Veranstaltungen und Events

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 3 hast du Kommunikations-Prompts fuer E-Mails, Einladungen und Protokolle erstellt. Jetzt geht es um Veranstaltungen — den Bereich, der am meisten Koordination braucht.

Das Sommerfest. Seit drei Monaten in Planung, trotzdem fehlt am Tag vorher die Checkliste, der Ablaufplan ist nur im Kopf des Vorsitzenden und die Helfer wissen nicht, wann sie wo sein sollen. Kommt dir bekannt vor?

Prompt: Veranstaltungs-Ablaufplan

Erstelle einen detaillierten Ablaufplan fuer unser Vereinsevent:
- Verein: [Vereinsname]
- Event: [z.B. Sommerfest / Vereinsturnier / Tag der offenen Tuer]
- Datum: [Datum], Beginn: [Uhrzeit], Ende: [Uhrzeit]
- Ort: [Adresse]
- Erwartete Teilnehmer: [Anzahl]
- Programmpunkte: [Stichworte, z.B.:]
  - Aufbau ab 9 Uhr
  - Eroeffnung durch Vorsitzenden 14 Uhr
  - Kinderprogramm 14-17 Uhr
  - Tombola 16 Uhr
  - Grillbuffet ab 17 Uhr
  - Abbau ab 21 Uhr
Fuer jeden Programmpunkt:
- Uhrzeit (von-bis)
- Beschreibung
- Verantwortlicher (Platzhalter)
- Benoetigtes Material
- Besondere Hinweise
Format: Tabelle, chronologisch.

Prompt: Event-Checkliste

Erstelle eine vollstaendige Checkliste fuer die Organisation
unseres [Eventtyp]:
- Verein: [Vereinsname]
- Groesse: [Anzahl Teilnehmer]
- Ort: [drinnen/draussen, eigenes Gelaende/gemietet]
Kategorien:
1. Genehmigungen (4-8 Wochen vorher)
2. Infrastruktur (2-4 Wochen vorher)
3. Verpflegung (1-2 Wochen vorher)
4. Programm (1 Woche vorher)
5. Material (Tag vorher)
6. Am Veranstaltungstag
7. Nachbereitung (Woche danach)
Fuer jeden Punkt: Aufgabe, Frist, Verantwortlicher (Platzhalter).
Format: Checkliste zum Abhaken.

✅ Quick Check: Warum ist die Kategorie „Genehmigungen" ganz oben? (Tipp: GEMA-Anmeldung bei Musik, Schankerlaubnis bei Alkoholausschank, Veranstaltungsanmeldung beim Ordnungsamt — das alles hat Vorlaufzeiten von Wochen. Wenn du das vergisst, kann das Event kurzfristig platzen.)

Prompt: Einladung zum Vereinsevent

Schreibe eine einladende Nachricht fuer unser Vereinsevent:
- Verein: [Vereinsname]
- Event: [Name]
- Datum: [Datum], [Uhrzeit]
- Ort: [Adresse]
- Highlights: [3-4 Stichpunkte, z.B. Live-Musik,
  Kinderprogramm, Tombola, Grillbuffet]
- Eintritt: [kostenlos / EUR-Betrag]
- Anmeldung: [erforderlich? wie?]
Ton: begeisternd, einladend, kurz.
Geeignet fuer: [E-Mail / Social Media / Aushang]

Prompt: Nachbereitung

Erstelle einen Nachbericht fuer unser Vereinsevent:
- Verein: [Vereinsname]
- Event: [Name]
- Datum: [Datum]
- Teilnehmer: [Anzahl]
- Highlights: [Was lief besonders gut?]
- Verbesserungsvorschlaege: [Was wuerden wir naechstes Mal aendern?]
- Finanzuebersicht: Einnahmen [EUR], Ausgaben [EUR]
Zwei Versionen:
1. Kurzer Nachbericht fuer die Website/Social Media (150 Woerter)
2. Ausfuehrlicher Bericht fuer das Vereinsarchiv (500 Woerter)

Event-Nachbereitung: Die vergessene Phase

Aufgabe	Ohne KI	Mit KI
Dankes-E-Mail an Helfer	30 Min.	5 Min.
Nachbericht Website	60 Min.	15 Min.
Social-Media-Zusammenfassung	20 Min.	5 Min.
Verbesserungsliste fuer naechstes Jahr	30 Min.	10 Min.
Gesamt	2,5 Stunden	35 Minuten

Key Takeaways

KI erstellt Ablaufplaene, Checklisten und Texte aus Stichpunkten — du planst, KI dokumentiert
Ablaufplan: Uhrzeit + Programmpunkt + Verantwortlicher + Material + Hinweise = Arbeitsgrundlage fuer Helfer
Checkliste in 7 Kategorien: Genehmigungen zuerst (Wochen Vorlauf!), dann Infrastruktur bis Nachbereitung
Nachbereitung mit KI: Dankes-Mail + Nachbericht + Verbesserungsliste in 35 Minuten statt 2,5 Stunden
Dokumentierte Events = bessere Events naechstes Jahr — KI macht die Dokumentation machbar

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