KI-Terminbuchung & Kalender

🔄 Quick Recall: In der letzten Lektion hast du gesehen, wie KI den Salonbetrieb vom Nadelöhr befreit — 10+ Stunden pro Woche zurückgewinnen durch Automatisierung von Buchung, Follow-ups und Social Media. Jetzt baust du dein erstes KI-System: die Terminbuchung.

Das Buchungs-Problem im Friseurhandwerk

Die meisten Friseursalons in Deutschland buchen noch per Telefon, WhatsApp oder Instagram-DM. Das funktioniert — bis es nicht mehr funktioniert:

• Telefonanrufe während Kundenterminen: Du kannst nicht gleichzeitig färben und ans Telefon gehen
• DMs, die untergehen: Zwischen 20 Nachrichten übersieht man schnell eine Buchungsanfrage
• Doppelbuchungen: Manuelles Eintragen → Fehler → verärgerte Kunden
• Verlust außerhalb der Öffnungszeiten: Wer abends buchen will und nicht kann, bucht woanders

Dein KI-Buchungssystem aufbauen

Erstelle ein Online-Buchungssystem für meinen Friseursalon:

Salon-Profil:
- Art: [Ein-Stuhl-Salon / Mehrplatz-Salon mit X Stühlen]
- Dienstleistungen: [Schnitte, Farbe, Strähnchen, Styling etc.]
- Öffnungszeiten: [Mo-Sa, X-Y Uhr]
- Team: [solo / X Mitarbeiter mit Spezialisierungen]

Erstelle:
1. Einen Service-Katalog mit realistischen Zeitblöcken pro
   Dienstleistung (inkl. Vor-/Nachbereitungszeit)
2. Eine automatische Bestätigungs-Nachricht (freundlich,
   professionell, mit Salon-Adresse und Storno-Hinweis)
3. Eine Erinnerungs-Sequenz (48h + Vorabend + 2h vor Termin)
4. Eine automatische Antwort für DMs und WhatsApp-Anfragen
   mit Link zum Buchungssystem
5. Eine Wartelisten-Nachricht für ausgebuchte Tage

✅ Quick Check: Warum braucht der Service-Katalog „Vor- und Nachbereitungszeit" zusätzlich zur Behandlungsdauer? Weil ein Damenhaarschnitt vielleicht 30 Minuten dauert, aber du brauchst 5 Minuten zum Vorbereiten (Platz herrichten, Beratung) und 10 Minuten danach (Aufräumen, Kassieren, nächsten Platz vorbereiten). Ohne diese Pufferzeiten entstehen Engpässe — die nächste Kundin wartet, du fühlst dich gehetzt. Realistische Zeitblöcke sind das Fundament eines funktionierenden Buchungssystems.

No-Show-Prävention

No-Shows kosten dich bares Geld — leere Stuhlzeit, die nie zurückkommt.

Erstelle ein No-Show-Präventionssystem für meinen Salon:

Aktuelle No-Show-Rate: [geschätzt X%]
Durchschnittlicher Service-Wert: [X€]

Erstelle:
1. Eine 3-stufige Erinnerungs-Sequenz (Tonfall: freundlich,
   nicht mahnend)
2. Eine Umbuchungs-Nachricht (leichter als absagen!)
3. Eine sanfte Stornierungsregel (z.B. "Absage bis 24h vorher
   kostenlos, danach X% Ausfallgebühr")
4. Eine Wartelisten-Benachrichtigung für freigewordene Termine
5. Einen Umgang mit Wiederholungs-No-Shows (3. Mal = Vorauskasse?)

Stuhlauslastung maximieren

Erstelle eine Lücken-Füll-Strategie für meinen Salon:

Typische Lücken-Zeiten: [z.B. Montag/Dienstag, Nachmittage]
Meine treuesten Kunden: [ca. X Stammkunden]

Erstelle:
1. Eine Kurzfristig-Termin-Nachricht für Stammkunden
   ("Am Mittwoch hätte ich noch einen Platz frei — Lust?")
2. Einen Instagram-Story-Text für Last-Minute-Verfügbarkeit
3. Ein Sonderangebot-System für schwer füllbare Zeiten
4. Eine Analyse: Welche Dienstleistungen sollte ich in
   Lücken-Slots anbieten? (Schnelle Services < 30 Min.)

Buchungssysteme in Deutschland

✅ Quick Check: Warum solltest du vorsichtig mit provisionsbasierten Buchungsplattformen wie Treatwell sein? Weil Treatwell 35% plus MwSt. auf Neukunden-Buchungen berechnet — und wenn eine Kundin 12 Monate nicht war, zählt sie wieder als Neukunde. Bei einem 80€-Service zahlst du also bis zu 28€ Provision. Für den Anfang kann die Sichtbarkeit helfen, aber langfristig baust du dir besser ein eigenes Buchungssystem auf, das dir gehört.

Übung: Dein Buchungssystem starten

1. Generiere deinen Service-Katalog mit realistischen Zeitblöcken
2. Erstelle deine automatische Bestätigungs-Nachricht
3. Schreibe deine 3-stufige Erinnerungs-Sequenz
4. Formuliere deine Instagram-Bio mit Buchungslink (auch als Platzhalter)
5. Entscheide: Welches Buchungssystem passt zu deinem Budget und deiner Salongröße?

Key Takeaways

• Manuelle Buchung per Telefon/DM ist das Wachstums-Nadelöhr — jeder Schritt braucht deine persönliche Aufmerksamkeit und skaliert nicht
• Ein 3-stufiges Erinnerungssystem (48h + Vorabend + 2h) reduziert No-Shows um 50-70% und spart hunderte Euro pro Monat
• Online-Buchungssysteme (Shore, Planity, Timify) geben Kunden 24/7-Zugang und kosten ab 25-50€/Monat — ein Bruchteil einer Empfangskraft
• Vorsicht bei Provisionsmodellen: Treatwell nimmt 35% auf Neukunden — langfristig besser ein eigenes System aufbauen
• Lücken-Zeiten füllen durch gezielte Stammkunden-Nachrichten und Social-Media-Stories statt pauschaler Rabattaktionen

Up Next

In der nächsten Lektion baust du ein Kundenbindungs-System, das der 60%-Neukunden-Verlustrate entgegenwirkt — mit automatischen Follow-ups, Stammkunden-Programmen und Rückgewinnungs-Strategien.