Personalverwaltung mit KI
KI in der kommunalen Personalverwaltung: Stellenausschreibungen, Arbeitszeugnisse, Beurteilungen und Personalplanung beschleunigen.
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🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 5 hast du KI in der Kaemmerei eingesetzt — Haushaltsberichte, Foerderantraege, Gebuehrenkalkulationen. Jetzt geht es um die Personalverwaltung: den Bereich, der am staerksten unter dem Fachkraeftemangel leidet.
Ueber 100.000 unbesetzte Stellen in deutschen Kommunen (DStGB, 2025). Dein Personalamt schreibt die dritte Sachbearbeiterstelle in drei Monaten aus — und bekommt wieder nur fuenf Bewerbungen. Die Stellenausschreibung muss trotzdem perfekt sein: TVoeD-konform, ansprechend formuliert, Eingruppierung korrekt. Normalerweise ein halber Tag. Mit KI: eine Stunde.
KI-Anwendungen in der Personalverwaltung
| Aufgabe | Ohne KI | Mit KI | Ersparnis |
|---|---|---|---|
| Stellenausschreibung | 3-4 Stunden | 45-60 Min. | 60-80% |
| Arbeitszeugnis | 2-3 Stunden | 30-45 Min. | 70-80% |
| Dienstliche Beurteilung (Entwurf) | 2-4 Stunden | 45-60 Min. | 60-70% |
| Onboarding-Materialien | 1-2 Tage | 3-4 Stunden | 60-70% |
| Personalstatistik/Bericht | 1 Tag | 2-3 Stunden | 60-70% |
Praxisbeispiel: Stellenausschreibung
Deine Angaben
Position: Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter Ordnungsamt
Eingruppierung: EG 9b TVoeD-VKA
Befristung: unbefristet, Vollzeit (39 Std.)
Aufgaben: Gewerbeaufsicht, Ordnungswidrigkeiten, Sondernutzungen
Anforderungen: Verwaltungsfachangestellte/r oder Verwaltungsfachwirt/in,
Fuehrerschein Klasse B, Aussendiensterfahrung wuenschenswert
Besonderes: Flexible Arbeitszeiten, Jobticket, betriebliche Altersvorsorge
Prompt
Du bist Personalreferent einer Stadt mit 50.000 Einwohnern.
Erstelle eine Stellenausschreibung aus diesen Angaben:
[Angaben oben einfuegen]
Struktur:
1. Ueberschrift (ansprechend, nicht nur "Sachbearbeiter/in gesucht")
2. Wir ueber uns (3-4 Saetze, Kommune als attraktiver Arbeitgeber)
3. Ihre Aufgaben (5-7 Bulletpoints, konkret, nicht "allgemeine Verwaltungsaufgaben")
4. Ihr Profil (Muss-/Kann-Anforderungen getrennt)
5. Wir bieten (Benefits, TVoeD-Vorteile hervorheben)
6. Bewerbungsinformationen (Frist, Ansprechpartner-Platzhalter, Hinweise)
Ton: modern, wertschaetzend, gendergerecht (Doppelnennung oder Sternchen).
Hebe hervor, warum kommunale Arbeit sinnstiftend ist.
✅ Quick Check: Warum solltest du in der Stellenausschreibung den TVoeD als Vorteil hervorheben, nicht verstecken? (Tipp: TVoeD bietet Jobsicherheit, betriebliche Altersvorsorge, 30 Tage Urlaub, Jahressonderzahlung, Leistungsorientierte Bezahlung — viele Bewerber kennen diese Vorteile gar nicht. Und gerade bei Fachkraeftemangel zaehlt jedes Argument.)
Arbeitszeugnisse mit KI
Die Zeugnissprache
| Note | Formulierung | Was es wirklich bedeutet |
|---|---|---|
| 1 | “stets zu unserer vollsten Zufriedenheit” | Hervorragend |
| 2 | “stets zu unserer vollen Zufriedenheit” | Gut |
| 3 | “zu unserer vollen Zufriedenheit” | Befriedigend |
| 4 | “zu unserer Zufriedenheit” | Ausreichend |
| 5 | “im Grossen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit” | Mangelhaft |
Prompt fuer Arbeitszeugnis
Erstelle ein qualifiziertes Arbeitszeugnis fuer eine/n Beschaeftigte/n
im oeffentlichen Dienst:
- Position: [Platzhalter]
- Eingruppierung: [Platzhalter]
- Zeitraum: [Platzhalter]
- Gesamtnote: [1-5]
- Aufgabenschwerpunkte: [3-5 Stichworte]
- Besondere Staerken: [2-3 Stichworte]
- Sozialverhalten: [Note 1-5]
- Fuehrung (falls zutreffend): [Note 1-5]
Verwende die Standardformulierungen der Zeugnissprache.
Struktur: Einleitung, Aufgaben, Leistung, Sozialverhalten, Schlussformel.
KEINE echten Namen — alle Platzhalter verwenden.
Dienstliche Beurteilung
Prompt
Du bist Vorgesetzter im oeffentlichen Dienst.
Erstelle den Entwurf einer dienstlichen Beurteilung:
- Beurteilungszeitraum: [Platzhalter]
- Statusgruppe: Beamter/Tarifbeschaeftigter
- Beurteilungskriterien:
* Fachkompetenz: [Stichworte]
* Arbeitsqualitaet: [Stichworte]
* Arbeitsquantitaet: [Stichworte]
* Sozialverhalten: [Stichworte]
* Fuehrungsverhalten (falls zutr.): [Stichworte]
- Gesamturteil: [Punkte/Note]
Formuliere sachlich, nachvollziehbar, wohlwollend.
KEINE echten Namen — nur Platzhalter.
Datenregeln fuer die Personalverwaltung
| Datentyp | In KI eingeben? | Beispiel |
|---|---|---|
| Stellenbeschreibung | ✅ Ja | “EG 9b, Ordnungsamt, Gewerbeaufsicht” |
| Allgemeine Anforderungsprofile | ✅ Ja | “Verwaltungsfachangestellte, Fuehrerschein B” |
| Anonymisierte Statistiken | ✅ Ja | “47% der Belegschaft ueber 55 Jahre” |
| Namen und Personalnummern | ❌ Nein | “Frau Mueller, PNr. 12345” |
| Individuelle Beurteilungen | ❌ Nein | “Herr Schmidt: Leistung mangelhaft” |
| Krankheitsdaten/BEM | ❌ Nein | “12 Krankheitstage, BEM eingeleitet” |
| Disziplinarvorgaenge | ❌ Nein | “Abmahnung wegen…” |
Key Takeaways
- Stellenausschreibungen: groesstes KI-Potenzial in der Personalverwaltung (60-80% Zeitersparnis, Dutzende pro Jahr)
- Arbeitszeugnisse: KI kennt die kodierte Zeugnissprache — erstellt und decodiert Zeugnisse aus einer Notenskala
- Dienstliche Beurteilungen: KI formuliert Entwuerfe — die inhaltliche Bewertung bleibt beim Vorgesetzten
- Personaldaten sind besonders sensibel: KEINE Namen, Beurteilungen, Krankheitsdaten oder Disziplinarvorgaenge in KI eingeben
- TVoeD-Benefits in Stellenausschreibungen hervorheben — viele Bewerber kennen die Vorteile nicht
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