Dein KI-optimierter Arbeitsalltag

Dein kompletter KI-gestuetzter Tag

🔄 Quick Recall: In den letzten sieben Lektionen hast du KI fuer Terminplanung (Lektion 2), E-Mail (Lektion 3), Meetings (Lektion 4), Dokumente (Lektion 5), Projekte und Events (Lektion 6) und Toolkit-Auswahl (Lektion 7) gelernt. Diese Lektion integriert alles in deinen Tagesablauf.

Es geht nicht darum, mehr Arbeit in deinen Tag zu packen. Es geht darum, manuelle Prozesse durch KI-gestuetzte zu ersetzen — damit die gleichen Aufgaben weniger Zeit kosten und bessere Ergebnisse liefern.

Die KI-gestuetzte Morgenroutine (8:30-9:00 Uhr)

8:30 — E-Mail-Triage (10 Minuten)

1. KI-sortierten Posteingang oeffnen (SaneBox, Shortwave oder dein gewaehlt Tool)
2. Die 3-5 dringenden Punkte zuerst — KI-Entwuerfe pruefen, anpassen, senden
3. Kategorie „braucht Antwort" stapelweise verarbeiten — KI-Entwuerfe pruefen und senden
4. Info-Mails archivieren, relevante Punkte fuer die Fuehrungskraft markieren
5. Taegliche E-Mail-Zusammenfassung an die Fuehrungskraft weiterleiten (falls gewuenscht)

8:40 — Kalender-Review (5 Minuten)

1. Heutigen Zeitplan auf Konflikte oder Aenderungen pruefen
2. Alle Meetings auf bestaetigte Teilnehmer und funktionierende Links verifizieren
3. Noetige Vorbereitung identifizieren (Dokumente, Materialien, Raumsetup)
4. Kalender von morgen auf Punkte pruefen, die Vorlauf brauchen

8:45 — Meeting-Briefings (15 Minuten)

1. KI generiert Briefings fuer alle heutigen Meetings
2. Jedes Briefing pruefen — Kontext ergaenzen, den KI nicht kennt (politische Dynamiken, aktuelle Gespraeche, aktuelle Position deiner Fuehrungskraft)
3. Briefings an die Fuehrungskraft senden (E-Mail, Teams oder bevorzugter Kanal)
4. Transkriptionstools auf automatischen Beitritt zu jedem Call einstellen

Um 9:00 Uhr: Der Tag deiner Fuehrungskraft ist organisiert. E-Mail ist aktuell. Jedes Meeting ist vorbereitet. Du hast keine einzige E-Mail von Grund auf getippt.

Der Mittags-Check (12:00-12:15 Uhr)

Schneller Durchlauf:

• Neue dringende E-Mails vom Vormittag verarbeiten
• Umplanungsanfragen fuer Meetings pruefen
• Vormittags-Meeting-Transkripte und Aufgaben durchgehen
• Projektverfolgung mit neuen Tasks oder Entscheidungen aktualisieren

Der Nachmittags-Workflow (13:00-17:00 Uhr)

Das ist deine strategische Zeit — die Stunden, die KI fuer hochwertige Arbeit freigemacht hat:

✅ Quick Check: Der Nachmittag ist strategischer Arbeit gewidmet, nicht E-Mail und Terminplanung. Warum? Weil die KI-Morgenroutine diese Aufgaben erledigt hat. Ohne KI verbringen die meisten Assistenzkraefte 60-70% ihres Tages mit reaktiven Aufgaben. Der KI-optimierte Workflow kehrt dieses Verhaeltnis um — reaktive Aufgaben brauchen 30 Minuten am Morgen, der Rest des Tages gehoert proaktiver, strategischer Arbeit.

Dein komplettes KI-Referenzblatt

Gesamtes Sparpotenzial: 15-22 Stunden pro Woche. Selbst die Haelfte davon — 8-10 Stunden — transformiert deine Rolle.

Deinen personalisierten Workflow gestalten

Hilf mir, meinen personalisierten KI-Workflow als Assistenzkraft zu gestalten:

Meine groessten Zeitfresser:
1. [z.B. E-Mail — meine Fuehrungskraft bekommt 200+ Mails taeglich]
2. [z.B. Terminplanung — 15-20 Meetings pro Woche ueber Zeitzonen hinweg]
3. [z.B. Meeting-Nachbereitung — ich bin in 8+ Meetings taeglich und komme mit Aufgaben nicht hinterher]

Tools, die ich aktuell nutze: [aktuelle Tools auflisten]
Budget fuer neue Tools: [nur kostenlos / bis X EUR/Monat / Firmenbudget verfuegbar]
Stil meiner Fuehrungskraft: [hands-on / hands-off / technikskeptisch / technikbegeistert]

Gestalte:
1. Meine spezifische Morgenroutine mit Zeitschaetzungen
2. Welche 2-3 KI-Tools zum Start (unter Beruecksichtigung meines Budgets)
3. Einen 4-Wochen-Einfuehrungsplan (was jede Woche lernen)
4. Prompts, die fuer meine spezifischen Aufgaben angepasst sind
5. Wie ich Zeitersparnis messen und beweisen kann

Dein Aktionsplan fuer die erste Woche

Montag: Deinen allgemeinen KI-Assistenten einrichten (ChatGPT oder Claude). Damit 5 E-Mails und ein Meeting-Briefing formulieren.

Dienstag: Dein spezialisiertes Tool einrichten (Terminplanung, E-Mail oder Meeting-Notizen). Mit Standardeinstellungen starten.

Mittwoch: Deine KI-Prompts basierend auf den Montags-Ergebnissen verfeinern. Einstellungen des spezialisierten Tools anpassen.

Donnerstag: Zum ersten Mal die komplette Morgenroutine mit KI durchlaufen. Zeit stoppen. Notieren, was funktioniert hat und was sich holprig angefuehlt hat.

Freitag: Die Woche auswerten. Tatsaechlich gesparte Zeit berechnen. Workflow fuer naechste Woche anpassen.

Am Freitag: Du hast ein klares Bild, welche KI-Aufgaben echte Zeit sparen und welche noch Feinschliff brauchen.

Key Takeaways

• Die KI-Morgenroutine (E-Mail → Kalender → Meeting-Briefings) dauert 30 Minuten und organisiert den gesamten Tag deiner Fuehrungskraft
• Der Nachmittag wird zur strategischen Zeit fuer Dokumente, Projekte und Executive-Support — Arbeit, die deine Karriere voranbringt
• Gesamtes Sparpotenzial: 15-22 Stunden pro Woche ueber alle KI-gestuetzten Funktionen
• In der ersten Woche mit einem konsistenten Workflow starten (Morgen-E-Mail oder Meeting-Vorbereitung) — taegliche Konsistenz baut dauerhafte Gewohnheiten auf
• Den personalisierten Workflow-Prompt nutzen, um ein System zu gestalten, das zu deiner Rolle, deinen Tools und deiner Fuehrungskraft passt

Dein KI-Toolkit steht. Dein Workflow ist designt. Die 73% der Assistenzkraefte, die KI noch nicht nutzen, machen weiter wie bisher. Du gehoerst nicht mehr dazu.