Kommunale Aufgaben und KI-Potenzial

Bevor du KI einsetzt, musst du wissen, wo sie am meisten bringt. Nicht jede kommunale Aufgabe ist gleich gut fuer KI geeignet — und die Reihenfolge entscheidet ueber Erfolg oder Scheitern.

Kommunale Aufgaben im Ueberblick

Pflichtaufgaben (gesetzlich vorgeschrieben)

Aufgabe	Beispiel	KI-Potenzial
Meldewesen	An-/Ummeldung, Ausweise	★★★★★
Standesamt	Geburten, Eheschliessungen	★★★☆☆
Bauaufsicht	Baugenehmigungen, Stellungnahmen	★★★★☆
Soziales	Wohngeld, Grundsicherung, Jugendhilfe	★★★☆☆
Ordnung	Ordnungswidrigkeiten, Gewerbe	★★★★☆
Finanzen	Haushalt, Steuern, Gebuehren	★★★★☆
Personal	Einstellung, Beurteilung, Fortbildung	★★★★☆

Freiwillige Aufgaben

Aufgabe	Beispiel	KI-Potenzial
Kultur	Veranstaltungen, Foerderung	★★★☆☆
Sport	Sportstaettenmanagement	★★☆☆☆
Tourismus	Informationen, Marketing	★★★★☆
Wirtschaftsfoerderung	Unternehmensberatung, Ansiedlung	★★★★☆

Die KI-Eignungsmatrix

Kriterium	Hohe Eignung	Geringe Eignung
Regelbasiert	Bescheid nach §X (klare Regeln)	Ermessensentscheidung (individuell)
Wiederholungsrate	100+ Vorgaenge/Monat	Einzelfaelle
Textlastig	Bescheide, Berichte, Antworten	Persoenliche Beratung
Datenintensiv	Statistiken, Auswertungen	Kreative Planung
Standardisierbar	Gleicher Prozess, verschiedene Faelle	Jeder Fall voellig anders

✅ Quick Check: Warum hat das Standesamt trotz hoher Fallzahlen nur mittleres KI-Potenzial? (Tipp: Standesamtsarbeit erfordert persoenliche Anwesenheit — Eheschliessungen, Beurkundungen, Unterschriften. KI kann bei Textarbeit helfen, aber der Kern der Aufgabe ist nicht digital ersetzbar.)

Priorisierung: Der kommunale KI-Fahrplan

Ebene 1: Sofort starten (Quick Wins)

Fachbereich	KI-Anwendung	Aufwand	Wirkung
Buergerservice	Standardantworten mit KI formulieren	Gering	Hoch
Alle Aemter	Interne Vermerke und Protokolle mit KI	Gering	Mittel
Personal	Stellenausschreibungen mit KI entwerfen	Gering	Mittel

Ebene 2: Aufbauen (3-6 Monate)

Fachbereich	KI-Anwendung	Aufwand	Wirkung
Bauamt	Stellungnahmen und Bescheide mit KI	Mittel	Hoch
Finanzen	Haushaltsberichte mit KI analysieren	Mittel	Hoch
Ordnungsamt	Anhoerungs-Schreiben und Bescheide	Mittel	Mittel

Ebene 3: Skalieren (6-12 Monate)

Fachbereich	KI-Anwendung	Aufwand	Wirkung
Buergerservice	KI-Chatbot fuer haeufige Fragen	Hoch	Hoch
Soziales	Bescheide fuer Standardfaelle mit KI	Hoch	Hoch
Wirtschaftsfoerderung	Foerderantraege recherchieren und entwerfen	Mittel	Mittel

Kosten-Nutzen-Rechnung fuer die Amtsleitung

Beispiel: Buergerservice (Stadt mit 50.000 Einwohnern)

Position	Ohne KI	Mit KI
Standardanfragen/Monat	800	800
Bearbeitungszeit/Anfrage	15 Min.	5 Min.
Personalkosten/Monat	9.000 EUR	3.000 EUR
Ersparnis/Jahr	—	72.000 EUR
KI-Kosten/Jahr	—	~1.200 EUR (Pro-Lizenzen)
Netto-Ersparnis	—	~70.800 EUR

Dein Analyse-Prompt

Du bist Organisationsberater fuer eine Kommune mit [Einwohnerzahl].
Analysiere folgende Fachbereiche nach KI-Potenzial:
[Liste deine Aemter auf]
Fuer jeden Fachbereich:
- Top-3-Prozesse nach Wiederholungsrate
- Geschaetzte Zeitersparnis durch KI
- Empfohlene Reihenfolge der Einfuehrung
- Benoetigte Voraussetzungen (Tools, Schulung, Regelwerk)
Format: Tabelle, sortiert nach Prioritaet (Quick Wins zuerst).

Key Takeaways

Pflichtaufgaben haben Prioritaet — KI spart Zeit bei gesetzlich vorgeschriebenen Prozessen
KI-Eignung: regelbasiert + haeufig + textlastig = idealer Kandidat
Drei Ebenen: Quick Wins (sofort) → Aufbauen (3-6 Monate) → Skalieren (6-12 Monate)
Buergerservice ist der beste Startpunkt: hoechste Fallzahl, direkter Buergerkontakt, sichtbare Ergebnisse
Kosten-Nutzen-Rechnung erstellen — eine Kommune mit 50.000 Einwohnern spart ~70.000 EUR/Jahr allein im Buergerservice

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In der naechsten Lektion geht es ins Detail: Buergerservice mit KI — Standardantworten, Bescheide und Terminmanagement.