Verwaltungstexte mit KI schreiben

Wer in der Verwaltung arbeitet, weiß: Ein erschreckend großer Teil der Arbeitszeit geht für Schreiben drauf. Vermerke, Berichte, Vorlagen, Bescheide, Bürgerbriefe, Sitzungsprotokolle, Politikzusammenfassungen, Haushaltsbegründungen. Studien des Normenkontrollrats zeigen, dass Verwaltungsmitarbeitende bis zu 40 % ihrer Woche mit Dokumentenerstellung verbringen.

KI kann diese Zeit massiv reduzieren — aber nur, wenn du weißt, wie du sie für verwaltungsspezifisches Schreiben einsetzt.

Verständliche Verwaltungssprache: Mehr als ein Wunsch

Die Bundesregierung, der Nationale Normenkontrollrat und zahlreiche Landesregierungen fordern seit Jahren verständliche Verwaltungssprache. Das ist kein Wunschdenken — die „Gesellschaft für deutsche Sprache" berät den Bundestag, und immer mehr Behörden haben interne Leitfäden für bürgernahe Sprache.

Was verständliche Verwaltungssprache konkret heißt:

Statt	Besser
„in Anspruch nehmen"	„nutzen"
„zur Kenntnis bringen"	„mitteilen" oder „informieren"
„in Bezug auf"	„zu" oder „über"
„vorbehaltlich"	„unter der Bedingung"
„gemäß den Bestimmungen"	„nach den Regeln" oder „laut"
„zur Umsetzung bringen"	„umsetzen"

Ziel-Leseniveau: Für Bürgerkommunikation auf einem Niveau, das auch Menschen mit geringen Deutschkenntnissen, Leseschwäche oder Zeitdruck verstehen. Das ist keine Vereinfachung — das ist Zugänglichkeit. Denn wenn Bürgerinnen und Bürger ein Schreiben nicht verstehen, können sie weder Fristen einhalten noch Leistungen beantragen noch ihre Rechte wahrnehmen.

✅ Quick Check: Warum ist verständliche Verwaltungssprache so wichtig? Weil Verwaltungsdokumente reale Auswirkungen auf das Leben von Menschen haben — Leistungsbescheide, Ordnungsverfügungen, Sicherheitshinweise. Wer das Dokument nicht versteht, kann nicht handeln.

KI für Verwaltungstexte: Die Prompt-Formel

Generische Prompts liefern generische Ergebnisse. Verwaltungstexte brauchen konkreten Kontext. Nutze dieses Schema:

Rolle: Du bist ein Kommunikationsspezialist einer [Behördentyp]-Verwaltung
Aufgabe: Verfasse einen [Dokumenttyp] zum Thema [Thema]
Zielgruppe: [wer liest das — Bürger, Ratsmitglieder, Beschäftigte, Presse]
Tonalität: [professionell-zugänglich / formal / freundlich-offiziell]
Anforderungen:
- Verständliche Sprache, aktive Formulierungen
- [Rechtsverbindliche Formulierungen, die wörtlich erscheinen müssen]
- [Formatvorgaben — Überschriften, Aufzählungen, Seitenbegrenzung]
Umfang: [Ziel-Wortanzahl oder Seitenzahl]
Kontext: [relevante Hintergründe, Rechtsgrundlagen, Daten]

Probier’s gleich aus. Denk an einen Text, den du kürzlich geschrieben hast — einen Vermerk, eine E-Mail, einen Bericht. Fülle das Schema mit deinen echten Details und teste es mit deinem KI-Assistenten.

Dokumentvorlagen, die funktionieren

Der Kurzvermerk

Führungskräfte in der Verwaltung brauchen Informationen schnell. Der einseitige Kurzvermerk ist das meistgenutzte Format auf allen Verwaltungsebenen:

Erstelle einen einseitigen Kurzvermerk für [Zielgruppe: Abteilungsleitung/Amtsleitung/Dezernent]:

Betreff: [Thema]
Kernfrage: [Was muss die Leitung entscheiden?]
Hintergrund: [2-3 Sätze Kontext]
Aktuelle Daten: [relevante Zahlen, Entwicklungen, Vergleiche]

Format:
- Ergebnis zuerst — beantworte die Kernfrage im ersten Satz
- 3-4 Argumente mit Datengrundlage
- Handlungsempfehlung mit konkretem nächsten Schritt
- Maximal 500 Wörter

Tonalität: Sachlich, direkt, kein Verwaltungsjargon. Jeder Satz muss seinen Platz verdienen.

Das Prinzip „Ergebnis zuerst" ist in der Verwaltung und beim Militär Standard. Stelle deine Schlussfolgerung an den Anfang, dann begründe sie. Wer nur den ersten Absatz liest, bekommt trotzdem die Kernaussage.

Die Bürgerantwort

Die Bearbeitung von Bürgeranfragen ist eine der mengenintensivsten Schreibaufgaben in der Verwaltung:

Verfasse eine Antwort auf eine Bürgeranfrage zum Thema [Anliegen].

Das Anliegen: [zusammenfassen, was die Person geschrieben hat]
Relevante Regelung/Sachstand: [was deine Behörde dazu tut oder plant]
Verfügbare Anlaufstellen: [Links, Telefonnummern, Sprechzeiten]

Anforderungen:
- Das Anliegen im ersten Satz aufgreifen und wertschätzen
- Sachlage in verständlicher Sprache erklären
- Einen konkreten nächsten Schritt oder eine Anlaufstelle nennen
- Freundlich-professioneller Ton
- Maximal 200 Wörter

✅ Quick Check: Warum sollte die Bürgerantwort das Anliegen im ersten Satz aufgreifen? Weil Menschen sich ernst genommen fühlen müssen — und weil eine Antwort, die direkt zur Sache kommt, mehr Vertrauen schafft als eine, die mit drei Absätzen Behördenformeln beginnt.

Sitzungsprotokolle und Tagesordnungen

Allein auf kommunaler Ebene finden jede Woche tausende öffentliche Sitzungen statt. KI kann die Dokumentation grundlegend verändern.

Vor der Sitzung — Tagesordnung:

Erstelle eine strukturierte Tagesordnung:

Sitzung: [Name, z. B. Stadtratssitzung / Ausschusssitzung Soziales]
Datum/Uhrzeit: [wann]
Teilnehmende: [wer]
Zu behandelnde Themen: [Liste mit geschätzter Zeitdauer pro Punkt]

Format:
1. Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
2. Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung
3. [Sachthemen mit Berichterstattenden und Zeitfenstern]
4. Anfragen und Anregungen
5. Verschiedenes
6. Nächste Sitzungstermine

Platz für Notizen unter jedem Tagesordnungspunkt vorsehen.

Nach der Sitzung — Protokoll:

Wandle diese Sitzungsnotizen in ein formelles Ergebnisprotokoll um:

[Notizen, Mitschrift oder Stichpunkte einfügen]

Format:
- Kopf: Sitzungsbezeichnung, Datum, Uhrzeit, Ort, Anwesende, Entschuldigte
- Zu jedem TOP: Sachverhalt, Beratungsverlauf, Beschlüsse (mit Abstimmungsergebnis), Verantwortlichkeiten
- Vertagte Punkte kennzeichnen
- Fußzeile: nächster Sitzungstermin, Schlusszeit

Stil: Dritte Person, Vergangenheitsform, sachlich. Entscheidungen und Maßnahmen festhalten, nicht jede Wortmeldung. Maximal [Ziel] Seiten.

KI-gestützte Protokollerstellung spart Geschäftsstellen 2-3 Stunden pro Sitzung — bei verbesserter Konsistenz und Vollständigkeit.

Die Prüf-Checkliste

Jedes KI-verfasste Verwaltungsdokument muss durch menschliche Prüfung. Nutze diese Checkliste:

Prüfpunkt	Was verifizieren
Sachrichtigkeit	Stimmen alle Daten, Zahlen, Namen und Rechtsgrundlagen?
Rechtskonformität	Erscheinen rechtsverbindliche Formulierungen wortgetreu?
Tonalität	Klingt es nach deiner Behörde, nicht nach einem Chatbot?
Verständlichkeit	Würde eine Bürgerin ohne Fachwissen den Text verstehen?
Handlungsaufforderung	Ist klar, was die Leser als Nächstes tun sollen?
Sensibilität	Werden kontroverse oder persönliche Themen angemessen behandelt?
Formatierung	Entspricht der Text der Vorlage und dem Styleguide deiner Behörde?

Faustregel: KI bringt dich 80 % schneller zum Entwurf. Die letzten 20 % — Sachprüfung, Rechtsabgleich, Tonkorrektur — sind deine Expertise. Genau das macht Verwaltungstexte vertrauenswürdig.

Key Takeaways

Verständliche Verwaltungssprache wird zunehmend gefordert — KI hilft dir, sie konsistent umzusetzen
Nutze strukturierte Prompts mit Rolle, Zielgruppe, Tonalität und Anforderungen für verwaltungstaugliche Entwürfe
„Ergebnis zuerst" ist das Standardformat für Kurzvermerke und Vorlagen
KI spart Stunden bei Sitzungsprotokollen, Bürgerantworten und Routinedokumenten
Jedes KI-generierte Dokument braucht menschliche Prüfung auf Sachrichtigkeit, Rechtskonformität und Tonalität

Up Next

In der nächsten Lektion lernst du, KI für Datenanalyse und Politikrecherche einzusetzen — aus Tabellen und Berichten verwertbare Erkenntnisse für Entscheidungsträger machen.