KI im Vertrieb: Angebote, E-Mails, Kundenpflege

🔄 Recall: RKAF gelernt — jetzt im Vertrieb anwenden

In Lektion 3 hast du die RKAF-Formel gelernt und deinen ersten Prompt geschrieben. Jetzt wenden wir das auf die Aufgabe an, die im Mittelstand am meisten Zeit frisst: den Vertrieb.

Vertrieb im Mittelstand: Wo die Zeit draufgeht

Ein typischer Vertriebsmitarbeiter im Mittelstand verbringt seine Woche so:

Aufgabe	Zeitaufwand (ohne KI)	Mit KI
Angebote schreiben	8-10 Stunden	3-4 Stunden
Kunden-E-Mails	5-6 Stunden	2-3 Stunden
Follow-ups und Nachfassen	3-4 Stunden	1-2 Stunden
CRM-Pflege und Dokumentation	2-3 Stunden	1-2 Stunden
Summe Verwaltung	18-23 Stunden	7-11 Stunden

Das heißt: Mit KI gewinnst du 10-12 Stunden pro Woche — Zeit, die du mit Kunden verbringen kannst.

Workflow 1: Angebote in der Hälfte der Zeit

Der alte Weg: Word-Vorlage öffnen, altes Angebot suchen, kopieren, anpassen, umformulieren, Korrektur lesen, formatieren. 45-60 Minuten pro Angebot.

Der KI-Weg:

Du bist ein erfahrener Vertriebstexter für technische
Dienstleistungen.

Erstelle ein Angebot für folgende Situation:
- Branche des Kunden: Maschinenbau
- Unternehmensgröße: ca. 120 Mitarbeiter
- Gewünschte Leistung: Jahreswartungsvertrag für 5 CNC-Maschinen
- Umfang: 4 Wartungstermine pro Jahr, Reaktionszeit 24h bei Störung
- Besonderheit: Der Kunde legt Wert auf Dokumentation

Struktur: Anschreiben (5-6 Sätze), Leistungsbeschreibung
(Aufzählung), optionale Zusatzleistungen.
Ton: kompetent, partnerschaftlich, nicht zu werblich.

Ergebnis: Ein strukturiertes Angebot in 30 Sekunden. Du ergänzt Kundenname, Preise und spezifische Details — fertig in 15-20 Minuten statt 45-60.

✅ Quick Check: Im Prompt oben steht keine Firma, kein Name, kein konkreter Preis. Warum ist das wichtig?
(Antwort: Datenschutz. Die KI braucht nur den Kontext — Branche, Größe, Leistung — um eine gute Vorlage zu erstellen. Konkrete Kundendaten fügst du selbst ein. So bleibt alles DSGVO-konform.)

Workflow 2: Kunden-E-Mails, die ankommen

5 E-Mail-Situationen, die jeder Vertriebler kennt:

Situation	Prompt-Kern
Erstkontakt nach Messe	„Formuliere eine Follow-up-E-Mail nach einem Messegespräch. Branche: [X]. Thema: [Y]. Ton: persönlich, nicht aufdringlich"
Angebot nachfassen	„Formuliere eine freundliche Erinnerung an ein offenes Angebot. 10 Tage ohne Rückmeldung. Nicht drängend"
Reklamation beantworten	„Formuliere eine Antwort auf eine Kundenbeschwerde über [Thema]. Verständnisvoll, lösungsorientiert"
Termin vereinbaren	„Formuliere eine E-Mail zur Terminanfrage. Zweck: Jahresgespräch. 2-3 Terminvorschläge anbieten"
Absage (an Bewerber/Lieferant)	„Formuliere eine wertschätzende Absage. Tür offen halten für die Zukunft"

Profi-Tipp: Erstelle dir für jede Situation einen Prompt-Baustein. Speichere sie in einem Dokument. So brauchst du beim nächsten Mal nur noch den Kontext austauschen.

Workflow 3: Follow-ups, die nicht vergessen werden

Das größte Problem im Mittelstands-Vertrieb: Follow-ups fallen unter den Tisch. Die KI kann dir helfen, eine Follow-up-Strategie zu entwickeln:

Du bist Vertriebsberater für mittelständische Unternehmen.

Erstelle einen Follow-up-Plan für ein offenes Angebot
über eine Jahreswartung (Wert: mittleres fünfstellig).

Zeitpunkte: Tag 3, Tag 7, Tag 14, Tag 30 nach Angebotsversand.
Für jeden Zeitpunkt: Kanal (E-Mail oder Telefon), Kernbotschaft
(1 Satz), und was ich im Gespräch ansprechen sollte.

Wichtig: Nicht aufdringlich, sondern wertschaffend — jeder
Kontakt soll dem Kunden einen Nutzen bieten.

Workflow 4: Gesprächsvorbereitung

Vor einem wichtigen Kundentermin:

Ich treffe mich mit einem potenziellen Kunden aus der
Automobilzulieferer-Branche (ca. 200 Mitarbeiter).

Erstelle mir eine Gesprächsvorbereitung:
1. 5 Fragen, die ich stellen sollte, um den Bedarf zu verstehen
2. 3 typische Einwände in dieser Branche und mögliche Antworten
3. 3 Punkte, die ich unbedingt ansprechen sollte

Unser Angebot: [Leistung abstrakt beschreiben]

Keine Kundennamen, keine vertraulichen Details — nur Branche und Kontext.

Die Zwei-Schritte-Methode (für alles im Vertrieb)

Dieses Prinzip zieht sich durch alle KI-Workflows:

Schritt 1: KI erstellt die Struktur, den Text, die Idee — basierend auf anonymisierten Informationen.

Schritt 2: Du ergänzt die konkreten Details: Kundenname, Preise, spezifische Konditionen, persönliche Note.

So nutzt du die Geschwindigkeit der KI UND die Qualität deines Fachwissens. Die besten Ergebnisse entstehen aus dieser Kombination.

Wichtigste Erkenntnisse

Angebote in der Hälfte der Zeit — KI erstellt Struktur und Text, du ergänzt Kundendaten und Preise
E-Mail-Prompts als Bausteine speichern — 5 Standard-Situationen abdecken, nur Kontext austauschen
Follow-up-Pläne mit KI erstellen — damit nichts mehr unter den Tisch fällt
Gesprächsvorbereitung in 2 Minuten statt 20
Zwei-Schritte-Methode: KI liefert die Vorlage, du die konkreten Details
10-12 Stunden pro Woche gewinnst du mit KI-gestütztem Vertrieb

Nächste Lektion

Lektion 5 zeigt dir, wie KI in der Verwaltung hilft: Dokumentation, die sich fast von selbst schreibt, Standardbriefe in Sekunden und Prozesse, die weniger nerven.