das aendern.
Das Terminproblem in Zahlen
| Problem | Auswirkung |
|---|---|
| 80-120 Anrufe/Tag in einer durchschnittlichen Praxis | 1-2 MFA nur fuer Telefon gebunden |
| 10-15% No-Show-Rate | 4-8 Termine/Tag ungenutzt |
| Durchschnittliche Wartezeit: 25 Min. | Unzufriedene Patienten |
| Notfaelle ohne Termin: 5-8/Tag | Zeitplan entgleist regelmaessig |
Online-Terminbuchung: Der erste Schritt
| Feature | Nutzen | Zeitersparnis |
|---|---|---|
| 24/7 Buchung | Patienten buchen abends/nachts | 30-40% weniger Anrufe |
| Automatische Bestaetigung | Per SMS/E-Mail sofort | MFA spart 2 Min./Termin |
| Erinnerung | 24h + 1h vor Termin | 30-40% weniger No-Shows |
| Online-Absage | 1-Klick-Stornierung | Termin wird sofort frei |
| Warteliste | Automatisch nachruecken | Ausfaelle aufgefuellt |
Anbieter im Vergleich
| Anbieter | Kosten/Monat | PVS-Integration | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Doctolib | 139-229 EUR | Ja (viele PVS) | Groesste Patientenbasis DE |
| jameda | 99-159 EUR | Teilweise | Bewertungsportal + Buchung |
| Samedi | 59-199 EUR | Ja | Videosprechstunde inklusive |
| Terminland | 29-89 EUR | Teilweise | Guenstiger Einstieg |
✅ Quick Check: Warum reduziert eine “1-Klick-Absage” per SMS die No-Shows staerker als ein Erinnerungsanruf? (Tipp: Die Hemmschwelle sinkt — wer per Link absagen kann, tut es auch. Wer zurueckrufen muesste, laesst es oft bleiben.)
KI-gestuetzte Terminoptimierung
Online-Buchung allein reicht nicht. KI geht einen Schritt weiter: Sie plant die Reihenfolge und Dauer der Termine intelligent.
| KI-Funktion | Was sie tut | Ergebnis |
|---|---|---|
| Termintyp-Erkennung | Ordnet Behandlungstypen zu (Vorsorge=30 Min., Blutabnahme=5 Min.) | Realistische Zeitplanung |
| Puffer-Management | Fuegt Puffer nach komplexen Terminen ein | Weniger Verspaetung |
| Notfall-Slots | Haelt basierend auf historischen Daten Slots frei | Notfaelle ohne Chaos |
| Wartezeit-Vorhersage | Informiert Patienten per App ueber aktuelle Wartezeit | Weniger Frust im Wartezimmer |
| No-Show-Vorhersage | Erkennt Muster (bestimmte Uhrzeiten, Wochentage) | Gezielt ueberbuchen |
Beispiel: Intelligente Tagesplanung
| Zeit | Ohne KI | Mit KI-Optimierung |
|---|---|---|
| 8:00 | Gesundheitscheck (30 Min.) | Gesundheitscheck (30 Min.) |
| 8:15 | Blutabnahme (15 Min. geplant) | — (im GU integriert) |
| 8:30 | Rueckenschmerzen (15 Min.) | Blutabnahme-Block: 3 Patienten (15 Min.) |
| 8:45 | Erkältung (15 Min.) | Akut-Slot (Ruecken + Erkaeltung) |
| 9:00 | Notfall-Slot leer | Puffer |
| Ergebnis | 4 Patienten, 30 Min. Leerlauf | 5 Patienten, kein Leerlauf |
Wartezimmer-Management
| Massnahme | Technik | Patientenzufriedenheit |
|---|---|---|
| Echtzeit-Wartezeit | Bildschirm im Wartezimmer oder App | “Noch ca. 10 Min.” = weniger Frust |
| SMS bei Verspaetung | Automatisch bei >15 Min. Verzoegerung | Patient kommt spaeter, kein volles Wartezimmer |
| Check-in per App | Patient meldet sich digital an | MFA spart Empfangszeit |
| Aufrufsystem | Bildschirm: “Bitte Zimmer 3” | Kein Rufen, weniger Chaos |
So startest du
| Phase | Aktion | Aufwand | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 1 | Online-Buchung evaluieren (2-3 Anbieter testen) | 1 Woche | Vergleich der Optionen |
| 2 | Online-Buchung fuer ausgewaehlte Termintypen aktivieren | 1 Tag | 30% weniger Anrufe |
| 3 | SMS-Erinnerungen einrichten (24h + 1h) | 30 Min. | 30-40% weniger No-Shows |
| 4 | Termintypen mit Zeitbudgets definieren | 1 Stunde | Realistische Planung |
| 5 | Ergebnisse nach 4 Wochen auswerten | 1 Stunde | Datenbasierte Optimierung |
Key Takeaways
- 80-120 Anrufe/Tag binden 1-2 MFA ans Telefon — Online-Buchung reduziert das um 30-40%
- SMS-Erinnerung + 1-Klick-Absage reduziert No-Shows um 30-40%
- KI-Terminplanung optimiert Reihenfolge und Dauer — 15-25% bessere Auslastung
- Notfall-Slots basierend auf historischen Daten halten den Zeitplan stabil
- Echtzeit-Wartezeit-Anzeige steigert die Patientenzufriedenheit erheblich
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