Baudokumentation & Mängelmanagement

Der Bauunternehmer, der alles dokumentiert, gewinnt Streitfälle. Wer nicht dokumentiert, verliert — selbst wenn die Arbeit korrekt war. KI macht Dokumentation so schnell, dass du sie tatsächlich machst.

🔄 Quick Recall: In der letzten Lektion hast du KI für Vertragsanalyse, Angebotsmanagement und Nachträge eingesetzt. Dokumentation ist die tägliche Disziplin, die alles in diesen Verträgen untermauert — beweist, was gemacht wurde, wann und von wem.

Der Tagesbericht (Sprache-zu-Bericht)

Schritt 1: Sprachnotiz am Tagesende

Um 16:30 eine 60-Sekunden-Sprachnotiz aufs Handy sprechen:

“Guter Tag. Maurer haben Nordwand fertig hochgezogen und Ringbalken betoniert — das ist einen Tag vor Plan. Südwand angefangen, circa halb geschafft. Installateur hätte das Obergeschoss-Bad installieren sollen, ist aber nicht gekommen — hab angerufen, kommt Donnerstag. Trockenbau-Lieferung bestätigt für morgen 7 Uhr, 160 Platten. Muss beim Prüfingenieur die Rohbauabnahme terminieren — Ziel Freitag. Wetter morgen laut Vorhersage trocken.”

Schritt 2: Transkribieren und in KI einfügen

Dein Handy transkribiert die Sprachnotiz automatisch. In KI einfügen:

Mach aus dieser Baustellennotiz einen professionellen
Bautagesbericht:

[Transkription einfügen]

Projekt: [Projektname]
Datum: [heute]
Wetter: [Bedingungen]

Format mit diesen Abschnitten:
- Erledigte Arbeiten heute
- Laufende Arbeiten
- Verzögerungen/Probleme
- Lieferungen (eingegangen und geplant)
- Abnahmen (erledigt und anstehend)
- Aufgabenliste (mit Verantwortlichem)
- Plan für morgen

Sachlich und konkret. Mengen nennen wo erwähnt.

KI liefert einen sauberen, professionellen Bericht in 30 Sekunden. Prüfen, abheften und/oder an Bauherrn senden.

✅ Quick Check: Du schreibst seit 3 Monaten Tagesberichte mit KI. Der Bauherr bestreitet jetzt, dass eine Planänderung sein Wunsch war — er behauptet, es war deine Idee. Du suchst in deinen Berichten und findest: “12. März — Bauherr wünscht Versetzen der Kücheninsel um 50 cm nach Norden für größeren Herd. Nachtrag NT-4 am selben Tag eingereicht.” Wie wertvoll ist diese Dokumentation? (Antwort: Potenziell den vollen Nachtragsbetrag wert. Ohne den Bericht könnte der Bauherr argumentieren, die Änderung war dein Fehler, und du trägst die Kosten. Mit einem datierten Bericht vom selben Tag ist deine Position dokumentiert und verteidigbar.)

Behinderungsanzeigen

Behinderungsanzeige formulieren

Erstelle eine Behinderungsanzeige nach VOB/B § 6 Abs. 1:

Projekt: [Name und Adresse]
Auftraggeber: [Name]
Auftragnehmer: [dein Betrieb]
Datum: [heute]

Behinderung:
Die Rohinstallation Elektro kann nicht termingerecht
beginnen (geplant: [Datum]), weil der Auftraggeber
die Planfreigabe für die Elektro-Ausführungspläne
nicht erteilt hat. Frist war [Datum], bis heute
keine Freigabe.

Auswirkungen:
- Elektro-Kolonne kann nicht beginnen
- Nachfolgende Gewerke (Dämmung, Trockenbau)
  verschieben sich
- Geschätzter Terminverzug: [X] Werktage
- Mehrkostenrisiko: Vorhaltekosten Gerüst, Kolonne

Format als formelle Behinderungsanzeige mit
Zugangsnachweis-Hinweis.

Mängellisten

Mängelliste erstellen

Ich habe gerade eine Begehung mit dem Bauherrn
gemacht. Hier die festgestellten Punkte:

[Notizen oder Sprachtranskription einfügen]
- Küche: Fuge an der Arbeitsplatte offen
- Hauptbad: Fugenton passt nicht zum Muster
  (zu dunkel)
- Flur: Maleranstrich neben Steckdosen nachbessern
- Garage: Türdichtung unten hat Spalt
- Wohnzimmer: ein LED-Spot flackert
- Außen: Regenrohr nicht ans Fallrohr angeschlossen
- Terrasse: ein Geländerpfosten wackelt leicht

Erstelle eine formelle Mängelliste mit:
- Lfd. Nr.
- Ort
- Mangelbeschreibung
- Zuständiges Gewerk
- Priorität (kritisch/normal/optisch)
- Status (offen)
- Frist zur Beseitigung

Mängelbeseitigung tracken

Aktualisiere meine Mängelliste:

Nr. 1 (Arbeitsplattenfuge): Erledigt 20. März
  durch Tischler. Geprüft und abgenommen.
Nr. 3 (Maleranstrich): Erledigt 19. März
  durch Maler.
Nr. 5 (LED-Spot): Elektriker kommt 22. März.
Nr. 7 (Geländerpfosten): Repariert 20. März,
  Verbindungsschraube nachgezogen.

Zeige aktualisierte Mängelliste mit
Erledigungsdaten, offenen Punkten und
Fertigstellungsgrad.

Wöchentlicher Baufortschrittsbericht

Erstelle einen Wochenbericht für den Bauherrn:

Projekt: [Name]
Berichtswoche KW [Nr.], bis [Datum]
Gesamtfortschritt: ca. 65%

Meilensteine dieser Woche:
- Elektro-Rohinstallation durch Abnahme (Dienstag)
- Dämmung aller Außenwände (Mi-Do)
- Trockenbau-Lieferung eingegangen (Fr, 280 Platten)

Probleme:
- HLS-Nachunternehmer 3 Tage im Verzug
  (Leitungsführung im Hauptbad nicht fertig)
- Bauherr wünscht 4 Leuchten tauschen (NT offen)

Plan nächste Woche:
- Trockenbau-Montage beginnt (Montag)
- HLS fertigstellen (Mo-Di)
- Dämmung-Abnahme einplanen (Mittwoch)

Budget-Status:
- Material: 2% über Plan (Holzpreise gestiegen)
- Lohn: im Plan
- Nachträge bisher: 14.500€ (3 genehmigt)

Terminplanabgleich und Risiken einbeziehen.

Deutsche Bausoftware für Dokumentation

PlanRadar allein hat 120.000+ Nutzer in der DACH-Region — Mängel werden direkt im Grundriss markiert, mit Foto, Beschreibung und automatischer NU-Benachrichtigung. Das spart durchschnittlich 7 Stunden pro Woche gegenüber Papier-Dokumentation.

Übung: Praxistest

1. Sprich eine Sprachnotiz über den heutigen Baustellentag und lass KI einen Tagesbericht daraus machen
2. Erstelle eine Mängelliste aus deiner letzten Baubegehung
3. Formuliere eine Behinderungsanzeige für ein aktuelles Problem auf deiner Baustelle

Key Takeaways

• Sprache-zu-Bericht dauert 3 Minuten — keine Ausrede, die tägliche Dokumentation auszulassen
• Tagesberichte, die zum Zeitpunkt der Arbeit geschrieben wurden, sind dein stärkstes Beweismittel bei Streitigkeiten
• Behinderungsanzeigen nach VOB/B § 6 sichern deine Nachtragsansprüche — ohne sie verfallen Ansprüche
• Mängellisten mit Priorität und Gewerk-Zuweisung halten die Abnahme organisiert
• Deutsche Bausoftware (PlanRadar, BauMaster, Capmo) spart durchschnittlich 7 Stunden pro Woche gegenüber Papier-Dokumentation

Up Next

In der nächsten Lektion lernst du, wie du KI für Bauherren- und Projekt-Kommunikation einsetzt — professionelle Updates, schwierige Gespräche und alle auf dem gleichen Stand halten.