Mandantenkommunikation

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 1 haben Sie erfahren, dass 40-60% der Kanzleiarbeit Textarbeit ist — und dass Mandantenschreiben der ideale KI-Einstieg sind. Jetzt wird es konkret.

Eine durchschnittliche Steuerkanzlei verschickt 50-200 Mandantenschreiben pro Woche: Beleganforderungen, Steuererklaerungsuebersendungen, Einspruchsempfehlungen, Terminbestaetigungen, Rechtsaenderungsinformationen. Die meisten folgen dem gleichen Muster — und genau das macht sie ideal fuer KI.

Das Stichpunkte-Muster fuer Mandantenschreiben

Jedes gute Mandantenschreiben hat vier Elemente:

Element	Was hineingehoert	Beispiel
Sachverhalt	Was ist passiert?	„Grundsteuerbescheid erhalten, Bewertung 185.000 EUR"
Steuerliche Einordnung	Was bedeutet das?	„Bewertung erscheint zu hoch, Vergleichswerte im Stadtteil bei 140.000-160.000 EUR"
Handlungsempfehlung	Was soll der Mandant tun?	„Einspruch empfohlen"
Frist	Bis wann?	„Einspruchsfrist: 15.03.2026"

Praxisbeispiel: Mandantenschreiben

Stichpunkte (30 Sekunden):

Mandant: Mueller GmbH, GF Herr Mueller
Grundsteuerbescheid 2025 erhalten
Bewertung: 185.000 EUR — zu hoch
Vergleichswerte Stadtteil: 140-160k
Einspruch empfohlen
Frist: 15.03.2026
Unterlagen benoetigt: Kaufvertrag, Gutachten falls vorhanden

KI-generiertes Schreiben:

Sehr geehrter Herr Mueller,
wir haben den Grundsteuerwertbescheid 2025 fuer Ihr Geschaeftsgrundsueck geprueft. Der festgestellte Grundsteuerwert von 185.000 EUR erscheint nach unserer Einschaetzung zu hoch. Die Vergleichswerte fuer vergleichbare Objekte in Ihrem Stadtteil liegen bei 140.000 bis 160.000 EUR.
Unsere Empfehlung: Wir empfehlen, Einspruch gegen den Bescheid einzulegen.
Wichtig — Frist: Die Einspruchsfrist endet am 15. Maerz 2026. Bitte senden Sie uns bis spaetestens 1. Maerz folgende Unterlagen: den Kaufvertrag der Immobilie sowie ein eventuell vorhandenes Wertgutachten.
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfuegung.
Mit freundlichen Gruessen

Zeitersparnis: 3 Minuten statt 15-20 Minuten.

✅ Quick Check: Welche vier Elemente muss jedes Mandantenschreiben enthalten? (Tipp: Sachverhalt, steuerliche Einordnung, Handlungsempfehlung und Frist.)

Verschiedene Schreibenarten

Schreibenart	Haeufigkeit	KI-Eignung	Besonderheit
Beleganforderung	Sehr hoch	★★★★★	Standard-Muster, personalisierbar
Steuererklaerungsuebersendung	Hoch	★★★★★	Ergebniszusammenfassung + Erlaeuterung
Einspruchsempfehlung	Mittel	★★★★☆	Begruendung muss individuell geprueft werden
Rechtsaenderungsinformation	Quartalsweise	★★★★☆	Fachlich korrekte Zusammenfassung
Beratungsprotokoll	Nach Gespraech	★★★★☆	Stichpunkte → strukturiertes Protokoll
Honorarvereinbarung	Bei Bedarf	★★★☆☆	Rechtlich sensibel — sorgfaeltig pruefen

Steuererklaerungsuebersendung mit KI

Stichpunkte:

Mandant: Dr. Schmidt, Einzelpraxis Zahnarzt
ESt 2025: Erstattung 4.230 EUR
Wichtige Positionen: AfA Praxisausstattung, Fortbildung, KfZ
Vorauszahlungen anpassen? Ja, Herabsetzung empfohlen
Naechste Schritte: Bescheid pruefen lassen

KI generiert daraus ein uebersichtliches Begleitschreiben mit Ergebniszusammenfassung, Erlaeuterung der wichtigsten Positionen und naechsten Schritten. Der Mandant versteht auf einen Blick, was passiert ist und was er tun muss.

Beratungsprotokolle

Schritt	Wer	Was
1	Berater	Stichpunkte waehrend des Gespraechs notieren
2	KI	Strukturiertes Protokoll aus Stichpunkten generieren
3	Berater	Protokoll pruefen und ergaenzen
4	Kanzlei	In Mandantenakte ablegen

Warum Beratungsprotokolle wichtig sind: Bei Streitigkeiten oder Haftungsfragen ist das Protokoll der Nachweis, was beraten wurde. Ohne Protokoll steht Aussage gegen Aussage. KI macht die Dokumentation so einfach, dass es keinen Grund mehr gibt, sie wegzulassen.

E-Mail-Kommunikation

E-Mail-Typ	KI-Unterstuetzung	Zeitersparnis
Terminbestaetigung	Vollautomatisch aus Kalenderdaten	90%
Beleganforderung	Personalisiert aus Checkliste	80%
Fristenerinnerung	Serienschreiben mit individuellem Sachverhalt	85%
Rueckfrage beantworten	KI formuliert Antwort, Berater prueft	60%
Beratungszusammenfassung	Stichpunkte → strukturierte E-Mail	70%

✅ Quick Check: Warum sind Mandantenschreiben der ideale KI-Einstieg? (Tipp: Klares Muster, grosse Mengen, geringes Risiko — und schnell sichtbare Ergebnisse fuer das gesamte Team.)

Key Takeaways

Jedes Mandantenschreiben folgt dem gleichen Muster: Sachverhalt, steuerliche Einordnung, Handlungsempfehlung, Frist
KI generiert aus Stichpunkten fertige Schreiben in 3 Minuten statt 15-20 Minuten
Steuerliche Korrektheit, Fristen und Paragraphen muessen immer vom Steuerberater geprueft werden
Beratungsprotokolle werden mit KI so einfach, dass sie lueckenlos gefuehrt werden koennen
E-Mail-Kommunikation (Termine, Belege, Fristen) laesst sich um 60-90% beschleunigen

Up Next

In der naechsten Lektion geht es um Buchhaltung und Jahresabschluss — wie KI Auswertungen, Berichte und Anhaenge formuliert.