Meeting-Intelligenz mit KI

Vor, waehrend und nach jedem Meeting

🔄 Quick Recall: In der letzten Lektion hast du ein KI-E-Mail-System aufgebaut, das 150 E-Mails in 30 Minuten verarbeitet. Jetzt wendest du den gleichen KI-First-Ansatz auf Meetings an — den anderen grossen Zeitfresser im Assistenzalltag.

Meetings fressen in drei Phasen Zeit: Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung. KI kann erhebliche Teile aller drei uebernehmen — und es beginnt, bevor jemand dem Call beitritt.

Phase 1: Meeting-Briefings vorab

Ein Meeting-Briefing gibt deiner Fuehrungskraft alles, was sie braucht, in 2 Minuten Lesezeit. KI erstellt diese aus Kalenderdaten, E-Mail-Verlauf und deinen Eingaben.

Der Briefing-Prompt:

Erstelle ein Meeting-Briefing fuer [Name der Fuehrungskraft]:

Meeting: [Titel]
Datum/Uhrzeit: [wann]
Teilnehmer: [Namen und Rollen auflisten]

Beinhalten:
1. Kurzprofil/Kontext fuer jeden externen Teilnehmer (Unternehmen, Rolle, aktuelle Neuigkeiten)
2. Zusammenfassung der letzten Interaktion mit diesen Kontakten (E-Mail-Thread pruefen: [Betreff])
3. Wichtige Entscheidungen oder offene Punkte vom letzten Meeting
4. Vorgeschlagene Gespraechspunkte basierend auf der Agenda
5. Moegliche Fragen oder Themen, die die Teilnehmer einbringen koennten
6. Empfohlenes Meeting-Ergebnis (was sollte entschieden oder vereinbart werden)

Was ein gutes Briefing ausmacht:

Maximal eine Seite — Fuehrungskraefte ueberfliegen, sie lesen keine Aufsaetze
Kontext ueber Personen, nicht nur Themen — „Sarah wurde letzten Monat zur VP befoerdert" ist nuetzlicher als „Sarah nimmt teil"
Klares empfohlenes Ergebnis — „Ziel: Freigabe des Q2-Budgets erhalten" fokussiert das Meeting

✅ Quick Check: Warum ein „empfohlenes Meeting-Ergebnis" im Briefing? Weil Meetings ohne definiertes Ergebnis driften. Wenn deine Fuehrungskraft das Ziel kennt — Budget freigeben, Timeline abstimmen, zwischen Option A und B entscheiden — steuert sie das Gespraech auf dieses Ergebnis zu. Es ist eines der wirkungsvollsten Dinge, die eine Assistenzkraft einem Briefing hinzufuegen kann, und es dauert 10 Sekunden.

Phase 2: Meeting-Transkription und Notizen

KI-Meeting-Assistenten treten Calls bei (Zoom, Teams, Google Meet) und uebernehmen alles:

Tool	Am besten fuer	Hauptfeature
Otter.ai	Allgemeine Meetings, Team-Syncs	Echtzeit-Transkription + KI-Zusammenfassung
Fireflies.ai	Kundentermine, Vertriebscalls	Durchsuchbare Transkripte + CRM-Integration
Read.ai	Fuehrungskraefte-Meetings	Meeting-Effektivitaets-Score + Engagement-Metriken
Sembly AI	Aufgabenorientierte Teams	Automatische Aufgabenextraktion + Zuweisung

Einrichtung dauert 5 Minuten: Tool mit dem Kalender deiner Fuehrungskraft verbinden, und es tritt automatisch geplanten Meetings bei, nimmt auf, transkribiert und generiert Zusammenfassungen.

Was KI erfasst, das Menschen uebersehen:

Beilaeufige Zusagen („Das schicke ich rueber")
Exakte Zitate (nuetzlich fuer Vorstandsprotokolle und rechtliche Belange)
Wer wie lange gesprochen hat (Meeting-Dynamik)
Stimmungswechsel bei schwierigen Gespraechen

Phase 3: Post-Meeting-Workflow

Hier entsteht der groesste KI-Mehrwert fuer Assistenzkraefte. Nach dem Meeting:

Schritt 1: KI erstellt eine Zusammenfassung — Wichtige Entscheidungen, Diskussionspunkte und naechste Schritte in 2-3 Absaetzen.

Schritt 2: KI extrahiert Aufgaben — Jede Zusage einer Person mit Frist zugeordnet.

Schritt 3: Du formulierst Follow-up-Mails — Mit KI und der Meeting-Zusammenfassung:

Erstelle basierend auf dieser Meeting-Zusammenfassung eine Follow-up-Mail an alle Teilnehmer:
[KI-generierte Zusammenfassung einfuegen]

Beinhalten:
1. Dank fuer die Teilnahme
2. Die 3 wichtigsten getroffenen Entscheidungen auflisten
3. Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen auflisten
4. Naechsten Meeting-Termin notieren (falls geplant)

Im Stil von [Name der Fuehrungskraft]: [kurzer Stil-Leitfaden]

Schritt 4: Aufgaben in den Projekttracker uebertragen — Extrahierte Tasks in Asana, Monday oder dein bevorzugtes System kopieren.

✅ Quick Check: Warum Follow-up-Mails innerhalb von 2 Stunden nach dem Meeting senden? Weil Erinnerungen schnell verblassen. Ein sofortiges Follow-up fixiert Entscheidungen, solange sie allen noch frisch im Kopf sind. Es schafft auch eine schriftliche Dokumentation — wenn jemand spaeter sagt „Das hatten wir nicht so vereinbart", hast du das KI-Transkript und die Follow-up-Mail als Nachweis. Prompte Follow-ups signalisieren auch Professionalitaet und Zuverlaessigkeit.

Verschiedene Meeting-Typen handhaben

Meeting-Typ	Briefing-Fokus	Waehrend	Nachbearbeitungs-Prioritaet
Vorstandssitzungen	Detaillierter Teilnehmerkontext, Finanzdaten, Entscheidungspunkte	Woertliche Transkription fuer Protokoll	Formelles Protokoll + Beschlussdokumentation
Kundentermine	Kundenhistorie, offene Angebote, Beziehungsstatus	Wichtige Zitate und Zusagen	Follow-up-Mail + CRM-Update
Team-Syncs	Projektstatus, Blocker, Agendapunkte	Aufgaben und Entscheidungen	Zusammenfassung im Chat + Aufgabenzuweisung
1-on-1s	Mitarbeiterkontext, vorherige Gespraechspunkte	Persoenliche Zusagen und Anliegen	Nur private Notizen fuer die Fuehrungskraft
Externe Praesentationen	Publikumsanalyse, Kernbotschaften, Q&A-Vorbereitung	Publikumsfragen und Feedback	Dankesmails + Praesentationsmaterialien

Key Takeaways

Der KI-Meeting-Workflow hat drei Phasen: Vorab-Briefings, Live-Transkription und automatisiertes Follow-up
Briefings sollten maximal eine Seite umfassen mit Teilnehmerkontext, vorherigen Gespraechen und empfohlenem Ergebnis
KI-Transkription faengt beilaeufige Zusagen auf, die menschliche Protokollanten uebersehen — nichts geht verloren
Follow-up-Mails innerhalb von 2 Stunden fixieren Entscheidungen und schaffen schriftliche Dokumentation
Verschiedene Meeting-Typen brauchen verschiedene KI-Workflows — Vorstandssitzungen erfordern formelle Protokolle, Team-Syncs brauchen schnelle Chat-Zusammenfassungen

Up Next: Du lernst, professionelle Kommunikation und Dokumente mit KI zu erstellen — Praesentationen, Berichte, Vorstandsunterlagen und Executive Summaries, die in einem Bruchteil der Zeit professionell aussehen.