Kundenkommunikation und Management

Erwartungen managen — bevor sie zum Problem werden

🔄 Recall: In Lektion 4 hast du deine Preisstrategie definiert. Jetzt geht es um die Kommunikation, die dafuer sorgt, dass Projekte reibungslos laufen — und Kunden wiederkommen.

Der haeufigste Satz in gescheiterten Freelance-Projekten: „Ich dachte, das waere inklusive."

Das Problem ist nie die Arbeit selbst — es sind unausgesprochene Erwartungen. Und die loest du nicht mit besserem Design oder schnellerem Code, sondern mit klarer Kommunikation. Von Anfang an.

Die 5 Phasen der Kundenkommunikation

1. Erstgespraech / Discovery Call

Ziel: Verstehen, ob Projekt und Kunde zu dir passen.

Fragen, die du stellen solltest:

„Was ist das Ziel dieses Projekts?" (Nicht: Was soll ich machen?)
„Woran messen Sie den Erfolg?"
„Gibt es ein Budget?"
„Wer sind die Entscheider?"
„Bis wann muss es fertig sein?"

2. Kick-off

Ziel: Erwartungen verbindlich klaeren.

Was du im Kick-off dokumentierst:

Lieferumfang (was genau wird geliefert — und was nicht)
Meilensteine und Deadlines
Feedback-Prozess (wie oft, wie viele Runden, wer gibt Freigabe)
Kommunikationskanal (E-Mail, Slack, Telefon?)
Was bei Aenderungswuenschen passiert

3. Status-Updates

Ziel: Keine Ueberraschungen.

Faustregel: Lieber ein Update zu viel als eins zu wenig. Kunden, die nichts hoeren, werden nervoes — und nervoese Kunden werden schwierig.

4. Feedback-Schleifen

Ziel: Strukturiertes Feedback statt „Mir gefaellt das irgendwie nicht."

5. Uebergabe + Abschluss

Ziel: Sauber abschliessen, Testimonial holen, Tuer fuer Folgeprojekte offen lassen.

KI-Prompts fuer Kundenkommunikation

Status-Update:

Schreibe ein kurzes Status-Update fuer meinen Kunden [Name/Firma].
Projekt: [Projektname]
Aktueller Stand: [Was erledigt ist]
Naechste Schritte: [Was als Naechstes passiert]
Offene Punkte: [Falls vorhanden]
Ton: professionell, knapp, positiv. Max. 150 Woerter.

Feedback-Anfrage:

Schreibe eine E-Mail an meinen Kunden, in der ich um Feedback zum [Entwurf/Meilenstein] bitte.
Ich moechte strukturiertes Feedback — nicht "gefaellt mir" oder "gefaellt mir nicht".
Schlage 3-5 konkrete Fragen vor, die mir nützliches Feedback bringen.

✅ Quick Check: Denkst du an dein letztes Projekt: Hattest du ein formelles Kick-off? Wenn nicht — welches der 5 Kick-off-Elemente oben haette dir die meisten Probleme erspart?

Die goldene Regel der Kundenkommunikation

Immer schriftlich.

Muendliche Absprachen werden vergessen oder anders erinnert. Alles, was den Lieferumfang, Preis oder Zeitplan betrifft, gehoert in eine E-Mail oder ein Dokument.

Nach jedem Telefonat oder Meeting: Zusammenfassung per E-Mail mit den besprochenen Punkten. „Kurz zusammengefasst, was wir besprochen haben: …"

Key Takeaways

80% der Freelance-Probleme entstehen durch unklare Erwartungen — nicht durch schlechte Arbeit
Das Kick-off ist der wichtigste Moment: Lieferumfang, Meilensteine, Feedback-Regeln klaeren
Status-Updates verhindern Ueberraschungen — lieber eins zu viel als zu wenig
Alles schriftlich dokumentieren — muendliche Absprachen werden vergessen
KI schreibt Updates, Feedback-Anfragen und Meeting-Zusammenfassungen in Minuten

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