KI in der öffentlichen Verwaltung

Die Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland nimmt Fahrt auf. Das OZG 2.0 treibt die Transformation voran, der EU AI Act schafft verbindliche Regeln, und die Bundesregierung hat KI als strategisches Werkzeug für die Modernisierung der Verwaltung erkannt. Gleichzeitig klagen Behörden auf allen Ebenen — Bund, Länder, Kommunen — über Fachkräftemangel und wachsende Aufgabenlasten.

KI kann hier helfen. Aber die Frage ist nicht ob, sondern wie — verantwortungsvoll, DSGVO-konform und im Einklang mit dem EU AI Act.

What You’ll Learn

Objectives für diesen Kurs:

KI zum Verfassen von Berichten, Vermerken und Bürgerkommunikation einsetzen
KI für Datenanalyse und Politikrecherche nutzen
KI-Ergebnisse auf Bias, Korrektheit und DSGVO-Konformität prüfen
KI-gestützte Workflows für Bürgerservice und Fallbearbeitung implementieren
Verantwortungsvolle KI-Governance im Einklang mit EU AI Act und BSI-Standards gestalten
Krisenkommunikation und Katastrophenschutz-Dokumente mit KI erstellen

How This Course Works

Jede Lektion behandelt einen Aspekt der KI-Nutzung in der Verwaltung:

Lektion	Fokus	Was du lernst
1	Einführung	KI-Bereitschaft und Datenlandschaft einschätzen
2	Schreiben	Berichte, Vermerke, Bürgerbriefe verfassen
3	Daten & Politik	Daten analysieren und Politikauswirkungen recherchieren
4	Bürgerservice	Anfragen bearbeiten, Fallmanagement, IFG-Anfragen
5	Ethik	Bias verhindern und verantwortungsvollen Einsatz sicherstellen
6	Krisen	Krisenkommunikation und Katastrophenschutz entwerfen
7	Vergabe	Leistungsbeschreibungen, Haushaltsbegründungen, Compliance
8	Gesamtpaket	Deinen kompletten KI-Workflow aufbauen

What to Expect: Jede Lektion dauert 12–18 Minuten. Übungen nutzen echte Verwaltungsszenarien. Jedes KI-Ergebnis in diesem Kurs durchläuft menschliche Prüfung — weil es in der Verwaltung genau so sein muss.

Wo KI in der Verwaltung am meisten hilft

Basierend auf Erfahrungen des IT-Planungsrats, des Normenkontrollrats und kommunaler Pilotprojekte sind dies die Bereiche mit dem höchsten Wirkungsgrad:

Aufgabe	Ohne KI	Mit KI	Was KI übernimmt
Bericht (5 Seiten) verfassen	6–8 Stunden	2–3 Stunden	Entwurf, Struktur, Recherchezusammenfassung
IFG-Anfrage bearbeiten	Tage bis Wochen	Stunden bis Tage	Dokumentensuche, Relevanzfilter, Schwärzungsvorschläge
Sitzungsprotokoll erstellen	2–3 Stunden	30–45 Minuten	Transkription, Maßnahmenextraktion, Formatierung
Politikfolgenabschätzung	1–2 Wochen	2–3 Tage	Datensynthese, Vergleiche, Stakeholder-Analyse
Bürgeranfrage beantworten	30–60 Minuten	10–15 Minuten	Antwortentwurf, FAQ-Abgleich, Zuständigkeitsweiterleitung

✅ Quick Check: Warum müssen KI-Ergebnisse in der Verwaltung immer einer menschlichen Prüfung unterzogen werden?

Weil Verwaltungsentscheidungen rechtliche Wirkung haben und das Leben echter Menschen betreffen. Ein KI-generierter Ablehnungsbescheid, der ohne Prüfung verschickt wird, könnte gegen Verwaltungsverfahrensrecht verstoßen. Ein KI-zusammengefasstes Politikdokument, das eine entscheidende Ausnahme übersieht, könnte zu fehlerhafter Rechtsanwendung führen. Verwaltungsverantwortung erfordert einen Menschen, der den Kontext versteht, die Richtigkeit prüfen kann und für die Entscheidung einstehen muss. KI unterstützt; Menschen entscheiden.

Dein erster Schritt: KI-Bereitschafts-Check

Hilf mir, die KI-Bereitschaft meiner Behörde einzuschätzen:

Meine Rolle: [Titel und Abteilung/Referat]
Verwaltungsebene: [Bund / Land / Kommune]
KI-Richtlinie vorhanden: [ja / weiß nicht / gibt es nicht]
Größter Zeitfresser in meiner Arbeit: [welche Aufgaben kosten am meisten Zeit?]
Daten, mit denen ich arbeite: [öffentliche Daten, Bürgerdaten, Finanzdaten, Personaldaten etc.]
Aktuelle Tools: [welche Software/Systeme nutze ich täglich?]

Bewerte:
1. Welche meiner täglichen Aufgaben könnte KI jetzt schon unterstützen?
2. Welche Datenschutz-Fragen sollte ich vor der KI-Nutzung klären?
3. Hat meine Behörde wahrscheinlich eine KI-Nutzungsrichtlinie? Wo finde ich sie?
4. Was ist die risikoärmste Aufgabe mit dem höchsten KI-Nutzen?
5. Welche Schulungsangebote gibt es für Verwaltungsmitarbeitende (z. B. über die Fortbildungsakademie, KI-Campus, eGov-Campus)?

Sei konservativ — markiere Aufgaben, bei denen KI-Nutzung erst eine Freigabe der IT-Sicherheit bräuchte.

Datenklassifizierung: Erst prüfen, dann prompten

Bevor du ein KI-Tool nutzt, klassifiziere die Daten:

Schutzklasse	Mit KI nutzbar?	Beispiele
Öffentlich	Ja (die meisten Tools)	Veröffentlichte Berichte, Pressemitteilungen, Sitzungsvorlagen
VS-NfD	Nur behördlich freigegebene Tools	Interne Vermerke, Entwürfe, Verwaltungsvorschriften
Personenbezogen (DSGVO)	Freigegebene Tools mit AVV	Steuer-IDs, Adressen, Falldaten, Sozialdaten
VS-Vertraulich und höher	Nie mit kommerzieller KI	Sicherheitsrelevante Daten, Strafverfolgung, Nachrichtendienste

Faustregel: Wenn du es nicht per unverschlüsselter E-Mail an Fremde schicken würdest, gib es nicht in ein Consumer-KI-Tool ein. Nutze stattdessen die von deiner IT freigegebene Plattform.

Key Takeaways

KI-Nutzung in der Verwaltung wächst rasant: OZG 2.0, EU AI Act und Bundes-KI-Strategie treiben die Entwicklung
KI spart Verwaltungsmitarbeitenden Stunden pro Woche bei Entwürfen, Zusammenfassungen und Datenverarbeitung
Jedes KI-Ergebnis in der Verwaltung muss menschlich geprüft werden — Verantwortlichkeit erfordert es
Datenklassifizierung prüfen, bevor du ein KI-Tool nutzt — öffentliche Daten sind meist sicher; personenbezogene und VS-Daten erfordern freigegebene Plattformen
Mit risikoarmen, wirkungsstarken Aufgaben starten: Sitzungsvorbereitung, Berichtsentwürfe, Recherchezusammenfassungen

Up Next

In der nächsten Lektion lernst du, Verwaltungstexte — Berichte, Vermerke und Bürgerkommunikation — mit KI zu verfassen. Inklusive verständlicher Verwaltungssprache und Tonfall-Konsistenz.