KI-Anwendungsfaelle in Geschaeftsprozessen

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 2 hast du die Prozesslandkarte und die Bewertungsmatrix kennengelernt. Du weisst jetzt, wie du KI-Potenziale systematisch identifizierst. Jetzt schauen wir uns die konkreten Anwendungsfaelle an.

Die Prozessanalyse hat drei Top-Kandidaten ergeben: Dokumentenverarbeitung, Kundenanfragen und Einkauf. Aber was kann KI dort konkret? Und was nicht?

Die Top-6 KI-Anwendungsfaelle

Anwendungsfall	Automatisierungsgrad	ROI-Zeitrahmen	Komplexitaet
Dokumentenverarbeitung	70-90%	2-4 Monate	Niedrig-Mittel
Kundenanfragen-Routing	60-80%	1-3 Monate	Niedrig
Angebotskalkulation	40-60%	3-6 Monate	Mittel
Einkaufsoptimierung	30-50%	4-8 Monate	Mittel-Hoch
Personalplanung	20-40%	6-12 Monate	Hoch
Compliance-Pruefung	50-70%	3-6 Monate	Mittel

1. Dokumentenverarbeitung: Der Klassiker

Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Vertraege — Dokumente sind der Treibstoff jedes Unternehmens. Und die manuelle Verarbeitung ist der groesste Zeitfresser.

Was KI heute kann:

Aufgabe	Manuell	Mit KI	Ersparnis
Rechnung erfassen	8-15 Min.	30 Sek.	90%+
Bestellung abgleichen	5-10 Min.	Automatisch	95%+
Vertrag pruefen (Standardklauseln)	30-60 Min.	5 Min.	85%+
Lieferschein digitalisieren	5-8 Min.	1 Min.	80%+

Voraussetzung: Digitale Dokumente (PDF). Bei Papier: Erst Scannen, dann KI. Die Erkennungsrate sinkt bei handschriftlichen oder schlecht gescannten Dokumenten um 15-25%.

2. Kundenanfragen: Sortieren, Beantworten, Eskalieren

Stufe	KI-Aufgabe	Automatisierungsgrad
1. Klassifizieren	Anfrage-Typ erkennen (Bestellung, Reklamation, Info)	90-95%
2. Routing	An richtige Abteilung/Person weiterleiten	85-90%
3. Standardantwort	Haeufige Fragen automatisch beantworten	60-70%
4. Komplexe Antwort	KI erstellt Antwort-Entwurf, Mensch prueft	30-40%

Der pragmatische Einstieg: Stufe 1 + 2. Die KI sortiert und leitet weiter. Kein Risiko falscher Antworten, sofort messbarer Nutzen (Durchlaufzeit sinkt).

✅ Quick Check: Warum ist Klassifizieren + Routing der sicherste Einstieg bei Kundenanfragen? (Tipp: Die KI entscheidet nicht inhaltlich — sie sortiert nur. Falsch sortiert ist aergerlich, aber nicht gefaehrlich. Falsch geantwortet kann Kunden kosten.)

3. Angebotskalkulation: Schneller, praeziser

KI analysiert historische Angebote, Kalkulationen und Auftragswahrscheinlichkeiten:

Preisfindung: Welcher Preis hat in vergleichbaren Situationen zum Auftrag gefuehrt?
Kalkulation: Welche Kostenpositionen werden typischerweise vergessen?
Priorisierung: Welche Anfrage hat die hoechste Abschlusswahrscheinlichkeit?

Typisches Ergebnis: Angebotsbearbeitungszeit -40%, Trefferquote +15%.

4. RPA + KI: Das Power-Duo

Schritt	RPA	KI	Zusammen
Daten aus E-Mail extrahieren	✗ (Layout variiert)	✓ (versteht Inhalt)	KI extrahiert
Daten ins ERP uebertragen	✓ (klickt, tippt)	✗ (kein UI-Zugang)	RPA uebertraegt
Abweichung erkennen	✗ (kennt keine Regeln)	✓ (lernt aus Daten)	KI erkennt
Freigabe-Workflow ausloesen	✓ (folgt Ablauf)	✗	RPA loest aus

Best Practice: KI fuer alles, was Verstehen erfordert (Dokumente lesen, Anfragen klassifizieren, Anomalien erkennen). RPA fuer alles, was Ausfuehren erfordert (Daten kopieren, Formulare ausfuellen, E-Mails versenden).

5. Einkaufsoptimierung

KI-Aufgabe	Datenbasis	Ergebnis
Bedarfsprognose	Historische Bestellungen	-15-25% Lagerkosten
Lieferantenbewertung	Liefertreue, Qualitaet, Preis	Bessere Entscheidungen
Preisvergleich	Marktdaten, Angebotshistorie	5-10% Einsparung
Bestellzeitpunkt-Optimierung	Verbrauchsmuster + Lieferzeiten	Weniger Fehlbestaende

6. Compliance-Pruefung

KI prueft Vertraege, Rechnungen und Prozesse auf Regelkonformitaet:

DSGVO: Sind personenbezogene Daten korrekt verarbeitet?
Handelsrecht: Entsprechen Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen?
Interne Richtlinien: Werden Freigabegrenzen eingehalten?

✅ Quick Check: Warum ist Compliance-Pruefung ein guter KI-Anwendungsfall? (Tipp: Regeln sind klar definiert, die Pruefung ist repetitiv, und Fehler sind teuer. KI prueft konsistenter als Menschen — und dokumentiert die Pruefung automatisch.)

Die Auswahlhilfe

Wenn du…	Dann starte mit…
Viele Rechnungen manuell erfasst	Dokumentenverarbeitung
Kundenanfragen im Postfach versacken	Anfragen-Routing
Zu lange fuer Angebote brauchst	Angebotskalkulation
Zu viel im Lager hast oder zu wenig	Einkaufsoptimierung
Compliance-Pruefungen vernachlaessigst	Compliance-Automatisierung

Key Takeaways

Dokumentenverarbeitung und Kundenanfragen-Routing haben den schnellsten ROI — 1-4 Monate
RPA + KI ergaenzen sich: KI versteht, RPA fuehrt aus
Beim Kundenservice mit Klassifizierung + Routing starten — nicht mit autonomen Antworten
Dokumentenqualitaet ist der limitierende Faktor bei OCR — erst standardisieren, dann automatisieren
Compliance-Pruefung ist ein unterschaetzter Use Case mit hohem Wert (Fehler sind teuer)

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In der naechsten Lektion tauchen wir tief in die Prozessautomatisierung ein: Wie baust du einen KI-gestuetzten Workflow auf — Schritt fuer Schritt?