Prozessautomatisierung mit KI
Vom manuellen Prozess zum KI-gestuetzten Workflow: Automatisierungsgrade, Toolauswahl und Implementierung.
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🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 3 hast du die Top-6-KI-Anwendungsfaelle kennengelernt: Dokumentenverarbeitung, Kundenanfragen, Angebotskalkulation, Einkauf, Personalplanung und Compliance. Jetzt geht es an die Umsetzung: Wie baust du einen KI-gestuetzten Workflow?
Du hast den Prozess identifiziert. Du weisst, welche Schritte KI-Potenzial haben. Jetzt die praktische Frage: Wie kommst du von „manuell" zu „automatisiert" — ohne dass alles zusammenbricht?
Die fuenf Automatisierungsgrade
| Grad | Beschreibung | KI-Rolle | Beispiel |
|---|---|---|---|
| 0. Manuell | Alles von Hand | Keine | Rechnung abtippen |
| 1. Assistenz | KI schlaegt vor, Mensch entscheidet | Empfehlung | KI markiert Felder, Mensch bestaetigt |
| 2. Teilautomatisierung | KI fuehrt aus, Mensch prueft Ausnahmen | Ausfuehrung + Kontrolle | KI erfasst 80%, Mensch prueft 20% |
| 3. Automatisierung | KI entscheidet und fuehrt aus, Mensch ueberwacht | Entscheidung | KI bucht Standardrechnungen ohne Pruefung |
| 4. Vollautomatisierung | Kein menschlicher Eingriff | Autonom | End-to-End ohne manuellen Schritt |
Empfehlung: Von Grad 0 zu Grad 2 in 4-8 Wochen. Grad 3 erst nach 3-6 Monaten erfolgreicher Teilautomatisierung. Grad 4 ist selten sinnvoll — und noch seltener noetig.
Erst aufraemen, dann automatisieren
Die goldene Regel: KI auf einen schlechten Prozess zu setzen macht ihn nicht besser — nur schneller schlecht.
Vor der Automatisierung pruefen:
| Frage | Wenn „Ja" | Wenn „Nein" |
|---|---|---|
| Gibt es einen dokumentierten Soll-Prozess? | Weiter | Erst dokumentieren |
| Sind Verantwortlichkeiten klar? | Weiter | Erst klaeren |
| Sind die Schnittstellen definiert? | Weiter | Erst standardisieren |
| Gibt es ueberflussige Schritte? | Erst streichen | Weiter |
| Sind Ausnahmen definiert? | Weiter | Erst Ausnahmeregeln festlegen |
✅ Quick Check: Was passiert, wenn du KI auf einen chaotischen Prozess setzt? (Tipp: Die KI automatisiert das Chaos — und du bekommst die gleichen Fehler, nur schneller und in groesserem Umfang.)
Die Tool-Landschaft
| Kategorie | Beispiele | Am besten fuer |
|---|---|---|
| Dokumenten-KI | Konfuzio, Parashift, Klippa, ABBYY | Rechnungen, Vertraege, Formulare |
| Workflow-Automatisierung | Make, n8n, Zapier, Power Automate | Multi-Step-Prozesse, Integrationen |
| Chatbot-Plattformen | Userlike, Cognigy, Parloa | Kundenanfragen, interner Support |
| RPA | UiPath, Automation Anywhere, Power Automate | Datenuebertragung zwischen Systemen |
| Generative KI | Claude, GPT-4, Gemini | Texterstellung, Zusammenfassungen, Analyse |
Auswahlkriterien fuer KMU
| Kriterium | Gewichtung | Worauf achten |
|---|---|---|
| ERP-Integration | Sehr hoch | SAP, DATEV, Lexware, Sage — Schnittstelle vorhanden? |
| DSGVO-Konformitaet | Sehr hoch | Datenverarbeitung in der EU? AVV moeglich? |
| Lernkurve | Hoch | Konfigurierbar ohne Entwickler? |
| Kosten | Hoch | Pro Dokument/Anfrage? Oder Flatrate? |
| Support | Mittel | Deutschsprachig? Reaktionszeit? |
Praxis: Automatisierung einer Eingangsrechnung
Ist-Prozess (manuell, 18 Min.):
E-Mail → Rechnung oeffnen → Daten abtippen → Bestellung suchen →
Abgleich → Fehler? → Korrektur → Freigabe → Buchung → Zahlung
Soll-Prozess (KI-gestuetzt, 3 Min. fuer Ausnahmen, 0 Min. fuer Standard):
E-Mail → KI: OCR + Extraktion → KI: Bestellabgleich →
Match? → Ja: Automatische Buchung → Zahlung (Autofreigabe bis 500 EUR)
→ Nein: Mensch prueft Abweichung → Freigabe → Buchung
Ergebnis: 80% der Rechnungen laufen komplett automatisch. 20% Ausnahmen dauern 3 Minuten statt 18. Gesamtersparnis: ~85% der Bearbeitungszeit.
✅ Quick Check: Warum gibt es eine Autofreigabe-Grenze (z.B. 500 EUR)? (Tipp: Risikomanagement. Kleine Betraege automatisch freigeben spart Zeit, grosse Betraege brauchen menschliche Pruefung — das ist eine Compliance-Entscheidung.)
Implementierungs-Checkliste
Woche 1-2: Vorbereitung
- Prozess dokumentiert und aufgeraeumt
- KI-Tool ausgewaehlt und Testaccount eingerichtet
- Testdaten vorbereitet (50-100 repraesentative Dokumente/Anfragen)
- Schnittstellen geprueft (ERP, E-Mail, CRM)
Woche 3-4: Konfiguration
- KI-Modell mit Testdaten trainiert/konfiguriert
- Automatisierungsregeln definiert (Standard vs. Ausnahme)
- Freigabegrenzen festgelegt
- Feedback-Schleife eingerichtet (falsch erkannt → korrigieren → KI lernt)
Woche 5-6: Paralleltest
- KI laeuft parallel zum manuellen Prozess
- Erkennungsrate messen (Ziel: >90% bei Standardfaellen)
- Fehlerfaelle dokumentieren und nachtrainieren
- Mitarbeiter geschult
Woche 7-8: Go-Live
- KI uebernimmt Standardfaelle
- Ausnahmen werden manuell bearbeitet
- Monitoring eingerichtet
- Erste KPIs gemessen
Key Takeaways
- Teilautomatisierung (Grad 2) ist der beste Einstieg: KI macht 80%, Mensch prueft 20%
- Erst den Prozess aufraumen, dann automatisieren — KI auf Chaos ergibt schnelleres Chaos
- Spezialisierte KI-Tools (Dokumenten-KI, Chatbot-Plattformen) schlagen generische Loesungen
- ERP-Integration und DSGVO-Konformitaet sind die wichtigsten Auswahlkriterien fuer KMU
- 4-8 Wochen von Ist zu automatisiertem Prozess — wenn der Prozess vorher aufgeraeumt wurde
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