Buchhaltung und E-Rechnung

🔄 Kurzer Rueckblick: In der letzten Lektion hast du gelernt, wie KI professionelle Angebote in Minuten erstellt. Jetzt geht es um den naechsten Schritt: Aus dem Angebot wird ein Auftrag, aus dem Auftrag eine Rechnung — und die muss ab 2025 im E-Rechnungsformat sein.

Buchhaltung. Das Thema, bei dem die meisten Handwerker die Augen verdrehen. Zettelwirtschaft, Schuhkarton mit Quittungen, samstags Belege sortieren. Muss nicht sein — ehrlich nicht.

E-Rechnung: Was du jetzt wissen musst

Die E-Rechnungspflicht ist keine ferne Zukunft — sie laeuft bereits:

Zeitplan	Was passiert
Ab 01.01.2025	Alle B2B-Unternehmen muessen E-Rechnungen empfangen koennen
Ab 01.01.2027	Unternehmen mit >800.000 EUR Vorjahresumsatz muessen E-Rechnungen versenden
Ab 01.01.2028	Alle B2B-Unternehmen muessen E-Rechnungen versenden

Die zwei Formate:

ZUGFeRD: PDF mit eingebetteten XML-Daten — der Kunde sieht ein normales PDF, das System liest die Daten automatisch
XRechnung: Reines XML — Standard fuer oeffentliche Auftraggeber (Kommunen, Schulen, Behoerden)

✅ Quick Check: Schreibst du Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber (Schulen, Kommunen, oeffentliche Gebaeude)? Dann brauchst du XRechnung. Fuer alle anderen B2B-Kunden reicht ZUGFeRD.

Cloud-Buchhaltung fuer Handwerker

Diese Tools koennen E-Rechnungen und sind speziell fuer kleine Betriebe gemacht:

Tool	Ab-Preis/Monat	E-Rechnung	DATEV	Belegfoto	Staerke
lexoffice	7,90 EUR	ZUGFeRD + XRechnung	Ja	Ja	Einfachste Bedienung
sevDesk	8,90 EUR	ZUGFeRD + XRechnung	Ja	Ja (KI-gestuetzt)	Beste Belegerfassung
BuchhaltungsButler	24,95 EUR	ZUGFeRD	Ja	Ja	Automatische Kontierung
FastBill	9,99 EUR	ZUGFeRD	Ja	Ja	Schnelle Rechnungserstellung

Die Killer-Funktion fuer Handwerker: Belegerfassung per Smartphone. Auf der Baustelle Materialbon fotografieren → KI erkennt Betrag und Lieferant → automatisch gebucht. Kein Zettel geht mehr verloren.

Belege erfassen: Vom Schuhkarton zur App

So sieht der neue Workflow aus:

Vorher (analog):

Beleg in die Hosentasche → vergessen → suchen → finden (oder nicht)
Samstag: Belege sortieren, abtippen, in Ordner abheften
Steuerberater ruft an: „Mir fehlt der Beleg fuer…"

Nachher (digital):

Beleg auf der Baustelle fotografieren → 5 Sekunden
KI erkennt Daten, ordnet zu, bucht vor → automatisch
Steuerberater bekommt DATEV-Export → fertig

Erstelle eine Checkliste fuer die Umstellung meiner
Buchhaltung auf ein Cloud-System:

Aktuelles System: [Excel/Papier/anderes Tool]
Steuerberater nutzt: [DATEV ja/nein]
Rechnungen pro Monat: [Anzahl]
Belege pro Monat: [geschaetzt]
B2B-Anteil: [Prozent]

Erstelle:
1. 4-Wochen-Umstellungsplan
2. Checkliste: Was muss migriert werden?
3. Empfehlung: Welches Tool passt zu mir?
4. E-Rechnungs-Readiness-Check

Mahnwesen mit KI

Kunden zahlen nicht? KI schreibt die Mahnung — professionell und ohne emotionalen Aerger:

Schreibe eine freundliche aber bestimmte
Zahlungserinnerung:

Kunde: [Name]
Rechnungsnummer: [Nr.]
Betrag: [EUR]
Faellig seit: [Datum]
Zahlungsziel: 7 Tage

Ton: hoeflich aber klar. Nicht drohen, aber
deutlich machen dass die Rechnung ueberfaellig ist.

Key Takeaways

E-Rechnungspflicht laeuft bereits: Empfangspflicht seit 2025, Versandpflicht ab 2027/2028
Cloud-Buchhaltung ab 7,90 EUR/Monat erledigt E-Rechnung, Belegerfassung und DATEV-Export
Die Killer-Funktion: Belege per Smartphone auf der Baustelle fotografieren — KI erkennt und bucht
DATEV-Schnittstelle ist Pflicht, wenn du einen Steuerberater hast (90% nutzen DATEV)
KI schreibt auch Mahnungen — professionell und ohne Emotionen

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In der naechsten Lektion wird es sichtbar: Marketing fuer Handwerker mit KI — wie du online Kunden findest, ohne Marketingexperte zu sein.