Personalplanung & Dienstplanung

🔄 Quick Recall: In der letzten Lektion hast du Wareneinsatz-Kontrollsysteme aufgebaut — Rezeptkalkulation mit Ausbeutefaktoren, woechentliches Abweichungs-Tracking und Abfallreduzierungsplaene. Jetzt geht es an deinen zweitgroessten Kostenblock: Personal, das in der deutschen Gastronomie typischerweise 30-38% vom Umsatz ausmacht.

Bei ueber 50.000 unbesetzten Stellen laut IHK und einem Mindestlohn von 12,82 €/Stunde plus rund 20% Arbeitgeber-Sozialabgaben haben Betriebe, die smarter planen, einen doppelten Vorteil: niedrigere Kosten UND zufriedenere Mitarbeiter, die laenger bleiben.

KI-Dienstplanung ersetzt nicht das Urteil deiner Betriebsleitung — sie liefert bessere Daten, damit Planungsentscheidungen schneller und praeziser getroffen werden.

Nachfrageprognose fuer die Personalplanung

Die Grundlage guter Dienstplanung: wissen, wie viele Gaeste zu erwarten sind. KI analysiert historische Muster, externe Faktoren und aktuelle Trends, um Tages- und Stundennachfrage vorherzusagen.

Faktoren, die KI fuer die Personalprognose beruecksichtigt:

KI-Prompt fuer Nachfrageprognose:

Du bist ein Gastro-Betriebsanalyst. Basierend auf meinen Umsatzdaten der letzten 8 Wochen [TAEGLICHE GAESTEZAHLEN ODER UMSATZ ANGEBEN], prognostiziere die erwartete Gaestezahl fuer naechste Woche pro Tag. Beruecksichtige: (1) Wochentagsmuster aus den historischen Daten, (2) bekannte Events in unserer Gegend: [EVENTS AUFLISTEN], (3) Wettervorhersage: [BEDINGUNGEN], (4) laufende Aktionen: [DETAILS]. Gib fuer jeden Tag an: erwartete Gaestezahl (niedrig/erwartet/hoch), empfohlene Gesamt-Arbeitsstunden und Schichtstruktur (Frueh, Mittel, Spaet).

✅ Quick Check: Dein durchschnittlicher Freitag bringt 140 Gaeste. Diesen Freitag ist ein grosses Konzert im Veranstaltungsort gegenueber (historisch +35% fuer dein Restaurant). Auf wie viele Gaeste solltest du planen? (Antwort: 140 × 1,35 = 189 Gaeste. Plane fuer 180-190, mit einem Plan B falls es noch mehr werden. KI berechnet das automatisch und empfiehlt konkrete Schichtergaenzungen — vielleicht zwei zusaetzliche Servicekraefte und ein Extra-Posten in der Kueche.)

Den optimalen Dienstplan erstellen

Wenn du die erwartete Nachfrage kennst, hilft KI, Dienstplaene zu bauen, die Personalkosten, Servicequalitaet, Mitarbeiterwuensche und Arbeitsrecht in Balance bringen.

Die Dienstplan-Gleichung:

KI-Prompt fuer Dienstplanerstellung:

Erstelle einen Wochen-Dienstplan fuer mein Restaurant. Mitarbeiterliste: [JEDEN MITARBEITER MIT: Rolle, Max-Stunden, Verfuegbarkeit, Stundenlohn, Minijob ja/nein]. Nachfrageprognose pro Tag: [MO-SO ERWARTETE GAESTEZAHL]. Schichttypen: Frueh (7-15 Uhr), Spaet (15-23 Uhr), Doppelschicht (10-22 Uhr). Bedingungen: kein Mitarbeiter ueber 10 Std./Tag (ArbZG), min. 11 Std. Ruhezeit, Minijobber max. [X] Std./Woche, min. 2 Servicekraefte pro Schicht, min. 1 erfahrener Koch pro Schicht. Optimiere auf: niedrigste Gesamtpersonalkosten bei Einhaltung eines Service-Standards von [X] Gaesten pro Servicekraft pro Stunde. Markiere Luecken, wo zusaetzliche Besetzung noetig ist.

Personalkennzahlen nach Rolle:

Ueberstunden vermeiden und Personalkosten steuern

Ueberstunden bei Zuschlagspflicht zerstoeren das Personalbudget. Ein Koch mit 15 €/Stunde kostet bei Ueberstundenzuschlag 18,75 €/Stunde — und 5 Ueberstunden pro Woche summieren sich auf fast 1.000 € Zuschlag im Jahr.

Dazu kommt: Das Arbeitszeitgesetz erlaubt maximal 10 Stunden taegliche Arbeitszeit bei 11 Stunden Ruhezeit. Verstoesse koennen Bussgelder bis 15.000 € bedeuten.

KI-Prompt fuer Ueberstundenanalyse:

Analysiere meine Lohndaten der letzten 4 Wochen. [JEDEN MITARBEITER MIT: Name, Rolle, geleistete Stunden/Woche AUFLISTEN]. Identifiziere: (1) Mitarbeiter, die regelmaessig Ueberstunden machen und die durchschnittliche Menge, (2) Gesamtkosten der Ueberstunden pro Woche, (3) hochgerechnete Jahreskosten, (4) ob eine zusaetzliche Teilzeitkraft guenstiger waere als die Ueberstunden, (5) Dienstplan-Anpassungen, die Ueberstunden reduzieren ohne die Abdeckung zu gefaehrden. Berechne den Break-Even-Point fuer eine Neueinstellung vs. weitere Ueberstunden.

Haeufige Ueberstunden-Fallen und KI-Loesungen:

✅ Quick Check: Dein Kuechenchef arbeitet jede Woche 50 Stunden bei 18 €/Stunde. Die 10 Ueberstunden kosten bei 25% Zuschlag 225 €/Woche (11.700 €/Jahr). Ein Teilzeitkoch fuer 20 Stunden bei 14 €/Stunde kostet 280 €/Woche (14.560 €/Jahr). Solltest du einstellen? (Antwort: Rein rechnerisch sind die Ueberstunden guenstiger. Aber bedenke: Der Kuechenchef brennt aus, Krankmeldungen erzeugen Notfaelle, und du hast keinen Backup wenn er kuendigt. Neueinstellung bei 50.000 offenen Stellen kann Monate dauern und kostet 3.000-5.000 €. Die Teilzeitkraft ist eine Versicherung.)

Mitarbeiterkommunikation und Schichtmanagement

Last-Minute-Aenderungen am Dienstplan sind die Frustquelle Nr. 1 fuer Gastro-Mitarbeiter. KI hilft, das Chaos zu managen.

KI-Prompt fuer Schichttausch-System:

Erstelle eine Schichttausch-Richtlinie und ein Kommunikationssystem fuer mein Restaurant. Enthalte: (1) Regeln fuer zulaeessige Tausche (gleiche Qualifikation, keine resultierenden Ueberstunden, ArbZG-Ruhezeiten eingehalten), (2) Vorlagen-Nachricht fuer Tauschanfragen, (3) Freigabe-Workflow fuer die Leitung, (4) automatisierte Bestaetigungen fuer beide Mitarbeiter. Erstelle ausserdem Vorlagen fuer: Krankmeldungs-Info, Dienstplan-Aenderungen und woechentliche Dienstplan-Verteilung.

Bindungs-orientierte Dienstplanung:

Key Takeaways

• KI-Nachfrageprognose kombiniert Wochentagsmuster, Wetter, lokale Events und Saisonalitaet — fuer richtig dimensionierte Besetzung statt Ratespiel
• Dienstplaene aus Daten bauen: Prognose + Verfuegbarkeit + Qualifikationen + Budget + ArbZG = optimierter Plan, der Geld spart ohne Service zu opfern
• Das Arbeitszeitgesetz (max. 10 Std./Tag, 11 Std. Ruhezeit) und Minijob-Grenzen (538 €/Monat) muessen in jeden Dienstplan — KI prueft automatisch
• Der Hauptgrund fuer Kuendigungen in der Gastro (neben Gehalt) ist die Dienstplanung — planbare Zeiten, faire Verteilung und einfacher Schichttausch verbessern die Bindung direkt
• Ziel Personalkosten gesamt: 30-38% vom Umsatz (FOH 14-20%, BOH 12-18%) — KI trackt diese Benchmarks in Echtzeit

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