Umsetzung, Dokumentation und Abrechnung
Nach der Bewilligung: Projektdokumentation, Mittelabruf und Verwendungsnachweis — damit die Foerderung auch wirklich fliesst.
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🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 6 hast du gelernt, wie du einen ueberzeugenden Foerderantrag schreibst: Problem quantifizieren, SMART-Ziele formulieren, Kostenplan aufschluesseln. Jetzt hast du die Bewilligung — und der zweite kritische Teil beginnt: Die korrekte Umsetzung und Abrechnung.
Der Foerderbescheid liegt auf dem Tisch. Glueckwunsch — du hast einen der wichtigsten Schritte geschafft. Aber jetzt kommt der Teil, den viele unterschaetzen: Die Dokumentation und Abrechnung. Denn die Foerderung fliesst erst, wenn du beweisen kannst, dass du das Geld wie geplant ausgegeben hast.
Der Projektablauf nach Bewilligung
| Phase | Was passiert | Deine Pflicht |
|---|---|---|
| Bewilligung | Foerderbescheid erhalten | Bescheid genau lesen — Auflagen beachten! |
| Start | Jetzt darfst du bestellen und beauftragen | Auftraege NUR an genehmigte Positionen |
| Umsetzung | Projekt durchfuehren | Laufend dokumentieren |
| Zwischenbericht | Bei laengeren Projekten (>6 Monate) | Kurzbericht zum Fortschritt |
| Abschluss | Projekt fertiggestellt | Verwendungsnachweis einreichen |
| Auszahlung | Foerdertraeger prueft und zahlt | Geduld — 4-8 Wochen Pruefung |
| Bindungsfrist | 3-5 Jahre nach Abschluss | System weiter nutzen |
Die goldenen Regeln der Projektdokumentation
Regel 1: Ab Tag 1 dokumentieren
Nicht am Ende. Nicht nach 3 Monaten. Ab dem ersten Tag.
Projektordner (digital oder physisch):
📁 Foerderprojekt_KI-Rechnungsverarbeitung/
├── 📁 01_Bewilligung/
│ ├── Foerderbescheid.pdf
│ └── Bewilligungsbedingungen.pdf
├── 📁 02_Angebote_Vertraege/
│ ├── Angebot_Firma_A_Software.pdf
│ ├── Vertrag_Firma_B_Hardware.pdf
│ └── Angebot_Firma_C_Schulung.pdf
├── 📁 03_Rechnungen/
│ ├── RE_001_Software_Firma_A.pdf
│ ├── RE_002_Hardware_Firma_B.pdf
│ └── RE_003_Schulung_Firma_C.pdf
├── 📁 04_Zahlungsnachweise/
│ ├── Kontoauszug_RE_001.pdf
│ ├── Kontoauszug_RE_002.pdf
│ └── Kontoauszug_RE_003.pdf
├── 📁 05_Berichte/
│ ├── Zwischenbericht_Monat_3.pdf
│ └── Abschlussbericht.pdf
└── 📁 06_Sonstiges/
├── Fotos_Installation.jpg
└── Protokoll_Schulung.pdf
Regel 2: Jede Ausgabe dem Kostenplan zuordnen
| Kostenplan-Position | Rechnung | Betrag | Zahlungsnachweis |
|---|---|---|---|
| KI-Software (12.000 EUR) | RE-001 Firma A | 12.000 EUR | Kontoauszug 15.03.2026 |
| Hardware (8.000 EUR) | RE-002 Firma B | 7.800 EUR | Kontoauszug 22.03.2026 |
| Schulung (4.500 EUR) | RE-003 Firma C | 4.500 EUR | Kontoauszug 10.05.2026 |
Wichtig: Der Rechnungsbetrag darf die genehmigte Position unterschreiten (7.800 statt 8.000 EUR — kein Problem), aber nicht ueberschreiten ohne Aenderungsantrag.
✅ Quick Check: Warum reicht eine Rechnung allein nicht als Verwendungsnachweis? (Tipp: Die Rechnung zeigt, was du kaufen sollst. Der Zahlungsnachweis beweist, dass du tatsaechlich bezahlt hast.)
Regel 3: Aenderungen sofort melden
Projekte laufen selten genau nach Plan. Das ist okay — solange du kommunizierst.
| Aenderung | Meldepflicht? | Was tun? |
|---|---|---|
| Kosten +/- 10% innerhalb einer Position | Meist nicht | Dokumentieren |
| Kosten +/- 20% oder neue Position | Ja | Aenderungsantrag (formlos) |
| Zeitplan verschiebt sich | Ja, bei >2 Monaten | Verlaengerungsantrag |
| Anderer Software-Anbieter | Ja | Begruendung + neues Angebot |
| Projektabbruch | Sofort | Foerdertraeger informieren |
Der Verwendungsnachweis
Am Projektende reichst du den Verwendungsnachweis ein. Er besteht aus:
1. Zahlungsmaessiger Nachweis
| Position lt. Kostenplan | Geplant | Tatsaechlich | Rechnung-Nr. | Zahlung am |
|---|---|---|---|---|
| KI-Software | 12.000 EUR | 12.000 EUR | RE-001 | 15.03.2026 |
| Hardware | 8.000 EUR | 7.800 EUR | RE-002 | 22.03.2026 |
| Integration | 6.000 EUR | 5.500 EUR | RE-004 | 18.04.2026 |
| Schulung | 4.500 EUR | 4.500 EUR | RE-003 | 10.05.2026 |
| Gesamt | 30.500 EUR | 29.800 EUR |
2. Sachbericht
Ein kurzer Bericht (2-5 Seiten) mit:
- Was wurde gemacht? (Arbeitspakete abarbeiten)
- Was wurde erreicht? (Ergebnisse vs. Ziele)
- Gab es Abweichungen? (Und warum?)
- Wie geht es weiter? (Nachhaltigkeit)
3. Anlagen
- Alle Rechnungen (Kopien)
- Alle Zahlungsnachweise (Kontoauszuege)
- Ggf. Fotos der installierten Hardware
- Schulungsnachweise (Teilnehmerlisten, Zertifikate)
Mittelabruf: Wann fliesst das Geld?
| Modell | Wann | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|---|
| Nachschuss | Nach Verwendungsnachweis | Einfach | Du musst vorfinanzieren |
| Teilabruf | Waehrend des Projekts (z.B. halbjährlich) | Weniger Vorfinanzierung | Mehr Buerokratie |
| Vorauszahlung | Vor Projektstart | Keine Vorfinanzierung | Selten, nur bei Bundesprogrammen |
Bei den meisten KMU-Programmen: Nachschuss-Modell. Du finanzierst vor, reichst den Verwendungsnachweis ein, und bekommst den Zuschuss nach Pruefung (4-8 Wochen) ueberwiesen.
Tipp fuer die Vorfinanzierung: Sprich mit deiner Hausbank. Viele Banken bieten Zwischenfinanzierungen fuer bewilligte Foerderprojekte an — der Foerderbescheid dient als Sicherheit.
Die Bindungsfrist: 3-5 Jahre Zweckbindung
Nach Projektende laeuft eine Zweckbindung — typisch 3-5 Jahre. In dieser Zeit:
| Erlaubt | Nicht erlaubt |
|---|---|
| System nutzen und weiterentwickeln | System verkaufen oder verschenken |
| Software updaten und upgraden | Auf eine komplett andere Loesung wechseln |
| Hardware erweitern | Hardware vor Ablauf verschrotten |
| Neue Mitarbeiter schulen | Foerdergelder fuer andere Zwecke nutzen |
Stichproben-Pruefung: Foerdertraeger pruefen stichprobenartig waehrend der Bindungsfrist. Halte deine Dokumentation zugaenglich — auch nach Projektende.
Checkliste: Nach der Bewilligung
- Foerderbescheid komplett lesen (Auflagen, Fristen, Meldepflichten)
- Projektordner anlegen (digital, Struktur wie oben)
- Rechnungen und Zahlungsnachweise sofort ablegen
- Jede Ausgabe dem Kostenplan zuordnen
- Aenderungen sofort melden (Kosten, Zeitplan, Anbieter)
- Zwischenberichte fristgerecht einreichen
- Verwendungsnachweis innerhalb der Frist einreichen (meist 3-6 Monate nach Projektende)
- Unterlagen 10 Jahre aufbewahren (steuerliche Aufbewahrungspflicht)
Key Takeaways
- Dokumentation ab Tag 1: Rechnungen, Zahlungsnachweise und Berichte sofort ablegen — nicht am Ende zusammensuchen
- Jede Ausgabe braucht beides: Rechnung UND Zahlungsnachweis (Kontoauszug) — ohne beides keine Auszahlung
- Aenderungen proaktiv melden: Kostenverschiebungen, Zeitverzoegerungen, Anbieterwechsel — Transparenz wird belohnt, Schweigen bestraft
- Bindungsfrist beachten: 3-5 Jahre nach Projektende muss das gefoerderte System im Einsatz bleiben
- Vorfinanzierung einplanen: Die meisten KMU-Programme zahlen erst nach Verwendungsnachweis — Hausbank fuer Zwischenfinanzierung ansprechen
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In der letzten Lektion bringst du alles zusammen: Dein persoenlicher Foerderantrag-Fahrplan — mit Checkliste, Zeitplan und konkretem naechsten Schritt.
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