Kommunikation mit Mitgliedern

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 2 hast du die Aufgaben deines Vereins nach KI-Potenzial analysiert. Kommunikation steht ganz oben — jetzt erstellst du konkrete Prompts fuer E-Mails, Einladungen und Protokolle.

Die Einladung zur Jahreshauptversammlung. Klingt einfach, dauert aber 45 Minuten: Tagesordnung zusammenstellen, Fristen pruefen, formal korrekt formulieren, an alle versenden. Mit dem richtigen Prompt: 10 Minuten.

Prompt: Einladung zur Mitgliederversammlung

Erstelle eine formale Einladung zur Jahreshauptversammlung:
- Verein: [Vereinsname]
- Datum: [Datum], [Uhrzeit]
- Ort: [Adresse, Raum]
- Tagesordnung:
  1. Begruessung und Feststellung der Beschlussfaehigkeit
  2. Genehmigung des Protokolls der letzten Versammlung
  3. Kassenbericht und Kassenpruefer-Bericht
  4. Entlastung des Vorstands
  5. [Weitere Punkte: Neuwahlen, Satzungsaenderung, etc.]
  6. Verschiedenes
- Frist laut Satzung: [z.B. 14 Tage vorher]
- Hinweis: Antraege bis [Datum] schriftlich einreichen
Ton: freundlich, aber formal korrekt.
Enden mit: Grussformel, Name des Vorsitzenden.

Prompt: Protokoll aus Stichpunkten

Erstelle ein formales Sitzungsprotokoll aus diesen Stichpunkten:
- Verein: [Vereinsname]
- Datum: [Datum], Beginn: [Uhrzeit], Ende: [Uhrzeit]
- Anwesend: [Anzahl] Mitglieder, davon [Anzahl] stimmberechtigt
- Protokollfuehrer/in: [Name]
- Stichpunkte:
  [Hier deine Notizen einfuegen, z.B.:]
  - TOP 1: Kassenbericht — Einnahmen 12.500 EUR, Ausgaben 11.200 EUR,
    Stand 4.800 EUR. Kassenpruefer: alles korrekt.
  - TOP 2: Neuwahl Vorstand — Vorsitz: [Name] (einstimmig),
    Schatzmeister: [Name] (12 Ja, 2 Enthaltungen)
  - TOP 3: Sommerfest 15.06., Budget max. 800 EUR genehmigt
Struktur: Kopf (Verein, Datum, Anwesende), TOPs mit Beschluessen
und Abstimmungsergebnissen, Unterschriftenzeile.

✅ Quick Check: Warum ist die Unterschriftenzeile im Protokoll wichtig? (Tipp: Das Protokoll wird erst durch die Unterschrift von Protokollfuehrer und Versammlungsleiter gueltig. Ohne Unterschrift sind Beschluesse anfechtbar — vor allem bei Vorstandswahlen und Satzungsaenderungen.)

Prompt: Mitglieder-E-Mail (Rundschreiben)

Schreibe eine E-Mail an die Mitglieder unseres Vereins:
- Verein: [Vereinsname]
- Anlass: [z.B. Info zu kommendem Event / Beitragserhöhung /
  Neues Angebot / Spendenaufruf]
- Wichtige Infos: [Kernbotschaft in 2-3 Stichpunkten]
- Handlungsaufforderung: [Was sollen die Mitglieder tun?
  z.B. anmelden, abstimmen, Beitrag ueberweisen]
- Frist: [falls zutreffend]
Ton: herzlich, wertschaetzend, informativ.
Laenge: Max. 200 Woerter — Vereinsmails muessen kurz sein,
sonst liest sie niemand.

Prompt: Dankesmail nach Veranstaltung

Schreibe eine Dankesmail an die Helfer nach unserem [Event]:
- Verein: [Vereinsname]
- Event: [Name der Veranstaltung]
- Teilnehmer: [Anzahl]
- Besondere Highlights: [Was lief besonders gut?]
- Naechster Termin: [falls bekannt]
Ton: herzlich, wertschaetzend, persoenlich.
Erwahne, dass ohne die Helfer nichts moeglich waere.

Vorlagen-Bibliothek fuer deinen Verein

Anlass	Prompt-Typ	Haeufigkeit
Einladung MV/JHV	Formal, mit Tagesordnung	1-2× / Jahr
Protokoll	Stichpunkte → Volltext	4-12× / Jahr
Info-Rundschreiben	Kurz, mit Handlungsaufforderung	6-12× / Jahr
Dankesmail	Herzlich, wertschaetzend	4-6× / Jahr
Geburtstags-/Jubilaeumsglueckwunsch	Persoenlich	Laufend
Mahnschreiben Beitrag	Freundlich, aber bestimmt	Bei Bedarf
Abschiedsmail (Austritt)	Wertschaetzend	Bei Bedarf

Key Takeaways

Einladung zur Mitgliederversammlung: KI formuliert formal korrekt mit Tagesordnung, Fristen und Hinweisen
Protokoll aus Stichpunkten: 5 Minuten statt 60 — Stichworte tippen, KI macht den Rest
Konkrete Daten im Prompt angeben: Vereinsname, Datum, Ort — dann ist der Text sofort verwendbar
Vereinsmails maximal 200 Woerter — sonst liest sie niemand
Sieben Vorlagen-Typen decken 90% der Vereinskommunikation ab

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