Datenanalyse und Politikrecherche

🔄 Quick Recall: In der vorherigen Lektion hast du gelernt, Verwaltungstexte mit strukturierten Prompts zu verfassen. Jetzt wendest du denselben strukturierten Ansatz auf eine andere Herausforderung an: aus Rohdaten und Recherche verwertbare Erkenntnisse machen.

Von der Datenflut zur Daten-Erkenntnis

Behörden auf allen Ebenen sammeln enorme Datenmengen — Bürgeranliegen, Haushaltszahlen, Leistungskennzahlen, Umfrageergebnisse, Bevölkerungsdaten. Das Problem ist nicht der Mangel an Daten. Es ist der Mangel an Zeit, sie auszuwerten.

Studien zeigen, dass Behörden mit KI-gestützter Datenanalyse die Vorbereitungszeit für Berichte um 50-70 % reduzieren können. Nicht weil KI klüger ist als deine Fachleute — sondern weil sie die mühsamen Teile übernimmt (Sortieren, Zusammenfassen, Muster erkennen), damit dein Team sich auf Interpretation und Empfehlungen konzentrieren kann.

Der Verwaltungs-Analyserahmen

Verwaltungsdatenanalyse geht über Mustererkennung hinaus. Es geht darum, Fragen zu beantworten, die Politik, Haushalte und das Leben von Menschen betreffen. Hier ist das Vorgehen:

Schritt 1: Frage definieren — Was muss die Entscheidungsträgerin wissen?

Schritt 2: Daten identifizieren — Welche Datensätze sind relevant, und welche Schutzklasse haben sie?

Schritt 3: Mit KI analysieren — Spezifische, strukturierte Prompts nutzen (keine vagen Anfragen)

Schritt 4: Verifizieren und kontextualisieren — KI-Ergebnisse gegen Quelldaten prüfen

Schritt 5: Zielgruppengerecht aufbereiten — Ratsmitglieder brauchen andere Formate als Fachbereichsleitungen

✅ Quick Check: Warum ist Schritt 4 (Verifizieren) in der Verwaltungsanalyse nicht verhandelbar? Weil KI souverän klingende statistische Aussagen generieren kann, die mathematisch falsch sind. Ein Gemeinderat, der Haushaltsentscheidungen auf ungeprüften KI-Analysen trifft, könnte öffentliche Mittel falsch verteilen.

Verwaltungsdaten mit KI auswerten

Haushaltsanalyse

Die Haushaltsberatungen sind für die meisten Verwaltungsbeschäftigten die arbeitsintensivste Phase des Jahres. KI kann sie deutlich erleichtern:

Analysiere diese Haushaltsdaten für [Fachbereich/Amt]:

[Daten einfügen oder Datensatz beschreiben]

Beantworte diese konkreten Fragen:
1. Welche Positionen haben sich um mehr als 10 % gegenüber dem Vorjahr verändert?
2. Wie ist der 3-Jahres-Trend bei unseren 5 größten Ausgabenkategorien?
3. Gibt es Ausgabemuster, die auf Ineffizienz hindeuten (z. B. Jahresendspitzen)?
4. Wie liegen unsere Pro-Kopf-Kosten im Vergleich zu [Benchmark — vergleichbare Kommunen, Landesdurchschnitt]?

Format: Übersichtstabelle mit: Kategorie | HJ 2024 | HJ 2025 | Veränderung | Kennzeichnung
Positionen markieren, die Aufmerksamkeit der Amtsleitung erfordern.

Leistungskennzahlen

Jede Behörde erfasst Kennzahlen — Bearbeitungszeiten, Fallabschlussquoten, Bürgerzufriedenheit, Rückstandsentwicklung:

Ich erstelle einen Quartalsbericht für [Fachbereich/Amt].

Kennzahlen:
[Kennzahlen einfügen — auch Näherungswerte funktionieren]

Analysiere:
1. Welche Kennzahlen haben sich im Quartal verbessert, welche verschlechtert?
2. Erreichen wir unsere veröffentlichten Zielwerte?
3. Welche Zusammenhänge gibt es (z. B. Personalausstattung → Bearbeitungszeit)?
4. Wo sind die größten Lücken zwischen Ziel und tatsächlicher Leistung?

Ergebnisse als Tabelle mit Ampelstatus (grün/gelb/rot).
Dazu eine 2-3 Satz-Zusammenfassung, die in einen öffentlichen Bericht passt.

Politikrecherche und Vergleich

Wenn deine Behörde eine neue Regelung plant, musst du wissen, was anderswo funktioniert hat — und was nicht:

Ich recherchiere, wie andere Bundesländer/Kommunen mit [Politikthema] umgehen.

Was ich brauche:
1. Welche Länder haben in den letzten 3 Jahren Regelungen zu [Thema] erlassen?
2. Was sind die Hauptansätze (ordnungsrechtlich, anreizbasiert, freiwillig)?
3. Welche Ergebnisse wurden berichtet?
4. Welche Umsetzungsprobleme gab es?

WICHTIG: Ich werde alle konkreten Angaben gegen amtliche Quellen verifizieren.
Kennzeichne Informationen, bei denen du unsicher bist.
Format als Vergleichstabelle: Land/Kommune | Ansatz | Jahr | Kernregelungen | Berichtete Ergebnisse

Wichtige Warnung: KI kann und wird Gesetzeszitate erfinden. Nutze KI-generierte Politikrecherche als Startpunkt für deine eigene Verifizierung, nicht als fertige Quelle. Prüfe jede Paragraphenangabe, Behördenbezeichnung und Jahreszahl gegen offizielle Quellen — Gesetze über juris oder beck-online, Behördeninformationen über die offiziellen Landesportale.

Analyse in Präsentationen verwandeln

Ratsmitglieder, Amtsleitungen, Bürgerbeiräte — sie wollen keine Tabellen. Sie wollen Antworten.

Das Daten-Story-Format

Wandle diese Analyse in eine Präsentationsvorlage für Entscheidungsträger um:

Analyseergebnisse: [Ergebnisse einfügen]
Zielgruppe: [Gemeinderat / Amtsleitung / Bürgerversammlung]
Entscheidung: [Welche Maßnahme soll aus den Daten folgen?]
Zeitrahmen: [5-Minuten-Vortrag / 1-Seite-Vorlage / ausführlicher Bericht]

Struktur:
1. Die Kernaussage (ein Satz)
2. Warum es für [Zielgruppe] relevant ist
3. 3 unterstützende Datenpunkte mit Kontext
4. Was wir empfehlen und warum
5. Was passiert, wenn wir nichts tun

Verständliche Sprache. Fachbegriffe erklären. Quellenangaben einbeziehen.

Daten visualisieren für die Verwaltung

Wenn du KI beschreibst, welche Diagramme in Präsentationen passen:

✅ Quick Check: Warum ist es riskant, KI-generierte Politikvergleiche ungeprüft zu präsentieren? Weil KI Paragraphennummern erfinden, Details verschiedener Regelungen vermischen und das Ganze überzeugend vortragen kann. In der Verwaltung beschädigt ein Verweis auf ein nicht existierendes Gesetz in einem offiziellen Bericht die Glaubwürdigkeit und kann Entscheidungsträger in die Irre führen.

Arbeiten mit sensiblen Daten

Verwaltungsdatensätze enthalten oft Informationen, die nicht in ein Consumer-KI-Tool gehören. So gehst du damit um:

Zuerst anonymisieren: Namen, Adressen, Steuer-IDs und Aktenzeichen entfernen, bevor du irgendetwas mit KI analysierst. Durch generische Kennungen ersetzen (Person A, Standort 1).

Aggregierte Daten nutzen: Statt Einzelfallakten Zusammenfassungen verwenden. „Wir hatten 1.247 Bürgeranliegen im 3. Quartal, 15 % mehr als im Vorquartal" funktioniert, ohne personenbezogene Daten preiszugeben.

Nur freigegebene Plattformen: Für sensible Analysen ausschließlich KI-Tools nutzen, die deine IT-Abteilung freigegeben hat. Immer mehr Behörden haben eigene sichere KI-Umgebungen — BayernGPT, dataport-Lösungen oder die KI-Angebote der kommunalen IT-Dienstleister.

DSGVO-Verantwortlichen fragen: Wenn du unsicher bist, ob Daten mit KI verarbeitet werden dürfen — frag nach. Es ist immer besser, vorher zu klären, als hinterher eine Datenpanne zu erklären.

Key Takeaways

• Komplexe Analysen in konkrete, beantwortbare Fragen aufteilen — vage Prompts liefern vage Ergebnisse
• KI übernimmt die mühsamen Teile der Datenanalyse (Sortieren, Zusammenfassen, Mustererkennung), damit du dich auf Interpretation konzentrieren kannst
• KI-generierte Politikrecherche immer gegen amtliche Quellen prüfen — KI erfindet Gesetzeszitate
• Sensible Daten anonymisieren oder aggregieren, bevor du KI-Tools nutzt
• Analysen für die tatsächliche Zielgruppe aufbereiten — Ratsmitglieder brauchen Kernaussagen, keine Tabellen

Up Next

In der nächsten Lektion lernst du, KI für Bürgerservice und Fallbearbeitung einzusetzen — Anfragen bearbeiten, Anträge verarbeiten und die Kommunikation gestalten, die Verwaltung mit den Menschen verbindet.