Betriebsabläufe optimieren

🔄 Recall: Kunden sind gut betreut — aber wer macht das, wenn du nicht da bist?

In Lektion 3 hast du Vorlagen für die Kundenkommunikation aufgebaut. Jetzt geht es einen Schritt weiter: Was passiert, wenn du krank wirst, Urlaub machst oder jemanden einstellst? Wenn dein Wissen nur in deinem Kopf ist, hängt alles an dir.

Die Dokumentationslücke

Fragen, die wehtun:

• Kann jemand anderes deine Arbeit übernehmen, wenn du ausfällst?
• Kannst du in den Urlaub, ohne dass der Laden stillsteht?
• Kannst du einen neuen Mitarbeiter in einem Tag einarbeiten?

Wenn die Antwort dreimal „Nein" ist, hast du ein Betriebsproblem. Und KI kann helfen, es zu lösen.

Warum Dokumentation nervt — aber sich lohnt

Ohne Dokumentation: Alles hängt an dir. Einarbeitung dauert ewig. Qualität schwankt. Wachstum ist gebremst.

Mit Dokumentation: Andere können Aufgaben übernehmen. Schnellere Einarbeitung. Konsistente Qualität. Du wirst zum Engpass-Löser statt zum Engpass.

Das Problem: Dokumentation erstellen ist langweilig und dauert ewig. Deshalb macht es niemand.

Die Lösung: Du beschreibst, wie du arbeitest. KI macht eine strukturierte Anleitung daraus.

Arbeitsanweisungen schnell erstellen

Prompt:

Ich beschreibe dir einen Arbeitsablauf aus meinem Unternehmen.
Mach daraus eine strukturierte Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Mein Prozess (formlos beschrieben):
[Beschreibe, was du tust, so wie du es einem neuen Mitarbeiter erklären würdest]

Formatiere als:
1. Nummerierte Schritte
2. Benötigte Materialien/Tools
3. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
4. Woran man erkennt, dass es richtig gemacht wurde

Beispiel: Du beschreibst formlos, wie du morgens den Laden öffnest. KI macht daraus eine 15-Punkte-Checkliste mit Zeitangaben, häufigen Vergessen und Qualitäts-Checks.

✅ Quick Check: Du hast einen Prozess, den du täglich machst — Auftragsbestätigungen verschicken. Es dauert 45 Minuten, weil du jedes Mal überlegen musst, was reingehört. Wie hilft KI hier?

(Antwort: Doppelt. Erstens: KI erstellt dir eine SOP, die die Schritte dokumentiert. Zweitens: KI erstellt dir eine Vorlage für die Bestätigung selbst (Lektion 3). Beides zusammen spart 30 Minuten täglich.)

Welche Prozesse zuerst dokumentieren?

Kundenbezogen: Anfragen bearbeiten, Aufträge abwickeln, Reklamationen, Nachbetreuung

Betrieb: Öffnen/Schließen, Auftragsablauf, Qualitätskontrolle, Bestellung/Lager

Verwaltung: Rechnungen schreiben, Angebote erstellen, Buchhaltungsvorbereitung, Social-Media-Posting

Faustregel: Fang mit Prozessen an, die häufig vorkommen UND die jemand anderes machen könnte.

Checklisten für wiederkehrende Aufgaben

Jede wiederkehrende Aufgabe sollte eine Checkliste haben.

Prompt:

Erstelle eine Checkliste für [Aufgabe, z.B. wöchentliche Büroreinigung].

Enthalten soll:
- Jeden einzelnen Schritt
- Zeitliche Reihenfolge
- Qualitäts-Checks (woran erkenne ich, dass es gut gemacht ist?)
- Was-wenn-Szenarien (Was tun, wenn X eintritt?)

Wissensdatenbank aufbauen

Alles, was du mehr als zweimal erklärst, sollte einmal aufgeschrieben werden.

Typische Fragen, die zur Dokumentation werden:

• „Wie funktioniert die Kaffeemaschine?"
• „Wo finde ich die Vorlagen?"
• „Was mache ich, wenn ein Kunde nach Rabatt fragt?"
• „Wie buche ich einen Termin im System?"

Prompt:

Hilf mir, einen Wissensartikel zu erstellen.

Frage, die mir immer wieder gestellt wird: [z.B. "Wie erstelle ich ein Angebot?"]

Der Artikel soll enthalten:
- Klare Antwort in 1-2 Sätzen
- Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Varianten (was, wenn der Kunde X will?)
- An wen man sich wenden kann, wenn es nicht klappt

Aufbauen über Zeit: Jedes Mal, wenn du etwas zum zweiten Mal erklärst → dokumentieren. Nach einem Jahr hast du eine komplette Wissensdatenbank.

Prozessverbesserung

KI kann auch helfen, bestehende Abläufe zu hinterfragen:

Prompt:

Hier ist mein aktueller Prozess für [Aufgabe]:
[Beschreibung]

Was funktioniert: [Was läuft gut?]
Was nervt: [Wo verliere ich Zeit?]
Zeitaufwand: [Wie lange dauert es?]

Vorschläge für Verbesserungen?

Die Dokumentationsschuld abbauen

Ja, Dokumentation kostet Zeit. Aber die Alternative:

• 50× dasselbe erklären
• Fehler korrigieren, die vermeidbar wären
• Keinen Urlaub machen können
• Wissen verlieren, wenn jemand aufhört

Die Rechnung: 2 Stunden investieren, um einen wöchentlichen Prozess zu dokumentieren. Sparst du danach 15 Minuten pro Woche beim Erklären, hast du den ROI in 8 Wochen. Danach: reine Ersparnis. Unbegrenzt.

Wichtigste Erkenntnisse

• Dokumentierte Prozesse befreien dich vom Engpass — andere können übernehmen
• KI macht Dokumentation schnell: Formlos beschreiben → strukturierte Anleitung
• Checklisten für jede wiederkehrende Aufgabe
• Wissensdatenbank aufbauen: Alles, was du zweimal erklärst, einmal aufschreiben
• ROI nach 8 Wochen — danach reine Zeitersparnis
• Zuerst dokumentieren: Häufige Prozesse, die andere übernehmen könnten

Nächste Lektion

Lektion 5 zeigt dir, wie du deine Finanzen besser verstehst — ohne BWL-Studium und ohne teuren Berater für jede Frage.