Umsetzung, Dokumentation und Abrechnung

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 6 hast du gelernt, wie du einen ueberzeugenden Foerderantrag schreibst: Problem quantifizieren, SMART-Ziele formulieren, Kostenplan aufschluesseln. Jetzt hast du die Bewilligung — und der zweite kritische Teil beginnt: Die korrekte Umsetzung und Abrechnung.

Der Foerderbescheid liegt auf dem Tisch. Glueckwunsch — du hast einen der wichtigsten Schritte geschafft. Aber jetzt kommt der Teil, den viele unterschaetzen: Die Dokumentation und Abrechnung. Denn die Foerderung fliesst erst, wenn du beweisen kannst, dass du das Geld wie geplant ausgegeben hast.

Der Projektablauf nach Bewilligung

Die goldenen Regeln der Projektdokumentation

Regel 1: Ab Tag 1 dokumentieren

Nicht am Ende. Nicht nach 3 Monaten. Ab dem ersten Tag.

Projektordner (digital oder physisch):

📁 Foerderprojekt_KI-Rechnungsverarbeitung/
├── 📁 01_Bewilligung/
│   ├── Foerderbescheid.pdf
│   └── Bewilligungsbedingungen.pdf
├── 📁 02_Angebote_Vertraege/
│   ├── Angebot_Firma_A_Software.pdf
│   ├── Vertrag_Firma_B_Hardware.pdf
│   └── Angebot_Firma_C_Schulung.pdf
├── 📁 03_Rechnungen/
│   ├── RE_001_Software_Firma_A.pdf
│   ├── RE_002_Hardware_Firma_B.pdf
│   └── RE_003_Schulung_Firma_C.pdf
├── 📁 04_Zahlungsnachweise/
│   ├── Kontoauszug_RE_001.pdf
│   ├── Kontoauszug_RE_002.pdf
│   └── Kontoauszug_RE_003.pdf
├── 📁 05_Berichte/
│   ├── Zwischenbericht_Monat_3.pdf
│   └── Abschlussbericht.pdf
└── 📁 06_Sonstiges/
    ├── Fotos_Installation.jpg
    └── Protokoll_Schulung.pdf

Regel 2: Jede Ausgabe dem Kostenplan zuordnen

Wichtig: Der Rechnungsbetrag darf die genehmigte Position unterschreiten (7.800 statt 8.000 EUR — kein Problem), aber nicht ueberschreiten ohne Aenderungsantrag.

✅ Quick Check: Warum reicht eine Rechnung allein nicht als Verwendungsnachweis? (Tipp: Die Rechnung zeigt, was du kaufen sollst. Der Zahlungsnachweis beweist, dass du tatsaechlich bezahlt hast.)

Regel 3: Aenderungen sofort melden

Projekte laufen selten genau nach Plan. Das ist okay — solange du kommunizierst.

Der Verwendungsnachweis

Am Projektende reichst du den Verwendungsnachweis ein. Er besteht aus:

1. Zahlungsmaessiger Nachweis

2. Sachbericht

Ein kurzer Bericht (2-5 Seiten) mit:

• Was wurde gemacht? (Arbeitspakete abarbeiten)
• Was wurde erreicht? (Ergebnisse vs. Ziele)
• Gab es Abweichungen? (Und warum?)
• Wie geht es weiter? (Nachhaltigkeit)

3. Anlagen

• Alle Rechnungen (Kopien)
• Alle Zahlungsnachweise (Kontoauszuege)
• Ggf. Fotos der installierten Hardware
• Schulungsnachweise (Teilnehmerlisten, Zertifikate)

Mittelabruf: Wann fliesst das Geld?

Bei den meisten KMU-Programmen: Nachschuss-Modell. Du finanzierst vor, reichst den Verwendungsnachweis ein, und bekommst den Zuschuss nach Pruefung (4-8 Wochen) ueberwiesen.

Tipp fuer die Vorfinanzierung: Sprich mit deiner Hausbank. Viele Banken bieten Zwischenfinanzierungen fuer bewilligte Foerderprojekte an — der Foerderbescheid dient als Sicherheit.

Die Bindungsfrist: 3-5 Jahre Zweckbindung

Nach Projektende laeuft eine Zweckbindung — typisch 3-5 Jahre. In dieser Zeit:

Stichproben-Pruefung: Foerdertraeger pruefen stichprobenartig waehrend der Bindungsfrist. Halte deine Dokumentation zugaenglich — auch nach Projektende.

Checkliste: Nach der Bewilligung

• Foerderbescheid komplett lesen (Auflagen, Fristen, Meldepflichten)
• Projektordner anlegen (digital, Struktur wie oben)
• Rechnungen und Zahlungsnachweise sofort ablegen
• Jede Ausgabe dem Kostenplan zuordnen
• Aenderungen sofort melden (Kosten, Zeitplan, Anbieter)
• Zwischenberichte fristgerecht einreichen
• Verwendungsnachweis innerhalb der Frist einreichen (meist 3-6 Monate nach Projektende)
• Unterlagen 10 Jahre aufbewahren (steuerliche Aufbewahrungspflicht)

Key Takeaways

• Dokumentation ab Tag 1: Rechnungen, Zahlungsnachweise und Berichte sofort ablegen — nicht am Ende zusammensuchen
• Jede Ausgabe braucht beides: Rechnung UND Zahlungsnachweis (Kontoauszug) — ohne beides keine Auszahlung
• Aenderungen proaktiv melden: Kostenverschiebungen, Zeitverzoegerungen, Anbieterwechsel — Transparenz wird belohnt, Schweigen bestraft
• Bindungsfrist beachten: 3-5 Jahre nach Projektende muss das gefoerderte System im Einsatz bleiben
• Vorfinanzierung einplanen: Die meisten KMU-Programme zahlen erst nach Verwendungsnachweis — Hausbank fuer Zwischenfinanzierung ansprechen

Up Next

In der letzten Lektion bringst du alles zusammen: Dein persoenlicher Foerderantrag-Fahrplan — mit Checkliste, Zeitplan und konkretem naechsten Schritt.