Finanzen verstehen

🔄 Recall: Abläufe laufen — aber stimmen die Zahlen?

In Lektion 4 hast du Betriebsabläufe dokumentiert. Jetzt geht es um die Zahlen dahinter. Denn die besten Prozesse nützen nichts, wenn das Unternehmen am Ende des Monats rote Zahlen schreibt.

Das Zahlen-Problem

Die meisten Selbstständigen und Kleinunternehmer sind keine Buchhalter. Das Ergebnis: Die Finanzen werden ignoriert, bis der Steuerberater einmal im Jahr den Schrecken verkündet — oder bis plötzlich kein Geld mehr auf dem Konto ist.

KI kann dir helfen, deine Zahlen zu verstehen, bessere Fragen zu stellen und Probleme früh zu erkennen.

Was KI kann — und was nicht

KI kann:

• Finanzbegriffe in einfacher Sprache erklären
• Muster in deinen Zahlen erkennen
• Einfache Prognosen erstellen
• Bessere Fragen für den Steuerberater formulieren
• Berichte zusammenfassen
• Budgets aufstellen helfen

KI kann NICHT:

• Professionelle Steuer- oder Rechtsberatung ersetzen
• Deine Buchhaltung erledigen
• Garantieren, dass Zahlen stimmen
• Entscheidungen für dich treffen

Goldene Regel: KI für Verständnis, Steuerberater für Beratung. Wichtige Entscheidungen immer mit einem Profi absichern.

Deine Schlüsselzahlen verstehen

Diese Kennzahlen solltest du monatlich kennen:

Prompt:

Erkläre mir diese Finanzkennzahlen in einfacher Sprache.
Für jede: Was bedeutet sie? Warum ist sie wichtig?
Welcher Wert ist gesund? Wann sollte ich mir Sorgen machen?

Kennzahlen: Umsatz, Gewinnmarge, Cashflow, offene Forderungen, Verbindlichkeiten

Mein Unternehmen: [Branche, ungefähre Größe]

Merksatz: „Umsatz ist Eitelkeit, Gewinn ist Vernunft, Cashflow ist Realität."

✅ Quick Check: Dein Umsatz steigt seit 3 Monaten, aber auf dem Konto wird es knapper. Was könnte das Problem sein?

(Antwort: Wahrscheinlich ein Cashflow-Problem. Kunden zahlen zu spät, Kosten steigen oder du investierst schneller, als Geld reinkommt. Der Umsatz sagt nichts über verfügbare Liquidität.)

Cashflow-Analyse

Cashflow ist für kleine Unternehmen überlebenswichtig. Du kannst profitabel sein und trotzdem pleite gehen, wenn das Geld zur falschen Zeit fließt.

Prompt:

Hilf mir, meinen Cashflow zu verstehen.

Monatliche Einnahmen: ca. [X] €
Wann kommen Zahlungen? [z.B. "Kunden zahlen 30-60 Tage nach Rechnung"]
Größte monatliche Ausgaben:
- [Miete: X €, fällig am 1.]
- [Material: X €, fällig bei Bestellung]
- [Gehälter: X €, fällig am 25.]
Kontostand: [aktueller Stand]

Fragen:
- Habe ich ein Cashflow-Problem?
- Wann ist der kritischste Punkt im Monat?
- Was würde helfen, den Cashflow zu glätten?

Budgetierung mit KI

Prompt:

Hilf mir, ein einfaches Monatsbudget zu erstellen.

Mein Unternehmen: [Branche]
Monatlicher Umsatz: ca. [X] €
Ziel: [z.B. Rücklagen aufbauen / Investition planen / Kosten senken]
Aktuelle monatliche Ausgaben: [Aufzählung]

Erstelle ein Budget, das:
- Aktuelle Kosten berücksichtigt
- Raum für Wachstum/Rücklagen lässt
- Puffer für Unerwartetes einplant
- Realistisch ist

Budget vs. Ist-Vergleich: Am Monatsende prüfen, wo du über oder unter Plan liegst. KI kann dabei helfen, die Abweichungen zu analysieren und Handlungsempfehlungen zu geben.

Preiskalkulation

Nicht sicher, ob deine Preise stimmen?

Prompt:

Hilf mir, meine Preiskalkulation zu überprüfen.

Mein Angebot: [Produkt/Dienstleistung]
Aktueller Preis: [X] €
Meine Kosten dafür: [Material, Arbeitszeit, Gemeinkosten]
Branche/Region: [z.B. Malerarbeiten in München]

Fragen:
- Was ist meine Marge?
- Ist der Preis marktüblich?
- Was würde eine Preiserhöhung um 10% bedeuten?
- Was sollte ich bedenken, bevor ich Preise ändere?

Gespräch mit dem Steuerberater vorbereiten

KI hilft, bessere Fragen zu formulieren — damit du das Maximum aus dem (teuren) Steuerberater-Termin holst.

Prompt:

Ich habe nächste Woche einen Termin beim Steuerberater.

Meine Situation: [z.B. Einzelunternehmer, Umsatz ca. X €, 2 Angestellte]
Meine Anliegen: [z.B. Steueroptimierung, Rechtsform wechseln?, Investition planen]

Generiere 5-10 konkrete Fragen, die ich stellen sollte zu:
- Aktuelle steuerliche Situation
- Optimierungsmöglichkeiten
- Vorausschauende Planung

Warnzeichen erkennen

Überprüfe monatlich (15 Minuten reichen):

• Negativer Cashflow über mehrere Monate → Ursache finden
• Wachsende offene Forderungen → Zahlungsfristen durchsetzen
• Sinkende Margen → Kosten oder Preise prüfen
• Zunehmende Kreditnutzung → Liquiditätsengpass klären
• Keine Ahnung von den eigenen Zahlen → Dieser Kurs ist der erste Schritt

Wichtigste Erkenntnisse

• Cashflow ist König — Umsatz allein sagt nichts über verfügbares Geld
• 5 Kennzahlen monatlich checken: Umsatz, Marge, Cashflow, Forderungen, Verbindlichkeiten
• KI für Verständnis, Steuerberater für Beratung — beides hat seinen Platz
• Preiskalkulation regelmäßig überprüfen — nicht raten, rechnen
• Steuerberater-Termine vorbereiten — konkrete Fragen statt offenes Gespräch
• 15-Minuten-Review am Monatsende fängt Probleme früh

Nächste Lektion

Lektion 6 zeigt dir, wie du Vertrieb und Leads systematisch managst — vom Erstkontakt bis zum Abschluss, ohne Anfragen zu verlieren.