Vergabe, Haushalte und Compliance

🔄 Quick Recall: In der vorherigen Lektion hast du gelernt, wie KI den Katastrophenschutz über den gesamten Zyklus unterstützt. Jetzt wendest du KI auf eine andere Art von Herausforderung an: die Vergabe-, Haushalts- und Compliance-Prozesse, die bestimmen, ob die Verwaltung ihre Pläne tatsächlich finanzieren und umsetzen kann.

Der Papierkram, der Verwaltung möglich macht

Niemand geht in die Verwaltung, weil Leistungsbeschreibungen Spaß machen. Aber Vergabe ist der Weg, auf dem die Verwaltung Pläne in Realität verwandelt. Eine gute Leistungsbeschreibung bringt den richtigen Technologiepartner. Eine starke Haushaltsbegründung sichert die Finanzierung. Saubere Compliance-Dokumentation hält deine Behörde aus Schwierigkeiten heraus.

KI kann all das schneller und besser machen — wenn du weißt, wie du sie für die besonderen Anforderungen öffentlicher Vergabe einsetzt.

Leistungsbeschreibungen schreiben

Das Leistungsbeschreibungs-Schema

Vergabeverfahren folgen einer strukturierten Form. KI kann Abschnitte effizient entwerfen, wenn du den richtigen Kontext lieferst:

Hilf mir, eine Leistungsbeschreibung für [Beschaffungsgegenstand] zu entwerfen:

Auftraggeber: [Behörde und Typ]
Problem: [welche operative Herausforderung diese Beschaffung löst]
Haushaltsrahmen: [wenn in dieser Phase kommunizierbar]
Zeitplan: Vertragsbeginn bis [Datum], Umsetzung bis [Datum]

Erforderliche Abschnitte:
1. Leistungsumfang — Was der Auftragnehmer liefern muss
2. Technische Anforderungen — Funktionen, Schnittstellen, Standards
3. Bewertungskriterien — Wie Angebote bewertet werden, mit Gewichtung
   [z. B. Technischer Ansatz: 40 %, Erfahrung: 25 %, Preis: 20 %, Nachhaltigkeit/Barrierefreiheit: 15 %]
4. Compliance-Anforderungen — [BITV 2.0, BSI-Grundschutz, DSGVO, Landesvorgaben]
5. Datenverarbeitung — Wo Daten liegen, wem sie gehören, Sicherheitsanforderungen, AVV
6. Angebotsanforderungen — Format, Frist, Rückfragen-Prozess

Geltende Vergabevorschriften: [UVgO / VgV / GWB — je nach Schwellenwert]
Pflichtanforderungen: [z. B. Barrierefreiheit, IT-Sicherheit, Mittelstandsklausel]

Klare, professionelle Sprache. Mehrdeutige Formulierungen vermeiden.

KI-spezifische Vergabekriterien

Wenn du speziell KI-Tools beschaffst, kommen zusätzliche Anforderungen aus EU AI Act und BSI-Empfehlungen hinzu:

Ergänze diese Leistungsbeschreibung um folgende KI-spezifische Bewertungskriterien:

1. Algorithmische Transparenz — Kann der Anbieter erklären, wie die KI zu ihren Ergebnissen kommt?
2. Bias-Prüfung — Welche Tests hat der Anbieter auf Voreingenommenheit durchgeführt?
3. Datenherkunft — Welche Daten wurden zum Trainieren genutzt? Ist das dokumentiert?
4. Menschliche Eingriffsmöglichkeit — Erlaubt das System die Überstimmung von KI-Empfehlungen?
5. Nachvollziehbarkeit — Protokolliert das System KI-Entscheidungen für spätere Prüfung?
6. Vendor-Lock-in — Können wir unsere Daten exportieren und den Anbieter wechseln?
7. Laufendes Monitoring — Wie überwacht der Anbieter Bias-Drift über die Zeit?
8. Barrierefreiheit — Erfüllt die KI-Oberfläche WCAG 2.1 AA / BITV 2.0?
9. EU AI Act-Konformität — In welche Risikoklasse fällt das System? Welche Pflichten werden erfüllt?

Als Bewertungskriterien mit Punktzuordnung formatieren.

✅ Quick Check: Warum brauchen Verwaltungs-KI-Beschaffungen Anforderungen an algorithmische Transparenz? Weil Verwaltungsentscheidungen gegenüber der Öffentlichkeit erklärbar sein müssen. Wenn ein KI-Tool einen Leistungsantrag ablehnt, muss deine Behörde erklären können warum — nicht nur sagen: „Der Algorithmus hat entschieden." Transparenzanforderungen stellen sicher, dass du jede KI-beeinflusste Entscheidung prüfen und begründen kannst.

Haushaltsbegründung

Die Kosten-Nutzen-Analyse

Haushaltsanträge brauchen Zahlen, keine Begeisterung. So baust du die Argumentation auf:

Hilf mir, eine Haushaltsbegründung für [KI-Tool/Initiative] zu erstellen:

Ist-Zustand:
- Personalstunden für [Aufgabe]: [X Stunden/Woche bei Y Beschäftigten]
- Aktuelle Fehler-/Nacharbeitsquote: [Prozentsatz oder Häufigkeit]
- Aktuelle Bearbeitungsdauer: [Durchschnitt pro Vorgang]
- Bürgerbeschwerden zu Geschwindigkeit/Qualität: [Daten wenn vorhanden]

Geplante KI-Lösung:
- Tool: [Name und Art]
- Jährliche Kosten: [Lizenz, Hosting, Wartung]
- Einführungskosten: [Setup, Migration, Anpassung]
- Schulungskosten: [Personalstunden, ggf. externe Schulung]

Prognostiziere diese Ergebnisse:
1. Zeitersparnis: [eingesparte Stunden pro Woche/Monat/Jahr]
2. Qualitätsverbesserung: [erwartete Fehlerreduktion]
3. Bearbeitungsgeschwindigkeit: [erwartete Verbesserung]
4. Personalumverteilung: [was machen die Beschäftigten mit der gewonnenen Zeit]
5. Bürgernutzen: [schnellere Auskunft, besserer Service]

Berechne:
- Gesamtkosten über 3 Jahre (TCO)
- Return on Investment (Break-even-Zeitpunkt)
- Kosten pro Einheit der Verbesserung

Als einseitige Zusammenfassung für Haushaltsberatungen aufbereiten.

Typische Rückfragen und Antworten

Bereite dich auf die Fragen vor, die Ratsmitglieder und Haushaltsprüfer stellen werden:

Frage	Wie antworten
„Können die Mitarbeitenden nicht einfach mehr arbeiten?"	Die Rechnung zeigen: X Vorgänge × Y Minuten = Z Stunden. Personal ist am Limit. KI bearbeitet Volumen, nicht Einsatz.
„Was wenn die KI Fehler macht?"	Menschliche Aufsicht beschreiben. Zeigen, dass aktuelle Fehlerquoten auch existieren — KI-gestützt vs. manuell vergleichen.
„Ersetzt das Stellen?"	KI übernimmt Routineaufgaben, damit Personal sich auf komplexe Arbeit konzentrieren kann. Umverteilungsplan zeigen: eingesparte Stunden → höherwertige Tätigkeiten.
„Warum dieser Anbieter?"	Auf Bewertungskriterien und Punktvergabe verweisen. Wettbewerbliches Verfahren darstellen.
„Was wenn es scheitert?"	Exit-Strategie: Datenportabilität, Rückfallverfahren, Kündigungsklauseln.

Compliance-Dokumentation

Compliance-Checkliste aufbauen

Verwaltungshandeln erfordert die Einhaltung verschiedener Regelwerke — EU-Vorgaben, Bundes- und Landesrecht, behördeninterne Richtlinien. KI kann helfen, den Überblick zu behalten:

Erstelle eine Compliance-Checkliste für [Projekt/System/Initiative]:

Anwendbare Regelwerke und Standards:
- EU: [EU AI Act, DSGVO, eIDAS]
- Bund: [BSI-Grundschutz, BDSG, Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, OZG 2.0]
- Land: [landesspezifische Vorgaben, E-Government-Gesetz]
- Behörde: [interne Richtlinien, KI-Nutzungsrichtlinie, IT-Sicherheitskonzept]
- Standards: [BSI AI-Leitfaden, WCAG 2.1, ISO 27001]

Für jede Anforderung:
1. Was sie fordert (verständliche Zusammenfassung)
2. Benötigter Nachweis
3. Wer für die Einhaltung verantwortlich ist
4. Prüfrhythmus (jährlich, quartalsweise, laufend)
5. Aktueller Status: [Konform / In Arbeit / Lücke identifiziert]

Als Tracking-Matrix formatieren, die quartalsweise aktualisiert werden kann.

Förderanträge mit KI

Verwaltungsprojekte werden oft über Förderprogramme finanziert. KI kann die Antragsstruktur beschleunigen:

Hilf mir, einen Förderantrag für [Projekt/Maßnahme] zu entwerfen:

Fördergeber: [Bund, Land, EU, Stiftung]
Förderprogramm: [Name und Kennung]
Beantragter Betrag: [Summe in Euro]

Unser Vorhaben:
- Problemdarstellung: [welches Problem wir adressieren, mit Daten]
- Lösungsansatz: [was wir umsetzen wollen]
- Zielgruppe: [wer profitiert]
- Erwartete Ergebnisse: [messbare Resultate]
- Zeitplan: [Umsetzungsschritte]
- Evaluationsplan: [wie wir Erfolg messen]

Anforderungen aus der Förderbekanntmachung:
[Konkrete Vorgaben oder Formatierungsanforderungen einfügen]

In Förderantragssprache schreiben: formal, evidenzbasiert, ergebnisorientiert.
Stellen markieren, an denen ich lokale Daten einsetzen muss: [DATEN EINFÜGEN].

✅ Quick Check: Warum sollte eine Haushaltsbegründung für Verwaltungs-KI auf Auftragsergebnisse fokussieren, nicht nur auf Kosteneinsparung? Weil Ratsmitglieder Aufgaben finanzieren, nicht Technologie. „Diese KI spart 200.000 €" überzeugt weniger als „Diese KI ermöglicht es uns, Leistungsbescheide in 3 statt 21 Tagen zu bearbeiten und 5.000 Familien mehr pro Jahr zu versorgen." Kosten zählen — aber der Auftragsbezug entscheidet über Haushaltsfreigaben.

Rechnungsprüfung vorbereiten

Wenn die Rechnungsprüfung kommt — und sie kommt — rettet Dokumentation dich:

Hilf mir, die Dokumentation für eine [Prüfungsart] unseres [KI-Systems/Prozesses] zu organisieren:

Was Prüfer sehen wollen:
1. Genehmigung — Wer hat den KI-Einsatz genehmigt und wann?
2. Risikobewertung — Welche Risiken wurden identifiziert und wie werden sie gemindert?
3. Datenschutz — Auf welche Daten greift die KI zu, wie werden sie geschützt?
4. Qualitätskontrolle — Wie verifizieren wir KI-Ergebnisse?
5. Bias-Prüfung — Welche Analysen zur Voreingenommenheit wurden durchgeführt?
6. Schulungsnachweise — Wer wurde wann geschult?
7. Vorfallprotokoll — Gab es KI-Fehler und wie wurden sie behoben?
8. Richtlinienkonformität — Wie entspricht unser Einsatz der KI-Nutzungsrichtlinie?

Dokumentenindex erstellen:
- Dokumentname | Ablageort | Letzte Aktualisierung | Verantwortliche Person

Rechnungshöfe berichten regelmäßig, dass Dokumentationslücken zu den häufigsten Compliance-Problemen gehören. Organisierte Aufzeichnungen von Anfang an zu führen ist deutlich einfacher, als sie für eine Prüfung zu rekonstruieren.

Key Takeaways

Leistungsbeschreibungen brauchen spezifische Anforderungen für brauchbare Angebote — bei KI-Beschaffung zusätzlich: algorithmische Transparenz, Bias-Prüfung und menschliche Eingriffsmöglichkeit
Haushaltsbegründungen überzeugen, wenn sie KI-Ausgaben mit messbaren Auftragsergebnissen verknüpfen, nicht nur mit Kosteneinsparung
Compliance-Dokumentation kontinuierlich pflegen — sie für eine Prüfung aufzubauen ist zu spät
KI-Beschaffung erfordert Bewertung über Standard-IT-Kriterien hinaus: Bias-Potenzial, Datenverarbeitung, Barrierefreiheit, Vendor-Lock-in und Nachvollziehbarkeit
Förderanträge profitieren von KI-gestützter Strukturierung — aber lokale Daten immer selbst einsetzen und gegen Förderbekanntmachung prüfen

Up Next

In der letzten Lektion baust du deinen kompletten KI-Werkzeugkasten für die Verwaltung — ein praktisches Rahmenwerk, das du am Montagmorgen einsetzen kannst.