E-Mail-Management mit KI

Inbox Zero — jeden Tag

🔄 Quick Recall: In der letzten Lektion hast du KI-Terminplanung eingerichtet, um 4,8 Stunden pro Woche bei der Kalenderverwaltung zu sparen. Jetzt gehst du den anderen grossen Zeitfresser an: E-Mail. KI-E-Mail-Tools sparen weitere 3-4 Stunden woechentlich.

Die durchschnittliche Fuehrungskraft erhaelt 120-150 E-Mails taeglich. Ohne System kann die Posteingangsverwaltung 2-3 Stunden deines Tages verschlingen. Mit KI schaffst du den gesamten Posteingang in unter 30 Minuten.

Das Drei-Schichten-E-Mail-System

Der effektivste Ansatz nutzt drei KI-Schichten, wobei jede die Arbeitslast der naechsten reduziert:

Schicht 1: Auto-Triage

KI kategorisiert jede eingehende E-Mail sofort:

Tools dafuer: SaneBox (funktioniert mit jedem E-Mail-Client), Shortwave (Gmail), Inbox Zero (Open Source).

SaneBox zum Beispiel lernt, welche Absender deine Fuehrungskraft als wichtig einstuft, welche E-Mails schnelle oder ausfuehrliche Antworten bekommen und welche immer ungelesen archiviert werden. Das Tool wird mit der Zeit immer besser.

Schicht 2: Stilgerechtes Verfassen

Sobald E-Mails sortiert sind, erstellt KI Antwortentwuerfe fuer die Kategorie „braucht Antwort" — im Stil deiner Fuehrungskraft.

Stil-Matching einrichten:

Analysiere den Schreibstil dieser 20 gesendeten E-Mails von [Name der Fuehrungskraft].
Identifiziere Muster bei:
- Begruessung (formell vs. informell, je nach Empfaengertyp)
- Satzlaenge und Absatzstruktur
- Ton-Merkmale (direkt, herzlich, diplomatisch usw.)
- Haeufige Formulierungen und Grussformeln
- Wie Anfragen bearbeitet werden (sofortige Zusage, bedingte Zusage, Weiterleitung, Absage)

Erstelle einen Stil-Leitfaden, den ich beim Verfassen von E-Mails in ihrem Namen nutzen kann.

Sobald du den Stil-Leitfaden hast, fuege ihn in jeden Entwurfs-Prompt ein:

Formuliere eine Antwort auf diese E-Mail im Stil von [Name der Fuehrungskraft]:
[Stil-Leitfaden-Zusammenfassung einfuegen]

Die zu beantwortende E-Mail:
[eingehende E-Mail einfuegen]

Kontext: [zusaetzliche Informationen — z.B. „sie unterstuetzt dieses Projekt" oder „sie moechte diese Entscheidung auf Q2 verschieben"]

✅ Quick Check: Warum ist die „Kontext"-Zeile im Entwurfs-Prompt so wichtig? Weil KI Ton und Stil perfekt treffen kann, aber die aktuelle Position deiner Fuehrungskraft zu einem Thema nicht kennt — ihre Beziehung zum Absender oder interne Politik. Dieser Kontext — den nur du kennst — macht den Unterschied zwischen einem generischen Entwurf und einem, den deine Fuehrungskraft ohne Aenderungen freigibt.

Schicht 3: Pruefen und Senden

Mit sortierten und vorformulierten E-Mails wird deine Morgenroutine zu:

1. Dringend (5 Min.): 3-5 dringende KI-Entwuerfe pruefen und senden oder an die Fuehrungskraft eskalieren
2. Braucht Antwort (15 Min.): 20-30 vorformulierte Antworten pruefen, Kontext wo noetig anpassen, senden
3. Info (5 Min.): Informations-E-Mails im Stapel archivieren, nur relevante Punkte fuer die Fuehrungskraft markieren
4. Newsletter (2 Min.): Schnell nach relevantem Inhalt scannen, Highlights an die Fuehrungskraft weiterleiten

Gesamt: ~30 Minuten fuer 120-150 E-Mails.

E-Mail-Vorlagen fuer haeufige Szenarien

Baue eine Vorlagenbibliothek fuer wiederkehrende E-Mail-Typen auf. KI nutzt diese als Ausgangspunkt:

Meeting-Anfrage beantworten:

Formuliere eine Antwort auf diese Meeting-Anfrage:
[Anfrage einfuegen]

Vorlage: [Fuehrungskraft] ist interessiert, braucht aber Agenda
und erwartete Ergebnisse vor der Zusage. Schlage vor, einen kurzen
Ueberblick zu senden. Ton: herzlich, aber professionell.

Terminkoordination:

Formuliere eine E-Mail zur Terminkoordination zwischen
[Fuehrungskraft] und [Kontakte]. Biete 3 Zeitoptionen aus der
Verfuegbarkeit von [Fuehrungskraft] diese Woche an. Ton: effizient und freundlich.

Hoeflich absagen:

Formuliere eine hoefliche Absage fuer diese Einladung:
[Einladung einfuegen]

Grund: [Fuehrungskraft] hat einen Terminkonflikt / das passt
nicht zu aktuellen Prioritaeten / naechstes Quartal Kontakt aufnehmen.
Ton: herzlich, wertschaetzend, laesst Tuer fuer die Zukunft offen.

✅ Quick Check: Warum Vorlagen bauen statt jedes Mal neue Prompts schreiben? Weil Vorlagen die Praeferenzen und Standardantworten deiner Fuehrungskraft kodieren. Die KI muss nicht herausfinden, wie deine Fuehrungskraft Einladungen typischerweise ablehnt — die Vorlage hat dieses Muster schon erfasst. Du lieferst nur den spezifischen Kontext fuer jede Situation.

Mehrere Posteingaenge verwalten

Viele Assistenzkraefte verwalten ihren eigenen Posteingang plus den der Fuehrungskraft (und manchmal ein Teampostfach):

Profi-Tipp: Richte verschiedene KI-Profile fuer jeden Posteingang ein. Das Profil deiner Fuehrungskraft nutzt deren Stil-Leitfaden; das Teampostfach nutzt einen neutral-professionellen Ton.

Key Takeaways

• Das Drei-Schichten-System (Auto-Triage → stilgerechte Entwuerfe → Pruefen-und-Senden) verarbeitet 150 E-Mails in 30 Minuten
• Stil-Matching ist der Schluessel zur Fuehrungskraft-Freigabe — KI-Entwuerfe, die nach deiner Fuehrungskraft klingen, werden ohne Ueberarbeitung gesendet
• Einen Stil-Leitfaden erstellen, indem 20+ gesendete E-Mails auf Muster bei Ton, Begruessung, Struktur und Grussformeln analysiert werden
• Immer Kontext in Entwurfs-Prompts einfuegen — KI uebernimmt den Stil, du lieferst das Urteil
• Vorlagenbibliotheken fuer haeufige Szenarien (Meeting-Anfragen, Absagen, Koordination) beschleunigen jeden zukuenftigen Entwurf

Up Next: Du lernst Meeting-Intelligenz — wie KI Meetings transkribiert, Briefings vor Gespraechen erstellt und den gesamten Follow-up-Workflow automatisiert.