Kalender und Terminplanung mit KI

Der Kalender deiner Fuehrungskraft — auf Autopilot

Terminplanung ist der groesste einzelne Zeitfresser fuer die meisten Assistenzkraefte. Studien zeigen durchschnittlich 4,8 Stunden pro Woche — fast ein kompletter Vormittag, der nur fuer Hin-und-Her-E-Mails, Zeitzonen-Rechnerei und Konfliktloesung draufgeht.

KI-Terminplanungstools reduzieren das auf nahezu null. So richtest du sie ein und nutzt sie effektiv.

Die KI-Terminplanungs-Landschaft

Drei Kategorien von Tools decken verschiedene Planungsbeduerfnisse ab:

Starte mit je einem Tool aus jeder Kategorie. Die meisten Assistenzkraefte decken mit einem intelligenten Planungstool (fuer interne Koordination) plus einem Buchungslink (fuer externe Kontakte) 90% ihrer Beduerfnisse ab.

Intelligente Terminplanung einrichten

Die Einrichtung dauert etwa 30 Minuten und spart danach jede Woche Stunden:

Schritt 1: Kalender verbinden. Verknuepfe den Arbeitskalender deiner Fuehrungskraft, den persoenlichen Kalender (wenn relevant) und deinen eigenen. KI braucht Einblick in alle Zeitplaene, um Konflikte zu vermeiden.

Schritt 2: Praeferenzen definieren. Teile der KI die Regeln deiner Fuehrungskraft mit:

Richte Terminplanungs-Praeferenzen fuer meine Fuehrungskraft ein:
- Keine Meetings vor 9 Uhr oder nach 17 Uhr
- 15 Minuten Puffer zwischen aufeinanderfolgenden Meetings
- 2 Stunden taeglich fuer Fokuszeit schuetzen (flexible Platzierung)
- Mittagsblock: 12-13 Uhr (nie ueberbuchen)
- Bevorzugte Meeting-Tage: Dienstag bis Donnerstag
- Externe Meetings: nur vormittags
- Interne Abstimmungen: nachmittags

Schritt 3: Meeting-Typen festlegen. Verschiedene Meetings haben verschiedene Regeln:

✅ Quick Check: Warum Meeting-Typen einzeln definieren? Weil ein 15-minuetiger Quick Sync voellig andere Planungsanforderungen hat als ein 90-minuetiges Vorstandsmeeting. KI nutzt diese Kategorien zur Priorisierung — wenn ein Vorstandsmeeting mit einer kurzen Abstimmung kollidiert, weiss sie automatisch, welches umgeplant wird.

Fokuszeit-Schutz

Das wertvollste Planungsfeature fuer Fuehrungskraefte ist nicht das Planen von Meetings — sondern der Schutz von Zeit vor Meetings.

Wie KI-Fokuszeitschutz funktioniert:

1. Du setzt ein taegliches Fokuszeit-Ziel (z.B. 2 Stunden)
2. KI platziert eine „intelligente Haltezeit" im Kalender
3. Wenn jemand waehrend der Fokuszeit ein Meeting anfragt, prueft KI:
   • Gibt es einen anderen freien Slot fuer dieses Meeting?
   • Kann die Fokuszeit auf ein anderes Fenster heute verschoben werden?
   • Ist dieses Meeting wichtig genug, um den Block zu uebergehen?
4. KI schlaegt automatisch eine Alternative vor oder schuetzt den Block

Das Ergebnis: Deine Fuehrungskraft bekommt konsistente Deep-Work-Zeit, ohne dass du jede Meeting-Anfrage manuell pruefen musst.

Zeitzonen-uebergreifende Terminplanung

Internationale Terminplanung ist der Bereich, wo sich KI sofort bezahlt macht:

Plane ein Meeting mit diesen Teilnehmern:
- Sarah Chen (CEO) — New York, EST
- Marcus Webb (CFO) — London, GMT
- Yuki Tanaka (VP Asien) — Tokio, JST

Anforderungen:
- 45 Minuten
- Muss waehrend der Geschaeftszeiten fuer alle drei liegen
- Sarah bevorzugt Vormittage, Yuki moechte nicht nach 19 Uhr Ortszeit
- Zoom-Link einfuegen
- Kalendereinladungen an alle drei senden

KI berechnet die Ueberschneidung (typischerweise ein schmales Fenster um 14-15 Uhr MEZ / 8-9 Uhr EST / 22-23 Uhr JST), gewichtet Praeferenzen und schlaegt die optimale Zeit vor — in Sekunden.

✅ Quick Check: Was solltest du bei einer zeitzonenuebergreifenden Terminanfrage immer angeben? Die Zeitzonen der Teilnehmer, ihre Arbeitszeiten und etwaige Praeferenzen. KI uebernimmt die Rechnung, aber sie braucht dein Insiderwissen — etwa dass Yuki um 18 Uhr Tokioter Zeit die Kinder abholt oder Sarah montags morgens immer im Exec-Meeting sitzt.

Umplanungen handhaben

Umplanungen loesen den gleichen Koordinationsaufwand aus wie die Erstplanung. KI macht es schmerzlos:

Wenn deine Fuehrungskraft ein Meeting absagen oder verschieben muss:

[Name der Fuehrungskraft] muss das 14-Uhr-Meeting mit dem Marketing-Team umplanen.
Finde den naechsten freien Slot diese Woche, der fuer alle 6 Teilnehmer passt.
Priorisiere Donnerstag oder Freitag.
Sende eine Umplanungsbenachrichtigung mit der neuen Zeit und einer aktualisierten Agenda.

KI prueft alle sechs Kalender, findet die Ueberschneidung, verschickt das Update — und du widmest dich hoeherwertigerer Arbeit.

Key Takeaways

• KI-Terminplanung spart 4,8 Stunden/Woche durch Eliminierung von Hin-und-Her-Koordinationsmails
• Planungspraeferenzen einmal festlegen — KI setzt sie bei jeder Meeting-Anfrage durchgehend durch
• Fokuszeitschutz ist das wertvollste Feature: deine Fuehrungskraft bekommt automatisch konsistente Deep-Work-Bloecke
• Zeitzonen-Terminplanung geht von 15+ Minuten manueller Berechnung zu Sekunden mit KI
• Meeting-Typen definieren (Quick Sync vs. Vorstandsmeeting), damit KI bei Konflikten intelligent priorisiert

Up Next: Du gehst den zweitgroessten Zeitfresser an — E-Mail-Management. Du lernst, wie KI den Posteingang sortiert, Antworten im Stil der Fuehrungskraft formuliert und dir taeglich Inbox Zero ermoeglicht.