Prozessanalyse: Wo steckt das Potenzial?

Du willst KI in deinem Unternehmen einsetzen. Aber wo anfangen? 47 Prozesse, 12 Abteilungen, 300 Mitarbeiter. Der Vertrieb will einen Chatbot, die Buchhaltung will automatische Rechnungspruefung, der Einkauf will Nachfrageprognosen. Alle wollen „was mit KI." Und du musst entscheiden: Wo ist der groesste Hebel?

Die Antwort liegt in der systematischen Prozessanalyse.

Die Prozesslandkarte: Dein Startpunkt

Bevor du irgendetwas optimierst, brauchst du den Ueberblick. Die Prozesslandkarte teilt dein Unternehmen in drei Kategorien:

Kategorie	Beschreibung	Beispiele
Kernprozesse	Wertschoepfung, direkt beim Kunden	Auftragsabwicklung, Produktion, Lieferung
Unterstuetzungsprozesse	Interne Dienste, die Kernprozesse ermoeglichen	Buchhaltung, IT, HR, Einkauf
Fuehrungsprozesse	Steuerung und Strategie	Controlling, Qualitaetsmanagement, Strategie

KI-Potenzial-Regel: Unterstuetzungsprozesse haben oft das beste Kosten-Nutzen-Verhaeltnis fuer KI. Warum? Sie sind regelbasierter, wiederkehrender und datenintensiver als Kern- oder Fuehrungsprozesse.

Die Prozess-Bewertungsmatrix

Bewerte jeden Prozess mit diesen fuenf Kriterien:

Kriterium	Bewertung 1 (niedrig)	Bewertung 5 (hoch)
Volumen	< 10x/Monat	> 100x/Woche
Regelbasiert	Kreativ, individuell	Klare Regeln, Standardablauf
Datenverfuegbarkeit	Papier, unstrukturiert	Digital, im System
Zeitaufwand	< 5 Min./Durchlauf	> 30 Min./Durchlauf
Leidensdruck	„Laeuft halt so"	„Das nervt jeden Tag"

Score 20-25: Sofort-Kandidat fuer KI-Pilot Score 15-19: Guter Kandidat, mittelfristig planen Score 10-14: KI-Assistenz moeglich, aber kein Quick Win Score < 10: Aktuell kein KI-Fokus

✅ Quick Check: Warum haben Unterstuetzungsprozesse oft das beste KI-Potenzial? (Tipp: Sie sind regelbasierter als Kernprozesse und erzeugen mehr strukturierte Daten. Buchhaltung ist regelbasierter als Kundenberatung.)

Praxis-Beispiel: Prozess-Bewertung

Prozess	Volumen	Regelbasiert	Daten	Zeitaufwand	Leidensdruck	Score
Eingangsrechnungspruefung	5	5	4	4	4	22
Kundenanfragen-Routing	5	4	4	3	5	21
Angebotskalkulation	3	4	4	5	3	19
Personalbedarfsplanung	2	3	3	4	3	15
Strategische Partnersuche	1	1	2	5	2	11

Ergebnis: Eingangsrechnungspruefung und Kundenanfragen-Routing sind die Quick-Win-Kandidaten.

Prozess-Mapping: Den Ist-Zustand verstehen

Fuer jeden Top-Kandidaten: Den aktuellen Ablauf dokumentieren. Nicht wie er im Handbuch steht — sondern wie er tatsaechlich laeuft.

Methode: SIPOC-Analyse

Element	Frage	Beispiel: Rechnungspruefung
Supplier	Wer liefert Input?	Lieferant (Rechnung), Einkauf (Bestellung)
Input	Was geht rein?	Rechnung (PDF/Papier), Bestellung (ERP)
Process	Welche Schritte?	Empfang → Erfassung → Abgleich → Freigabe → Zahlung
Output	Was kommt raus?	Freigegebene/abgelehnte Rechnung
Customer	Wer bekommt das Ergebnis?	Finanzabteilung, Lieferant

KI-Potenzial pro Prozessschritt identifizieren

Prozessschritt	Manueller Aufwand	KI-Potenzial	KI-Werkzeug
Rechnung empfangen	1 Min. (E-Mail oeffnen)	Niedrig	—
Rechnung erfassen	8 Min. (Daten abtippen)	Sehr hoch	OCR + Datenextraktion
Bestellung abgleichen	5 Min. (Suchen, vergleichen)	Hoch	Automatisches Matching
Abweichungen pruefen	3 Min.	Mittel	Anomalie-Erkennung
Freigabe erteilen	1 Min.	Niedrig (Mensch entscheidet)	—

Ergebnis: 13 von 18 Minuten (72%) haben KI-Automatisierungspotenzial. Die Freigabe bleibt beim Menschen — aber alles davor kann die KI uebernehmen.

✅ Quick Check: Warum bleibt die Freigabe beim Menschen? (Tipp: Buchhaltungs-Compliance. Die finale Freigabe einer Zahlung hat rechtliche Verantwortung — die kann kein Algorithmus uebernehmen.)

Die haeufigsten Prozess-Verschwendungen

Verschwendungstyp	Beispiel	KI-Loesung
Doppelarbeit	Daten von System A in System B uebertragen	Automatische Integration
Wartezeiten	Freigabe liegt 3 Tage im Postfach	Automatische Priorisierung + Eskalation
Fehler	Tippfehler bei manueller Dateneingabe	OCR + automatische Validierung
Suchen	„Wo ist die Bestellung zu dieser Rechnung?"	Automatisches Matching
Unnoetige Schritte	Ausdrucken, unterschreiben, einscannen	Digitale Workflows

Key Takeaways

Die Prozesslandkarte gibt dir den Ueberblick — Unterstuetzungsprozesse haben oft das beste KI-Potenzial
Bewerte Prozesse nach Volumen, Regelbasierung, Datenverfuegbarkeit, Zeitaufwand und Leidensdruck
SIPOC-Analyse pro Prozess zeigt dir, welche Schritte KI-Potenzial haben
70-80% des Aufwands in regelbasierten Prozessen ist typischerweise automatisierbar
Erst analysieren, dann priorisieren, dann optimieren — nicht umgekehrt

Up Next

In der naechsten Lektion schauen wir uns die konkreten KI-Anwendungsfaelle fuer Geschaeftsprozesse an: Dokumentenverarbeitung, Kundenanfragen, Einkauf und mehr.