Abrechnung und Betriebswirtschaft

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 5 hast du KI-gestuetzte Kundenkommunikation kennengelernt — Beratungstexte, Recall-Systeme, mehrsprachige Information. Jetzt geht es ums Geld: Abrechnung, Rohertrag und Betriebskennzahlen.

Eine Apotheke ist halt auch ein Unternehmen. Laut ABDA liegt der durchschnittliche Umsatz einer Apotheke bei 3,7 Millionen EUR — aber bei rund 25% Rohertragsquote bleiben etwa 925.000 EUR, davon gehen Personal (~361.000 EUR), Miete und Betriebskosten ab. Was am Ende uebrig bleibt (ABDA-Durchschnitt: 162.000 EUR), entscheidet KI mit: weniger Retax, bessere Einkaufskonditionen, optimierte Zusatzberatung.

Retax-Vermeidung: Der groesste Quick Win

Retax-Ursache	Haeufigkeit	KI-Loesung	Ersparnis/Fall
Falsches Generikum	~35%	Rabattvertrag-Check vor Abgabe	50-200 EUR
Mengenfehler	~20%	Versorgungszeitraum-Pruefung	50-150 EUR
Fehlende Genehmigung	~15%	Automatische Genehmigungspruefung	100-500 EUR
Formale Maengel	~15%	Verordnungspruefung	50-100 EUR
Abgelaufene Verordnung	~10%	Gueltigkeits-Check	50-200 EUR
Sonstige	~5%	Diverse Checks	Variabel

Rechnung: 50 Retaxationen/Jahr × 150 EUR Durchschnitt = 7.500 EUR Verlust. KI verhindert 70-80% = 5.250-6.000 EUR gespart.

Betriebskennzahlen mit KI

Kennzahl	Durchschnitt	KI-Optimierungspotenzial
Rohertragsquote	25-30%	+1-3% durch Einkaufsoptimierung + OTC-Beratung
Personalkosten	55-65% vom Rohertrag	-5-10% durch Automatisierung repetitiver Aufgaben
Wareneinsatz	70-75% vom Umsatz	-1-2% durch KI-Einkaufsoptimierung
Retax-Quote	0,5-1,5% der Rezepte	-70-80% durch KI-Pruefung
Lagerdrehung	8-12×/Jahr	+15-25% durch Bestandsoptimierung

✅ Quick Check: Warum ist jedes Prozent Rohertragsquote so entscheidend? (Tipp: Bei 3,7 Mio. EUR Durchschnittsumsatz bedeutet 1% mehr Rohertrag = 37.000 EUR mehr. Laut ABDA liegt das Betriebsergebnis im Schnitt bei 162.000 EUR — da machen 37.000 EUR einen gewaltigen Unterschied.)

OTC-Beratung: Rohertrag steigern

Rx-Abgabe	OTC-Zusatzempfehlung	Rohertrag-Plus
Antibiotikum	Probiotikum	+5-8 EUR
Blutdrucksenker	Omega-3, Magnesium	+3-6 EUR
Schmerzmittel	Magenprotektiva (bei Ibuprofen)	+4-7 EUR
Diabetes-Medikament	Blutzucker-Teststreifen	+8-15 EUR
Allergiemittel	Nasensalbe, Augentropfen	+5-10 EUR

KI kann bei der Rezeptbearbeitung automatisch sinnvolle OTC-Empfehlungen anzeigen — basierend auf dem verordneten Medikament und der Medikationshistorie.

Einkaufsoptimierung

Strategie	KI-Unterstuetzung
Grosshaendler-Vergleich	Preisvergleich ueber 2-3 Grosshaendler pro Artikel
Mengenoptimierung	Bestellen, wenn Mengenrabatt greift
Retourenmanagement	Drohenden Verfall erkennen, rechtzeitig retournieren
Saisonale Einkaufsplanung	Frueher bestellen = guenstigere Konditionen
Direktbezug	KI identifiziert Artikel, bei denen Direktbezug guenstiger ist

Personalplanung mit KI

Funktion	Was KI tut
Kundenfrequenz-Prognose	Montag 9-11 Uhr: hohe Frequenz → 3 HV-Plaetze besetzen
Saisonale Planung	Grippesaison: mehr Personal einplanen
Aufgabenverteilung	Kommissionierung automatisieren → Personal fuer Beratung
Urlaubsplanung	Optimale Verteilung basierend auf erwarteter Auslastung

Monatliches KI-Reporting

Report	Inhalt	Nutzen
Retax-Bericht	Vermiedene und eingetretene Retaxationen	Fehlerquellen erkennen
Rohertrag-Analyse	Rohertragsquote nach Warengruppe	Profitabilitaet optimieren
Lager-Bericht	Verfallrisiko, Drehung, gebundenes Kapital	Bestand optimieren
Kunden-Analyse	Stammkunden, Frequenz, Durchschnittsbon	Kundenbindung staerken
Benchmark	Vergleich mit Vormonat/Vorjahr	Trends erkennen

Key Takeaways

Retaxationen kosten Apotheken 3.000-10.000 EUR/Jahr — KI-Pruefung vor Abgabe spart 70-80% davon
Die Rohertragsquote ist die wichtigste Kennzahl: 25-30% Durchschnitt, jedes Prozent mehr = Tausende EUR Gewinn
OTC-Zusatzberatung (KI-gesteuerte Empfehlungen) steigert den Rohertrag um 3-15 EUR pro Kundenbesuch
Einkaufsoptimierung durch Grosshaendler-Vergleich und Mengenrabatte spart 1-2% am Wareneinsatz
Monatliches KI-Reporting zeigt Trends, Fehlerquellen und Optimierungspotenziale auf einen Blick

Up Next

In der naechsten Lektion geht es um Marketing und Sichtbarkeit: Wie du deine Apotheke online sichtbar machst und neue Kunden gewinnst.