Auftragsmanagement und Tourenplanung

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 2 hast du gelernt, wie KI die Angebotserstellung von 60 auf 15 Minuten verkuerzt. Jetzt geht’s um den naechsten grossen Zeitfresser: Auftrags- und Tourenplanung.

Dienstag, 7:15 Uhr. Der Meister steht vor dem Plantafel-Whiteboard: 14 Auftraege, 5 Monteure, 2 Krankmeldungen, 1 Notfall reinbekommen. Wer faehrt wohin? Welches Material muss mit? Wer hat die richtige Qualifikation? In 30 Minuten sollen die Transporter rollen.

Das ist der Moment, in dem KI ihren groessten Vorteil ausspielt: Optimierung von vielen Variablen gleichzeitig.

Disposition: Manuell vs. KI

Faktor	Manueller Disponent	KI-Tourenplanung
Planungszeit	30-60 Min./Tag	2-5 Min./Tag
Fahrtstrecke	Gut, aber nicht optimal	15-25% kuerzere Touren
Reaktionszeit	Anruf → Umplanung: 15-30 Min.	Automatisch in 1-2 Min.
Qualifikations-Match	Meister weiss es (im Kopf)	System prueft automatisch
Kundenkommunikation	Manuell informieren	Automatische Benachrichtigung
Notfall-Einplanung	Gesamte Tour umbauen	KI verschiebt minimal

Wie KI-Tourenplanung funktioniert

Eingabe:
  - 14 Auftraege mit Adresse, geschaetzter Dauer, Prioritaet
  - 5 Monteure mit Standort, Qualifikation, Arbeitszeitrahmen
  - 3 Transporter mit aktuellem Materialbestand
  - Verkehrslage (Live-Daten)

KI berechnet:
  → Optimale Zuordnung Monteur ↔ Auftrag (Qualifikation + Naehe)
  → Optimale Reihenfolge (kuerzeste Gesamtstrecke)
  → Materialverfuegbarkeit pro Tour (passt alles in den Transporter?)
  → Puffer fuer Notfaelle (1-2 Stunden pro Monteur)

Ausgabe:
  - Tour pro Monteur (Reihenfolge, Zeiten, Navigation)
  - Materialiste pro Tour
  - Kunden-Benachrichtigungen (Zeitfenster)

Die drei Optimierungsebenen

1. Tagesplanung (morgens)

Optimierung	Beispiel	Einsparung
Fahrstrecke minimieren	5 Auftraege im gleichen Stadtteil buendeln	15-25% weniger km
Qualifikation matchen	Gasinstallation → Monteur mit G1-Schein	Keine Leerfahrten
Zeitfenster optimieren	Auftrag mit Wartezeit (Estrich trocknen) → andere Tour	1-2 Std./Tag

2. Echtzeit-Anpassung (tagsüber)

Situation	Ohne KI	Mit KI
Notfall um 11 Uhr	Meister telefoniert 20 Min.	KI verschiebt automatisch
Auftrag dauert laenger	Folgetermine verspaeten sich	KI informiert Kunden
Monteur wird krank	Hektische Umplanung	KI verteilt Auftraege um
Material fehlt	Monteur faehrt zum Grosshaendler	KI prueft Lager + andere Transporter

3. Langfristplanung (woechentlich/monatlich)

Analyse	Was die KI zeigt	Aktion
Auslastung	Monteur A: 95%, Monteur B: 60%	Auftraege umverteilen
Fahrtzeiten	Freitags 30% laengere Fahrten	Freitags naehere Auftraege planen
Stoerungshaeufen	Stadtteil X: 40% mehr Notfaelle	Praeventive Wartungsangebote

✅ Quick Check: Warum ist Echtzeit-Anpassung bei SHK-Betrieben wichtiger als bei Paketdiensten? (Tipp: Im SHK-Handwerk sind die Auftraege unterschiedlich komplex — ein Rohrbruch dauert 30 Minuten oder 3 Stunden. Puffer und Flexibilitaet sind entscheidend.)

Mobile Auftragserfassung: Was der Monteur sieht

Bildschirm	Inhalt	Nutzen
Tagesueberblick	Alle Auftraege mit Zeitfenster und Navigation	Kein Anruf beim Buero noetig
Auftragsdetail	Kundendaten, Vorgeschichte, Materialiste	Vorbereitet auf der Baustelle
Material-Check	Was ist im Transporter? Was fehlt?	Kein „Hab ich nicht dabei"
Zeiterfassung	Start/Stop pro Auftrag	Genaue Nachkalkulation
Foto-Dokumentation	Vorher/Nachher, Schaeden, Zaehlerstaende	Beweissicherung, Rechnungsgrundlage
Unterschrift	Digitale Abnahme durch den Kunden	Sofort rechnungsfaehig

KI-gestuetzte Auftragssteuerung: Tools

Tool-Kategorie	Beispiele	Staerke	Ab Mitarbeiter
Handwerkersoftware	hero, openHandwerk, Craftview	Alles aus einer Hand	Ab 1 MA
Tourenoptimierung	mfr field service, Praxedo	Spezialist fuer Routen	Ab 3 MA
Flottenmanagement	GPS-Tracker + Dashboard	Fahrzeugposition in Echtzeit	Ab 3 Transporter

Praxis: Ein Tag mit KI-Disposition

Zeit	Ohne KI	Mit KI
7:00	Meister plant 45 Min. am Whiteboard	KI-Plan steht, Meister prueft 5 Min.
7:30	Monteure bekommen muendliche Briefings	Monteure sehen Tour auf dem Handy
9:00	Notfall rein → 20 Min. Telefonate	KI verschiebt automatisch, Kunde informiert
11:30	Monteur: „Brauche noch Material" → Meister bestellt	App: Material aus Lager/anderem Transporter
14:00	Kunde fragt: „Wann kommt der Techniker?"	SMS: „Ihr Techniker ist in 20 Min. da"
16:30	Monteur bringt Zettel mit Stunden und Material	Digitale Erfassung → Rechnung generierbar

Key Takeaways

KI-Tourenplanung spart 15-25% Fahrstrecke und 30-60 Minuten Dispositionszeit taeglich
Drei Ebenen: Tagesplanung (morgens), Echtzeit-Anpassung (tagsüber), Langfristanalyse (monatlich)
Mobile Auftragserfassung macht Monteure unabhaengig — kein Anruf beim Buero, alle Infos auf dem Handy
Automatische Kundenkommunikation erhoet die Zufriedenheit — „Ihr Techniker ist in 30 Min. da"
Digitale Zeiterfassung und Foto-Dokumentation machen Auftraege sofort rechnungsfaehig

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