KI in der Verwaltung: Dokumentation, Buchhaltung, Prozesse

🔄 Recall: Vertrieb optimiert — jetzt die Verwaltung

In Lektion 4 hast du gelernt, wie KI den Vertrieb beschleunigt. Dieselben Prinzipien — RKAF-Formel, Zwei-Schritte-Methode, Anonymisierung — gelten für die Verwaltung. Und da liegt im Mittelstand oft das größte Einsparpotenzial.

Verwaltung im Mittelstand: Der stille Zeitfresser

Im Vertrieb fällt Zeitverschwendung auf — entgangene Aufträge sind sichtbar. In der Verwaltung sieht niemand die verschwendeten Stunden. Aber sie sind da:

Verwaltungsaufgabe	Typisch ohne KI	Mit KI
Meeting-Protokoll	30-45 Min.	10-15 Min.
Standardbrief formulieren	15-20 Min.	3-5 Min.
Rechnungstext schreiben	10-15 Min.	2-3 Min.
Prozessdokumentation	2-3 Stunden	45-60 Min.
Stellenausschreibung erstellen	45-60 Min.	15-20 Min.

Workflow 1: Meeting-Protokolle

Das Problem: Meetings dauern 60 Minuten, das Protokoll danach nochmal 30. Und meistens liest es am Ende niemand, weil es zu lang ist.

Der KI-Weg:

Hier sind meine Stichpunkte aus einem Teammeeting (45 Min.):

- Projekt X: Zeitplan hält, nächster Meilenstein in 2 Wochen
- Neues Tool für Zeiterfassung evaluieren (Verantwortlich: [Rolle])
- Kundenfeedback zu Produkt Y: 3 Verbesserungsvorschläge gesammelt
- Budget für Q3 wird nächste Woche besprochen
- Nächstes Meeting: Donnerstag 10 Uhr

Erstelle ein strukturiertes Protokoll mit:
1. Datum und Teilnehmer (als Rollen, keine Namen)
2. Besprochene Themen (Bulletpoints)
3. Beschlüsse und offene Punkte
4. Nächste Schritte mit Verantwortlichkeiten (Rollen)

Ergebnis: Ein sauberes Protokoll in 30 Sekunden. Du prüfst es kurz und ergänzt die echten Namen — fertig in 5 Minuten.

Workflow 2: Standardbriefe und Geschäftskorrespondenz

Die meiste Geschäftskorrespondenz folgt Mustern. KI ist perfekt für Muster:

Brief-Typ	Prompt-Kern
Zahlungserinnerung	„Formuliere eine freundliche erste Zahlungserinnerung. Rechnung: [Betrag], fällig seit [X Tagen]. Ton: professionell, nicht bedrohlich"
Auftragsbestätigung	„Formuliere eine Auftragsbestätigung. Leistung: [abstrakt]. Lieferzeitraum: [X Wochen]. Enthält: Danke, Zusammenfassung, nächste Schritte"
Abwesenheitsnotiz	„Formuliere eine Abwesenheitsnotiz für den Zeitraum [X-Y]. Vertretung: Kollegin in gleicher Abteilung. Ton: freundlich, informativ"
Bewerbungsabsage	„Formuliere eine wertschätzende Absage an einen Bewerber. Position: [Rolle]. Tür offen halten. Nicht die Gründe nennen"

✅ Quick Check: Die Buchhaltung fragt: „Können wir ChatGPT nutzen, um Mahnungen an säumige Kunden zu schreiben?" Was ist deine Antwort?
(Antwort: Ja — aber ohne Kundennamen, Rechnungsnummern oder Beträge im Prompt. Die KI erstellt die Formulierung, ihr fügt die konkreten Daten selbst ein. Für systematische Nutzung mit Kundendaten: Enterprise-Abo mit AVV.)

Workflow 3: Prozessdokumentation

Im Mittelstand existieren Prozesse oft nur in den Köpfen der Mitarbeiter. KI hilft, sie endlich festzuhalten:

Ich beschreibe dir einen Geschäftsprozess. Erstelle daraus
eine übersichtliche Prozessdokumentation.

Prozess: Eingang einer Kundenbestellung
1. Bestellung kommt per E-Mail oder Telefon
2. Erfassung im ERP-System
3. Verfügbarkeitsprüfung im Lager
4. Bei Verfügbarkeit: Auftragsbestätigung an Kunden
5. Bei Nichtverfügbarkeit: Liefertermin beim Lieferanten anfragen
6. Kommissionierung und Versand
7. Rechnung erstellen
8. Zahlungseingang prüfen

Format: Tabelle mit Schritt, Verantwortlich (Rolle),
System/Tool, Zeitrahmen. Dazu eine kurze Beschreibung
pro Schritt (1-2 Sätze).

Warum das wertvoll ist: Wenn der Mitarbeiter, der „alles im Kopf hat", krank wird oder das Unternehmen verlässt, steht niemand im Regen.

Workflow 4: Stellenausschreibungen

Gute Stellenanzeigen zu schreiben ist eine Kunst. KI kann helfen:

Erstelle eine Stellenausschreibung für ein mittelständisches
Unternehmen in der Branche [X], ca. [Y] Mitarbeiter.

Position: [Rolle]
Aufgaben: [3-5 Stichpunkte]
Anforderungen: [3-5 Stichpunkte]
Was wir bieten: [3-5 Stichpunkte, typisch Mittelstand]

Ton: authentisch, nicht übertrieben. Keine leeren Floskeln
wie "dynamisches Team" oder "flache Hierarchien" — stattdessen
konkrete Benefits. Schreibe in du-Form.

Was KI in der Verwaltung NICHT kann

Aufgabe	Warum KI nicht reicht
Verträge prüfen	Juristische Verantwortung, Kontext fehlt
Buchhaltung erledigen	Zahlen müssen stimmen — Halluzinationsgefahr
Personalentscheidungen	Ethik, Arbeitsrecht, Menschenkenntnis
Vertrauliche Dokumente analysieren	Datenschutz — nicht in allgemeine KI-Tools

KI hilft bei der Formulierung, nicht bei der Entscheidung. Sie kann eine Kündigung formulieren, aber nicht entscheiden, ob gekündigt werden soll.

Wichtigste Erkenntnisse

Meeting-Protokolle in 5 statt 30 Minuten — Stichpunkte anonymisiert eingeben, KI strukturiert
Standardbriefe als Prompt-Bausteine speichern — einmal erstellen, immer wieder nutzen
Prozessdokumentation endlich aus den Köpfen holen — KI macht es einfach
Stellenausschreibungen authentisch und konkret — keine leeren Floskeln
KI formuliert, du entscheidest — besonders bei Verträgen, Buchhaltung und Personalthemen
Zeitersparnis: 50-70% bei typischen Verwaltungsaufgaben

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Lektion 6 zeigt dir, wie KI dein Marketing verbessert: bessere Texte für die Webseite, Social-Media-Posts, die gelesen werden, und Newsletter, die funktionieren.