KI-gestuetzte Buchfuehrung & Belegmanagement

Die Kontierungs-Muehle

Jeder Buchhalter kennt den Ablauf. Der Bankauszug liefert 200 Buchungen in die Warteschlange. Die meisten sind Routine — die gleichen Lieferanten, die gleichen Konten, die gleichen Zuordnungen wie jeden Monat. Aber dazwischen: uneindeutige Belege, Splitbuchungen und Empfaengernamen, die wie Tastenreste aussehen.

Manuelle Kontierung dauert Stunden. KI kann das auf Minuten reduzieren — wenn du sie richtig einrichtest. DATEV’s Automatisierungsservice laeuft bereits in ueber 100.000 Buchfuehrungen. Aber auch ohne DATEV-Cloud kannst du KI-Assistenten fuer die Vorarbeit nutzen.

✅ Quick Check: Warum ist das Mitgeben des Kontenrahms entscheidend, wenn du KI zum Kontieren nutzt? (Antwort: Ohne ihn verwendet KI generische Kategorien wie „Buerobedarf" oder „Dienstleistungen", die in deinem SKR nicht existieren. Dein Kontenrahmen stellt sicher, dass Buchungen auf den exakten Kontonummern landen.)

Kontierungs-Prompt mit SKR-Kontext

Der Schluessel zu genauer KI-Kontierung ist Kontext. Die KI kennt weder deinen Kontenrahmen noch die Branche deines Mandanten noch die Praeferenzen deiner Kanzlei. Du musst es ihr sagen.

KI-Prompt fuer Belegkontierung (SKR 03):

Du bist ein Buchfuehrungsassistent. Kontiere die folgenden Buchungen nach diesem Kontenrahmen (SKR 03):

KONTENRAHMEN (Auszug):
- 1200 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
- 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- 1800 Bank
- 4400 Erloese 19% USt
- 3400 Wareneingang 19% Vorsteuer
- 4930 Bueroausstattung
- 4946 Software und Abonnements
- 4910 Porto und Versand
- 4920 Telefon und Internet
- 4940 Zeitschriften und Buecher
- 4950 Rechts- und Beratungskosten
- 4960 Miete und Nebenkosten
- 4970 Kfz-Kosten
- 6300 Sonstige betriebliche Aufwendungen

MANDANT: Kleine Marketing-Agentur, 8 Mitarbeiter, Soll-Versteuerung

REGELN:
- Bei Unsicherheit mit [PRUEFEN] markieren und begruenden
- Splitbuchungen bei Belegen mit mehreren Kategorien
- Steuerschluessel angeben (19%, 7%, steuerfrei)
- USt-Voranmeldung beruecksichtigen

BUCHUNGEN:
Datum | Beschreibung | Betrag | Soll/Haben
2026-01-15 | ADOBE CREATIVE CLOUD | 599,88 EUR | Soll
2026-01-15 | ZAHLUNGSEINGANG MANDANT ABC | 5.000,00 EUR | Haben
2026-01-16 | VIKING BUEROBEDARF | 127,43 EUR | Soll
2026-01-16 | UBER FAHRT | 34,50 EUR | Soll
2026-01-17 | DATEV ABRECHNUNG | 450,00 EUR | Soll

Was das wirksam macht: Du gibst der KI den Kontenrahmen, die Mandantenbranche und klare Regeln fuer Unsicherheiten. Ohne das bekommst du generische Kategorien, die nicht in dein System passen.

Unsaubere Bankdaten bereinigen

Echte Bankauszuege sind chaotisch. Beschreibungen werden abgeschnitten, Empfaengernamen variieren, das Format aendert sich zwischen Banken. So nutzt du KI zum Bereinigen:

Ich habe einen Bankauszug mit unuebersichtlichen Buchungsbeschreibungen. Bereinige und standardisiere sie:

REGELN:
- Den tatsaechlichen Empfaenger/Absender aus abgeschnittenen Beschreibungen identifizieren
- Referenznummern und ueberflüssige Codes entfernen
- Nicht identifizierbare Beschreibungen mit [UNBEKANNT] markieren
- Wiederkehrende Buchungen gruppieren

ROHDATEN:
SEPA-LASTSCHR 0116 ADOBE SYSTEMS REF 4K7HJ ADOBE.COM
KARTENZAHLUNG 01/17 STARBUCKS 0847 MUENCHEN
SEPA-GUTSCHR ACME GMBH RE2026-0134
DAUERAUFTRAG BUEROMIETE IMMOBILIEN AG
KARTENZAHLUNG 0117 TANKSTELLE ARAL ST 2847

Die KI liefert saubere, lesbare Beschreibungen: „Adobe Creative Cloud", „Starbucks Muenchen", „Acme GmbH Rechnungseingang", „Bueromiete", „Aral Tankstelle". Jetzt funktioniert die Kontierung besser, weil die Daten sauber sind.

Kontierungsregeln fuer wiederkehrende Lieferanten

Die meisten Mandantenbuchungen betreffen jeden Monat die gleichen Lieferanten. Bau eine Regeltabelle, die die KI als Referenz nutzt:

Erstelle eine Kontierungs-Referenztabelle fuer meinen Mandanten (SKR 03):

BEKANNTE LIEFERANTEN UND KONTEN:
- Amazon-Bestellungen → In der Regel 4930 Bueroausstattung (aber wenn „AWS" in der Beschreibung → 4946 Software)
- Starbucks, Restaurants → 4650 Bewirtungskosten (70% abzugsfaehig beachten)
- DATEV, Agenda, Addison → 4946 Software und Abonnements
- Adobe, Slack, Zoom, Google → 4946 Software und Abonnements
- Mandantenzahlungen per SEPA/Ueberweisung → 4400 Erloese
- Telekom, Vodafone → 4920 Telefon und Internet
- Aral, Shell, Tank → 4970 Kfz-Kosten

Formatiere das als Nachschlagetabelle, die ich in kuenftige Kontierungs-Prompts einfuegen kann.

Speichere die Ausgabe. Naechsten Monat fuegst du die Tabelle in deinen Prompt ein — die KI erledigt die wiederkehrenden Lieferanten sofort. Du pruefst nur noch Neues und Ungewoehnliches.

Monatsabschluss-Batch-Verarbeitung

Fuer den Monatsabschluss alles in einen Batch-Workflow buendeln:

Verarbeite die Buchungen dieses Monats fuer [Mandantenname], ein [Branche]-Unternehmen:

SETUP:
1. Kontenrahmen: [SKR 03 Auszug einfuegen]
2. Kontierungsregeln vom Vormonat: [Regeltabelle einfuegen]
3. Neue Lieferanten markieren, die nicht in den Regeln stehen

BUCHUNGEN:
[Monatsbuchungen einfuegen]

AUSGABEFORMAT:
1. Kontierte Buchungsliste (Datum | Lieferant | Konto | Steuerschluessel | Betrag)
2. Zusammenfassung pro Konto (Summe Soll und Haben)
3. Liste neuer Lieferanten mit Kontierungsvorschlag
4. [PRUEFEN]-Positionen, die meine Aufmerksamkeit brauchen
5. Ungewoehnliche Buchungen im Vergleich zum Muster

Ein einziger Prompt ersetzt Stunden manueller Kontierung. Die markierten Positionen pruefen, neue Lieferantenvorschlaege freigeben — fertig.

Haeufige Kontierungsfehler der KI

KI ist nicht perfekt. Auf diese Muster achten:

Fehler	Beispiel	Loesung
Empfaengerverwechslung	„Apple" kann Apple Store (4930), Apple Music (4946) oder Apple-Vertrieb sein	Kontextregeln fuer mehrdeutige Namen hinzufuegen
Erloes vs. Gutschrift	Haben-Buchungen koennen Mandantenzahlungen (4400) oder Lieferantengutschriften (Aufwandskonto mindern) sein	Regel: „Gutschriften von Lieferanten mindern das urspruengliche Aufwandskonto"
Bewirtung nicht erkannt	Restaurants werden als 6300 Sonstige statt 4650 Bewirtung gebucht	Explizit hinweisen: „Restaurants → 4650, 70% abzugsfaehig beachten"
USt-Schluessel fehlt	KI vergisst Steuerschluessel anzugeben	In den Regeln explizit fordern: „Steuerschluessel immer angeben (19%, 7%, steuerfrei)"

Key Takeaways

KI-Kontierungsgenauigkeit haengt vom Kontext ab — Kontenrahmen (SKR 03/04), Branche und Lieferantenregeln mitgeben
Eine wiederverwendbare Lieferanten-Regeltabelle bauen, die jeden Monat besser wird
Erst unsaubere Bankdaten bereinigen, dann kontieren — Muell rein, Muell raus
Batch-Verarbeitung fuer den Monatsabschluss: Hunderte Buchungen in einem Prompt
KI-Markierungen immer pruefen und Fehlzuordnungen korrigieren, um kuenftige Ergebnisse zu verbessern

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In der naechsten Lektion nutzt du KI zum Erstellen von Finanzberichten und Auswertungen — kontierte Daten in klare, professionelle BWAs und Managementberichte verwandeln.