Willkommen: KI in der Verwaltung

Montag, 8:30 Uhr. Dein Posteingang: 47 Buergeranfragen, 12 Bescheide zum Formulieren, eine Statistik fuer die Dezernatsleitung bis Freitag. Du bist zu dritt im Team — vor drei Jahren wart ihr fuenf. Kennst du das?

Was du in diesem Kurs lernst

Lektion	Thema	Was du danach kannst
2	KI-Grundlagen fuer die Verwaltung	KI-Werkzeuge verstehen und einordnen
3	Verwaltungstexte und Bescheide	Bescheide, Vermerke und Stellungnahmen mit KI
4	Buergeranfragen bearbeiten	Standardantworten und Weiterleitungen mit KI
5	Datenanalyse und Berichte	Statistiken und Entscheidungsvorlagen mit KI
6	Datenschutz und KI-Compliance	DSGVO, Dienstanweisung, sichere Nutzung
7	KI im Team einfuehren	Kolleginnen und Kollegen mitnehmen
8	Dein KI-Fahrplan	Persoenlicher Umsetzungsplan

Wie dieser Kurs funktioniert

Jede Lektion dauert 10-12 Minuten. Alle Beispiele stammen aus dem Verwaltungsalltag — keine abstrakten Technik-Erklaerungen. Du brauchst kein IT-Wissen, nur einen Browser und die Bereitschaft, Neues auszuprobieren.

Warum KI im oeffentlichen Dienst?

Herausforderung	Zahl	Wie KI hilft
Fachkraeftemangel	1,3 Mio. gehen bis 2030 in Ruhestand (dbb)	Routineaufgaben automatisieren
Textarbeit	40-60% der Arbeitszeit	Bescheide, Vermerke, Antworten beschleunigen
Buergererwartungen	82% wuenschen digitale Verwaltung (Bitkom, 2025)	Schnellere Bearbeitung, bessere Erreichbarkeit
Wissensmanagement	Vorschriften aendern sich staendig	KI fasst Aenderungen zusammen
Datenauswertung	Statistiken werden haendisch erstellt	KI analysiert in Minuten statt Tagen

Wo KI im Verwaltungsalltag hilft

Aufgabe	Ohne KI	Mit KI
Bescheid formulieren	30-60 Min. pro Bescheid	5-10 Min. (KI erstellt Entwurf)
Buergeranfrage beantworten	15-30 Min. recherchieren, formulieren	5 Min. (KI erstellt Antwortvorschlag)
Quartalsbericht erstellen	2-3 Tage Daten sammeln und aufbereiten	2-4 Stunden (KI analysiert und strukturiert)
Neue Vorschrift verstehen	Stunden lesen und zusammenfassen	10 Min. (KI fasst zusammen, erklaert Aenderungen)

✅ Quick Check: Warum ersetzt KI keine Sachbearbeiter, sondern unterstuetzt sie? (Tipp: Verwaltungsentscheidungen betreffen Grundrechte und muessen rechtlich begruendet sein. KI kann Entwuerfe erstellen, aber die Verantwortung fuer die Entscheidung traegt immer ein Mensch — das ist gesetzlich vorgeschrieben.)

Was KI nicht kann (und nicht soll)

KI kann	KI kann nicht
Texte entwerfen und ueberarbeiten	Ermessensentscheidungen treffen
Standardanfragen vorbeantworten	Rechtsverbindliche Bescheide erlassen
Daten analysieren und aufbereiten	Persoenliche Beratung ersetzen
Vorschriften zusammenfassen	Politische Entscheidungen treffen

Key Takeaways

1,3 Millionen Beschaeftigte gehen bis 2030 in Ruhestand (dbb) — KI ist keine Option, sondern Notwendigkeit
40-60% der Verwaltungsarbeit ist Textarbeit — hier spart KI am meisten Zeit
KI ist Werkzeug, nicht Entscheider: Human-in-the-Loop ist Pflicht
Datenschutz (DSGVO) und Dienstanweisung muessen immer beachtet werden
Keine IT-Kenntnisse noetig — KI-Werkzeuge sind heute so einfach wie eine Suchmaschine

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In der naechsten Lektion lernst du die KI-Grundlagen speziell fuer den Verwaltungskontext — wie KI funktioniert und welche Werkzeuge fuer Behoerden geeignet sind.