Kommunikation und Dokumente mit KI

Vom leeren Blatt zum polierten Dokument in Minuten

🔄 Quick Recall: In der letzten Lektion hast du einen kompletten KI-Meeting-Workflow aufgebaut — Briefings davor, Transkription waehrend und automatisiertes Follow-up danach. Jetzt nutzt du KI fuer die Dokumente, die die Luecken zwischen Meetings fuellen: Praesentationen, Berichte, Vorstandsunterlagen und Executive-Kommunikation.

Dokumenterstellung ist der Bereich, in dem viele Assistenzkraefte ihre frustrierendsten Stunden verbringen. Ein Quartalsbericht kann einen ganzen Tag kosten. Ein Vorstandsdeck eine Woche. KI komprimiert diesen Zeitrahmen drastisch — nicht indem sie dein Urteil ersetzt, sondern indem sie Strukturierung, Entwurf und Formatierung uebernimmt, damit du dich auf Inhalt und Strategie konzentrieren kannst.

Praesentationen

Schritt 1: Zuerst die Erzaehlstruktur.

Bevor irgendein Folieninhalt kommt, definiere die Geschichte:

Erstelle eine Praesentationsgliederung fuer [Thema]:

Zielgruppe: [wer sieht das — Vorstand, Team, Kunden]
Zweck: [informieren, ueberzeugen, Freigabe fuer X erhalten]
Kernbotschaft: [das eine, was die Zielgruppe sich merken soll]
Dauer: [wie lang die Praesentation sein soll]
Verfuegbare Daten: [welche Zahlen/Belege wir haben]

Strukturiere die Gliederung als Erzaehlbogen:
1. Einstieg (warum das jetzt wichtig ist)
2. Ist-Zustand (wo wir stehen)
3. Kernerkenntnisse (was die Daten zeigen)
4. Empfehlung (was wir tun sollten)
5. Erwartete Ergebnisse (was passiert, wenn wir handeln)
6. Ask (was wir von der Zielgruppe brauchen)

Schritt 2: Folieninhalt generieren.

Erstelle basierend auf dieser Gliederung Inhalt fuer jede Folie:
[Gliederung einfuegen]

Pro Folie:
- Ueberschrift (ein klarer Satz, kein Etikett)
- 3-4 Aufzaehlungspunkte (praegnant, wo moeglich datengestuetzt)
- Sprechernotizen (was die praesentierende Person sagen sollte)
- Vorgeschlagenes Visual (Diagrammtyp, Grafik oder Bildbeschreibung)

Schritt 3: Design. Nutze Canva AI oder Beautiful.ai, um Folien automatisch aus deinem Inhalt zu gestalten. Diese Tools wenden professionelle Layouts, Farbschemata und Typografie ohne manuelles Formatieren an.

✅ Quick Check: Die Folienueberschriften sagen „ein klarer Satz, kein Etikett." Warum? Vergleiche: „Q2-Vertriebsergebnisse" (Etikett — nennt das Thema) vs. „Q2-Vertrieb uebertrifft Ziel um 18% trotz Lieferkettenherausforderungen" (Satz — erzaehlt die Geschichte). Ein Vorstandsmitglied, das nur die Ueberschriften liest, sollte die gesamte Praesentation verstehen.

Berichte und Executive Summaries

Der Struktur-dann-Fuellen-Ansatz:

Erstelle eine Struktur fuer einen Quartalsbericht:

Abschnitte:
1. Executive Summary (1 Seite — Kennzahlen, Erfolge, Herausforderungen, Ausblick)
2. Finanzielle Performance (Umsatz, Kosten, Margen vs. Ziele)
3. Operative Highlights (abgeschlossene Projekte, erreichte Meilensteine)
4. Team-Updates (Mitarbeiterzahl, Einstellungen, besondere Leistungen)
5. Risiken und Massnahmen (was schiefgehen koennte, was wir dagegen tun)
6. Prioritaeten naechstes Quartal (Top 3-5 Ziele)

Sag mir fuer jeden Abschnitt, welche Daten du von mir brauchst.

KI antwortet mit genau den Rohdaten, die du liefern musst. Du sammelst die Eingaben, fuegst sie ein, und KI strukturiert sie in polierte Abschnitte.

Executive-Summary-Formel:

Schreibe eine Executive Summary fuer diesen Bericht:
[gesamten Berichtsinhalt einfuegen]

Format: 4 Absaetze
1. Performance-Headline (ein Satz, der die Geschichte des Quartals einfaengt)
2. Wichtigste Erfolge (2-3 groesste Leistungen mit Kennzahlen)
3. Herausforderungen und Reaktion (was nicht nach Plan lief, was wir tun)
4. Ausblick (was kommt, welche Entscheidungen noetig sind)

Ton: Selbstbewusst, aber ehrlich. Schlechte Nachrichten nicht verstecken — mit dem Massnahmenplan einrahmen.

Vorstandsunterlagen

Vorstandsdokumente haben besondere Anforderungen:

Vorstands-spezifischer Prompt:

Schreibe dieses operative Update als vorstands-taugliche Zusammenfassung um:
[internes Update einfuegen]

Zielgruppe: Nicht-operative Vorstandsmitglieder
Fokus auf: Finanzielle Auswirkungen, strategische Implikationen, Risiken und Empfehlungen
Entfernen: Operative Details, Team-Updates, Fachjargon
Ergaenzen: Vergleich mit Zielen/Benchmarks, zukunftsorientierte Prognosen
Laenge: Maximal eine Seite

✅ Quick Check: Warum ist „maximal eine Seite" bei Vorstandsunterlagen so wichtig? Weil Vorstandsmitglieder Unterlagen fuer mehrere Unternehmen und Ausschuesse pruefen. Ihre Zeit und Aufmerksamkeit ist begrenzt. Eine Ein-Seiten-Zusammenfassung mit klarer Struktur (Headline, Kennzahlen, Empfehlung) wird gelesen. Ein fuenfseitiger Detailbericht wird ueberflogen oder uebersprungen.

Interne Kommunikation

Assistenzkraefte formulieren oft unternehmensweite Ankuendigungen, Team-Updates und Executive-Nachrichten:

Formuliere eine interne Ankuendigung von [Name der Fuehrungskraft]:

Thema: [was angekuendigt wird]
Zielgruppe: [ganzes Unternehmen / bestimmte Abteilung / Fuehrungskreis]
Kernfakten: [die wesentlichen Informationen]
Ton: [feierlich / informativ / beruhigend / dringend]
Stil: [Stil-Leitfaden der Fuehrungskraft]

Beinhalten:
- Eine klare Ueberschrift
- Kontext (warum das wichtig ist)
- Was sich aendert / was passiert ist
- Was Mitarbeitende als naechstes tun sollen
- Wo man mehr Informationen bekommt

Key Takeaways

• Praesentationen mit Erzaehlstruktur beginnen, nicht mit einzelnen Folien — jede Folie sollte auf ein klares Ziel hinarbeiten
• Berichte folgen dem Struktur-dann-Fuellen-Ansatz: KI gliedert Abschnitte, sagt dir welche Daten sie braucht, dann schreibt sie polierten Inhalt aus deinen Rohdaten
• Vorstandsunterlagen muessen strategisch sein, nicht operativ — Ein-Seiten-Zusammenfassungen mit finanziellem Impact, Risiken und klaren Empfehlungen
• Ueberschriften sollten Saetze sein, die die Geschichte erzaehlen, nicht Etiketten, die das Thema benennen
• Immer strategischen Kontext und politisches Bewusstsein ergaenzen, das KI nicht liefern kann — das ist dein unersetzlicher Beitrag

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